怎么提高工作效率？

无论做什么岗位，运营也好产品也好，都会对自己的工作效率感到头疼，首先我们先看看下面的场景是不是很熟悉。1、看到朋友圈的小红点，然后刷一刷你觉得反正就一两分钟的事情，无所谓了但是，你的十分钟里有多少个一

怎么提高工作效率？

无论做什么岗位，运营也好产品也好，都会对自己的工作效率感到头疼，首先我们先看看下面的场景是不是很熟悉。

1、看到朋友圈的小红点，然后刷一刷

你觉得反正就一两分钟的事情，无所谓了

但是，你的十分钟里有多少个一两分钟？

2、突然被乱七八糟的东西打乱了计划

你觉得这都是别人傻逼，突然增加了你的工作量。

但是，是不是你没有规划好呢？

3、做一件事的时候突然想起另一件重要的事

你觉得哪个的紧迫程度更高，得先做那个，反正都一样。

但是，你有没有考虑重新启动的时间成本？

任务的重启需要耗费许多额外的时间成本，如果不停地在多个工作任务之间来回倒腾，就会无形中浪费很多的时间。如果只做一件任务，就不会有此损失，这就是为什么专注的人比不专注的人时间利用效率高得多的原因。大脑开始一件任务的时候必须要有一定时间来“热身”。

举个例子：你工作了一会之后，忽然感到一阵无聊，忍不住打开手机，五分钟后你想起来还要继续工作，但要回复到当时理想的状态，却需要一段时间来集中精力，把大脑里中相关的板块激活起来。而因为你玩了十分钟手机之后这些板块已经被抑制了。如果你的这个“热身”状态需要十五分钟，那么看似五分钟的上网闲逛其实就花费了二十分钟了。

机智在这里想推荐给大家一个方法，也就是很著名的番茄工作法。

能够提高工作效率，提高你的专注度及避免工作被打断。

首先先说说番茄工作法能带来的益处。

1、时间分块

番茄工作法让时间的慨念从“点”变成“块”，让我们对时间的分配变得有迹可循。使用番茄工作法可以提高对工作量的预估能力，知道“这个任务要几个番茄完成”，而从消耗的番茄时能够明确的能看出自己的工作效率。

2、保持专注

你会发现每个宗教都会有一个仪式感，通过仪式来增加人们的虔诚度，而番茄工作法的开始记时和结束计时也同样，不过换个说法——专注度。

仪式开始后会变得很容易专注，时间到就停下休息；休息时间结束，就继续刚才的工作。劳逸结合的同时，即放松大脑也跟进了时间。

3、主动抗拒干扰

番茄工作法的工作规律刚刚说了它就是“仪式”，仪式开始直到结束，什么都不能打断你。通过仪式你会对时间更敏感，更尊重。

番茄钟内的时间只能专心做目前的任务，尽量去掉干扰源，微信、QQ或邮件统统不看。同事有事找你，让他先等着。不仅如此，还应该要求对方做任何事情将问题和意见一次性收集和提交，碎片化他人的时间是慢性毒药。

4、提高你的规划能力

如果你总是被打断，你可能需要对自己反省，到底是否真的是突发事件？看一看活动清单中标为“U”的活动和今日“计划外紧急”区内的活动。

透过这些条目，可以看出你在规划阶段有无规划好活动的类型和数量，以及预估的工作时间。计划外活动越多，预估的错误越多，通过每天的记录你就能慢慢知道你有哪些地方考虑不足，然后思考问题的角度也会慢慢的变得完整。

那么什么是番茄工作法呢？

番茄工作法的根本目的是使人保持专注，如果你觉得自己学习某种知识或是做某项工作不够专注时，就可以用番茄工作法，反之则不用。

1、准备工具?一个番茄计时器（一个计时的东西就行）

? 一张to do today 工作计划表每天开始时填写以下事项：

（1）、小标题，包括时间、地点、人物。

（2）、清单，包含今天要做的事情，并按先做和后做的顺序排列。

（3）、表格中一部分留给“计划外的紧急事件”。这些事件是不可预期的，但又必须 要处理的，当他们出现在表格中时，可能会推翻全天的计划。

?一份activity inventory 活动清单由以下两项组成：

?标题：人物，事件。?想到要做什么就记什么，随处随记。

?一份记录表，用于记录原始数据。通常情况，记录表中包含数据、摘要、完成任务所需要的番茄时间。

2、规则

?一个番茄钟由25分钟工作+5分钟休息组成

? 每4个番茄钟一组，之后有15-30分钟休息时间

? 番茄钟不可分割。没有一半或四分之一番茄钟

? 一旦番茄钟启动，就必须走到响铃

? 如果番茄钟被明确地打断——即中断不可控——则番茄钟视为无效，和没开始过一样，不能标记X，完成一个番茄钟标记X。? 如果番茄钟开始后，一项工作提前完成，继续检查同一个活动，直到番茄钟响铃

? 保护番茄钟。

有效告知、快速协商、重新安排中断，遵守约定，回电给中断者。? 超过5-7个番茄，就拆分。复杂的活动应拆分为几个活动。

? 不够1番茄，就合并。简单任务可以合起来做。

3、流程

? 计划

在每一天的开始，从Activity inventory 活动清单中选出你今天要完成的任务，优先考虑他们，并把他们记在to do today 工作计划表中；

? 追踪

按照to do today 完成任务，加上计划外的紧急事件（当日需要做的），记录每项任务所耗用的番茄时间；

? 记录档案

每天的结束时，把已经完成的任务记录在档案（自己建，可以用书本，也可用电子表格）中。

? 分析“你要跟踪和记录什么，取决于你要观察什么”

4、进阶过程

第一阶段：

弄清任务时间把“下一步动作（计划任务）”详细些（路径划）。

例如：不是“看一本书”而是“看某本书到第几页或者某章”。

第二阶段：减少被打断的次数

内部中断 - 我们打断自己? 使这些中断清晰可见每当潜在的终端出现时，标一个撇号（‘）在工作表上要记录番茄的位置。

然后执行下列操作之一：

? 假如这事确实迫在眉睫，不可拖延，把他标记在今日待办表格的“计划外紧急”区。

? 将这事记在活动清单里，标上一个U（计划外），如果需要的话给他定一个期限。

? 强化你的决心，完成当前番茄钟。在标上撇号后，继续完成给定工作，直到番茄钟响铃。

那些计划外紧急事物，可以有下列处理选项：

? 他们可以在下一个番茄钟完成（但仍然以番茄衡量），顶替其他活动位置。? 他们可以重新安排在今天某个时候完成，顶替其他活动位置。

? 尽可能地将它们的番茄钟向后排，这样有助于学习识别，什么才是真正的紧急，同时增加这些活动的可控和可计划程度。

外部中断 - 我们被人打断

根据经验来说，一般所谓紧急的活动，通常可以推迟25分钟到2小时（4番茄）。按照你的方式完成活动，并且安排紧急任务。

? 使这些中断清晰可见

每当某人某事打断了番茄钟时，画一个（-）在记录番茄的位置旁边。然后执行下列操作之一：

? 在今日待办表格的“计划外紧急区”，记下新的活动，并填上与对方商定的最后期限。

? 在活动清单表格记下它，标一个U（计划外），如果需要的话给他定一个期限。

? 强化你的决心，完成当前番茄钟。在标上减号后，继续完成给定工作，直到番茄钟响铃。

每天拨出1个番茄钟（或更多，如果需要的话），来处理紧急中断。

写在最后

番茄工作法仅提供参考，不一定适合每个人，可以挑选适合自己的那一部分来进行使用。

比如说：调整每个番茄钟的时间，对于机智来说25分钟太少了，所以大家也可以根据自己的工作效率来调整。机智由于本身的专注程度和工作效率就很高，所以摘选了其中的工作规划来提高自己的规划能力。

最适合自己的才是最好的，希望你能借着番茄工作法给你些灵感。

写在最后的最后

番茄工作法不适用于思维需要突破天际的工作，又或者说阅读之类需要持续性的工作。因为我刚刚在最开头提到过，任何工作都是由重启成本的。对于思路和创意来说，一旦被打断要再爆炸一次就很难了。

不玩手机，时刻找事干，我就不信效率能低了。。。提高工作效率的16个方法，很实用

每天都很忙。一天、一周、一月、一年的结束……仔细想，经常发现这段时间很忙。但具体明确已经做成的事，在“忙”这个分母之上往往感觉不值一提。长时间的“忙”，经常让我们感觉身心疲惫、一无所获，最初的激情也被磨灭。很多时候，我们不是工作不努力，而是没有掌握提高工作效率的正确方法，无意中浪费了我们的生命。工作中我们都想提高工作效率，并追寻高效率工作的方法。

以下是提高工作效率的16个方法：

1. 做一个不懒床、积极的人。早上不懒床，说起床就起床。一日之计在于晨，起床是一天的开始。懒床的习惯最能无意中培养人的“惰性”。同样，痛快的、毫不犹豫的起床也会培养我们积极、果断。每天可以调两个闹铃，相差时间5分钟左右（间隔不要太长）。第一个闹铃提醒自己该起床了，让身体在这段时间舒缓（不是懒床是舒缓）；第二个闹铃立马起床。

2. 认可自己的形象。起床后，洗漱认真、干净利索。认真整理自己的形象，对着镜子看直到自己满意。对镜子中的自己说“你是最棒的！！！”、“真棒”或者“真帅”“漂亮”（认可自己的话），直到满意.

3. 制定贴切实际的工作计划。每日为自己指定一个工作计划。做一个工作列表，把每日需要做的具体工作按照轻重缓急排列。另外相似的工作最好排在一起，便于思维。先处理紧急的工作，再处理重要的工作，最后处理简单、缓慢的工作。指定工作计划每日的工作才有方向，才不走冤枉路。马装车好不如方向对，没有方向，瞎忙活，再努力也是枉然。

4. 工作时集中精力。工作时集中精力，全身心的投入工作。避免分心，要学会善于集中精力做一件事，而且是做好这件事。工作切忌不能三心二意，那样只会捡了芝麻掉了西瓜，甚至哪件事都做不好，让别人否定你的能力。

5. 善于拒绝影响工作的各种邀请、帮忙。当我们正在全心工作的时候总是会来“不速之客”。比如，有人拿着一份资料过来找你“我有事出去一趟，你帮我印20份资料，经理急着用！谢谢啊！”；周日休息时间，你正在为周一必须到位，但还有完成的资料忙着，这时候你朋友找你“别瞎忙了，好不容易星期天，走！放松一下！！！陪我逛街去！”……你是答应呢还是拒绝呢？答应了：对，你是赢得“老好人”的名声，但你个人的工作计划很可能就成了笑话，完不成计划的后果你也要承担后果！那拒绝呢？你是不是会“不好意思”？那么我们样去拒绝影响我们计划的行为呢？参考《学会拒绝-----向破坏你计划执行的行为说“不”》

6. 简化工作。将简单的东西复杂化不是本事，将复杂的东西简单化才是能耐。当工作象山一样堆在你面前，不要硬头皮干，那样根本做不好。首要的任务就是将工作简化，当面前的大山被你简化成一个个小山丘，是不是就豁然开朗？做起来才能有事半功倍的效果。

7. 经常充电。人，输出久了，没有相应的输入，总会把自己弄得力不从心。多学习知识，尤其是专业知识。只有不断更新知识，不断学习，才能更有效的应对日新月异的职场问题，处理高难度的工作难题，才能比别人更优秀，才能提高工作的应对能力，做到比别人更有效率。

8. 加强时间意识。时间过去，就再来了。时间就是生命，时间就是效率，时间是最宝贵的资源。时间不能消费，也不能买卖。工作时一定要有时间意识，消耗时间就是消耗青春，虚度光阴。连工作都做不好更谈不上效率，没有人会赏识这种人。需要保证自己下一个一分钟是把时间放到了该做的事情上。

9. 工作时要有紧迫感。工作时就好好地工作，娱乐时就放开、开心的玩。工作时，要有紧迫感、危机感。工作拒绝怠慢的心理，优哉游哉的心境适合逛商场，而不是职场。那些边工作边嗑瓜子的工作人员，怕是一辈子都摆脱不掉那个岗位。别人一小时就能做完的工作，没有紧迫感、优哉游哉地，怕是墨迹到下班都完不成工作。所以工作时一定要有紧迫感，在做每一项工作都要都有紧迫的意识，不断的督促自己。

10. 使用辅助工具。要多为自己找捷径，不闷头傻干。多学习一些辅助办公软件，巧妙的运用电脑、手机等电子产品。简单的电脑办公软件有word、excel、ppt等，帮助我们编辑文件、分析统计数据等功能。有的公司还会使用财务软件、库存软材等，我们还可以使用手机的记事本、闹钟、提醒、计算机等功能，帮助我们记录、提醒重要事件。小小的便签也能帮助我们不少。

11. 利用身边一切能用的资源。如果你了解公司每个部门的职责、权限、职能，并能有效沟通。那么有很多事情就能事半功倍，最起码不浪费时间。做好部门沟通也是提高工作效率的重要要素。比如，你火急火燎的去市场部找某客户的资料。你很着急，但是到了市场部一问，一个推一个，问了半天时间才得出“这块负责人外出”的答案。有些时候不是我们自己着急就完成的。如果提前知道客户资料谁负责的，一句话就问清楚了。接下来该做什么就做什么，不用浪费半天时间。

12. 劳逸结合。人啊！不是机器！不能一味的埋头工作，不能像拖拉机耕地一样，给点油就能继续“哒哒哒”。人的体能是有限的，大脑也是需要休息的，超负荷的工作只能降低工作效率，产生事半功倍的结果。不会休息就不会工作，适当的放松下，工作间站起来活动15分钟，喝杯水，听听音乐都可以让身心放松下来。完全可以到楼道（没有人）的地方放空自己。工作时要为自己保留弹性工作时间。

13. 保持健康体魄。身体健康才能全身心的投入工作，才能有精力应对工作的种种困难。无论工作周期多紧，一定要抽时间锻炼身体。可以清晨起来跑步半小时，或者徒步上下班，或者周末踢球、游泳等，要坚持不懈，生命在于运动。健康的体魄是工作前进的动力。

14. 充足的睡眠。保证充足的睡眠，不仅能能恢复当天消耗的体力，还能为第二天提供充沛的精力。睡眠在人的生活中占据想当重要的地位，在一天的24小时中，睡眠占至少1/3的时间，睡眠是不能应付。只有身体、大脑得到充分的休息，我们才能有旺盛的精力投入到工作中，才能提高工作效率。

15. 积极的心态。生活中，无论做什么事，心态都同样重要。当你面对繁重的工作压力，消极的心态就已经将你带入误区。心态很大程度上决定我们做事的成败、快慢。所以遇到工作不要消极，首先要积极的需找突破口，如何让自己在繁重的工作中开辟一条捷径。抱着这种心态去处理工作，就会好很多了。如果自己觉得消极，不妨先把工作完全放下几分钟，调整好自己的心态。

16. 保持良好的生活习惯。给自己打造一个良好的生活坏境、并一直保持好。每个人生活习惯都不一样。做事邋遢的人总有一样的坏习惯；做事干净利索的人总会有共同的好习惯。你用完的纸巾有没有次次都扔进该扔的地方呢？先从把该扔进垃圾桶的东西扔进垃圾桶开始吧！

共勉

觉得有不对的地方或有好的建议尽情的提出来，以便咱们共同完善！

这篇文章是对《零秒工作》这本书的一个归纳总结以及自己的一些感想，文章主要有四个要点。

一，更快的工作可以给我们带来怎样的变化？

二，工作效率低下和工作进展缓慢的原因；

三，如何更快更好地工作？

四，《零秒工作》一书中的三个亮点和一些技巧。

首先，让我们想想，如果工作速度提高3倍，我们的生活会发生怎样的变化？

想想都好激动，有时间去旅游了，有时间坐下来慢慢看片了，有时间回家探望老母亲了。重点是，工作效率提高了意味着你脑回路短了，反应变快了，处理事情的能力提高了，这时，你步入了更机智的一类人，可以跳槽或者升迁了，涨工资啥的都不是问题。更有甚者，转身开公司创业自己当老板去了！、

可惜，别想太多，世界上还是普通人居多，大多数的我们依然效率低下，不信？来看看这些症状：

1、 总是心情不好，或者说有什么事情萦绕在心头，没有办法全心全意的投入到工作； 2、 习惯性的拖延，习惯性的分散自己的注意力，总是无法迅速开始工作，一面对工作，总是会拿起手机刷刷淘宝，看看新闻，聊聊天，于是大半个上午已经过去了； 3、 无法专注于应该完成的工作，总是在工作到一半或者1/3的时候，出去喝杯水，上个洗手间，结果回来就捧起了手机； 4、 工作缺乏计划，不断滞后； （看到这句话，我总觉得说的就是我，有时候不是没有计划，而是没能按时完成计划，导致一拖再拖，任务不断延后，积压……） 5、 优柔寡断，犹豫不决； （写到这，突然想到身边的某位，简直太像了，前段时间有个朋友让我帮他，看个电脑，他一直在查询有关电脑的相关信息，想要一个二合一的超极本，键盘手感好，配置高一些，价格低一些，把市面上的电脑几乎查了个遍！实在搞不定，于是向我求助，我给他推荐了lenovo yoga 710，他觉得风扇噪声大，也不知道从网上哪个角落里找见的这个说法，无奈，推荐了微软的surface pro 4，结果他嫌弃，键盘另买，系统配置不够高，最后我说那买个thinkpad x1 carbon，他又觉得价格太贵，性价比太低！犹犹豫豫，耗费我好长的时间，现在依然还没有定下来，整天说，买电脑的这事儿没定下来，心里头总是悬着，工作没心思，吃饭没心思，惦记得很……对面的你，瞧瞧看恼不恼人？） 6、 制作文件和资料的速度慢，有些人做一个ppt就是三十分钟的事，有些人却做了两个小时，还赶不上人家做三十分钟的效果。 7、 在电子邮件上花费大量的时间，每天都查看电子邮件 （说的是我吗？今天上午回复一个邮件，花了一个小时，因为对方是一个我很尊敬的人，总在想着怎么措辞比较好。不知道你有没有遇见这样的情况？） 8、 会议又多又长，感觉开会这个事就是有事没事，一堆人坐在一起，却又什么都没有商量出来。 9、 大量的退回又重做，这就是所谓的返工

有没有发现自己至少中了一条，恭喜加入我的队列，不过也正说明了我们提升空间比较大！得意脸~

那到底如何提升呢？天下武功唯快不破。

把节奏调快点，速度提上来，效率提高，问题就迎刃而解了。而快是讲究方法的，否则就成了欲速则不达的牺牲品了。

我们需要掌握这八个心法

第一， 对将要做的工作形成一个整体的印象。这就要求我们了解这个工作最终要完成什么？取得什么样的成果？需要考虑哪些因素？实行步骤是什么？有哪些问题需要避免？等等，在这一点上避免不了要与上司打交道，因为，当上司交待给你这件事的时候，如果能更简洁恰当，你就更容易上手。

第二， 工作不要过于细致。不要过于细致！凡事分清轻重缓急，听说过迷之二八定律吧，有些事情不要求完美，你只需要花费20%的精力，达到80%的成果就可以了。当然，核心工作必须尽善尽美，这需要你自己去拿捏？

第三， 掌握工作的要领。这一点是第一个原则的一个扩充版，就相当于你在做这件工作的时候，你必须很清楚的知道自己要做到什么程度，按什么步骤来做，然后在头脑中反复模拟，明确哪个步骤容易出问题，做到心里有数，这样子动起手来才不容易出错。

第四， 形成良性循环，这个很容易想到，但凡你做成一件事，那么相关的好事就会纷至沓来，就像一个人成功了之后做其他的事也顺利的多。不是还有那么多的明星，进军，其他的行业自己当老板干得风生水起吗？

第五， 对改善方法本身做改善，做工作不要局限于工作本身，更要注重工作的本质，不断的改善方法。这样子你每天都进步一点点，累积起来，就会和那些按部就班一成不变完成工作的人拉开差距。而且不仅是在物质上，精神上也是非常有益的，因为自己所尝试的努力和他人明显不在同一个维度上，这件事本身就是一个鼓励，而且周围的人也会更加信赖你，你就能更加轻易地收集到各种信息，并且不需要花费过多的精力便能维持这份努力，比如说像六神——彭小六，以及土豆姐——鼹鼠的土豆，魔云兽，这些大神们，不断地改善他们的读书、学习的方法，不断地分享经验，于是乎，他们身边集聚了一群，像我这样，以他们为榜样的人。

第六， 凡事提前，赶早，不赶晚。这样越往后做，时间才会越宽裕。同时要注意将多余的工作或者不必要、不紧急，或者可以委托他人的工作，PASS掉。专注于只有自己才能完成的工作，把这些工作做好。

第七， 凡事先行一步，不要害怕，大胆往前走，即使是错了，也能学到，不少经验，如果总是跟在别人后面，那么自己永远成为不了leader。

第八， 尽量避免返工，这个我就不解释了。你懂得！谁想同样的事做来做去~

《零秒工作》一书中有这样几个亮点，想要分享一下。

第一个亮点是做笔记的一种方法，叫A4纸做笔记。将这种方法练熟了之后，不光大脑有条理，而且可以消除你在面对问题时的不安和混乱情绪。而且由于有文字笔记，沟通起来更不容易遗漏重点。具体做法是将A4纸横着摆放，在左上方写上标题，右上方写上日期，然后正文写4-6行，每行20-30字，基本上花上一分钟就可以写完一页，每天积累上十页左右这样的笔记，那么你写总结日记的时候也会有素材且条理清晰。

第二个亮点是，思考方法。遇到问题，不管是懂得不懂的，都不用担心，大胆做假设，然后大胆求证。收集尽量多的信息，来验证假设。同时也要换位思考，把自己清零，看作是另外一个行业的人，好像完全都不懂，然后做假设，比如你是卖家，就想象自己是买家，在面对这个商品时会怎么考虑！ 第三个亮点是制作工作框架。像这样：

书的最后还给出了好些tips，来最大限度的提升工作速度和效率。

比如说每天早晚各花三十分钟收集信息，这样既能把握这个行业的最新动态，周遭环境的变化，也能因为事先安排而不占用工作时间。 比如使用盲打和快捷键。比如砍掉一半的会议时间，减少一半的会议次数和人数，使用白板，来高效的举行会议。 最让我受用的是书中给出的有关回复邮件的技巧。一收到邮件，立刻回信，能够缩短，关于所讨论问题和对方的沟通时间，减少时间代价，而且对于难以开口的邮件内容也要迅速回复，因为，难以开口是因为考虑了太多的感情因素，实际上回复邮件你把逻辑理清楚，把问题解释或者回答清楚即可 同时，还要登记200-300个常用的用户词汇，按自己习惯的标示，输出更快， 另外还可以保存一些邮件范文。 总而言之，赤羽雄二的《零秒工作》确实给了我不少的启发，而且某些方面，大大提升了我的工作效率，希望也能帮助到你们！

如今，科技日新月异和快节奏的生活，我们接受的信息量越来越大，工作量也越来越大，当然还有许多随着生活紧张带来的一系列压力。我们随着互联网的发展越来所带来的信息大爆炸，越来越难集中注意力，是不是在坐电梯的时候，午饭前或者晚饭后，只要一系列有空闲的时间，就用来刷手机，浏览垃圾信息，和逛淘宝，刷朋友圈，你是不是每天胸怀大志，却总是抱怨没有时间去努力，每天都面对大量的工作一回家就葛优躺，你有没有想过，你的工作有没有质量，或者工作的时候有没有走心。
让我们提一个有深度的词，你有没有深度工作，关于深度工作，我的个人理解是:工作专注，走心，不容易分神，能够屏蔽那些垃圾信息。如果你想在你的有生之年，有突破，那么我建议你学会有深度的工作。这是我推荐的关于如何深度工作的书 《深度工作： 如何有效使用每一点脑力》，觉得美国人写的干货类书籍都没有废话，举例的任务也深刻经典，案例能和列出来的经验完美切合，这就是我要学习的。
《深度工作： 如何有效使用每一点脑力》的作者是美国人卡尔.纽波特写的，个人简历:麻省理工学院计算机科学博士，乔治城大学计算机科学副教授，畅销书作家，人气博主，创办了在美国广受欢迎的博客“学习黑客”，致力于为大家破解工作和学习领域的成功模式。
这是他的畅销作品:《如何在大学里脱颖而出》《如何成为尖子生》《如何考进世界顶级名校》 《优秀到不能被忽视》（吞口水,这些书也太励志了吧，有空一定也看看。）
好了，回到正题，关于深度工作，作者解释了两个概念:
深度工作（deep work）:在无干扰的状况下专注进行职业活动，使个人认知能力达到极限。这种努力能够创造新价值，提升技能，而且难以复制。
浮浅工作（shallow work）:对认知要求不高的事物性任务，往往在受到干扰的情况下展开。此类工作通常不会为世界创造太多新价值，而且容易复制。
本书 《深度工作： 如何有效使用每一点脑力》的作者举了一个很好的例子:杰森.本，辞职后，把自己锁在一间没有电脑的房间里:只有课本.笔记卡片和荧光笔。讲学到的关键点记录到笔记卡片上，然后大声读出来练习，最初，离开电子设备的日子很难熬，但他强迫自己坚持下去，随着时间的推移，他保持专注的能力逐渐增强，经过两个月的封闭学习，他回忆到他大概读了18本相关的书 。
作者引用杰森.本的故事突出了作者认为一点关键的经验:深度工作并非某种矫揉造作的怀旧情绪，也不是作家和20世纪早期哲学家独有的，而是在当今社会也很有价值的一种技能。
因此想要在社会经济中保持价值，就必须掌握快速学习复杂技能的艺术。这项任务需要深度工作。如果你不培养这项能力，就很可能随着技术的更新而被淘汰。
get一个知识点:深度工作假设（the deep work hypothesis ）: 深度工作的能力日益稀少，而几乎同时，其在社会经济中的价值也日益提升。因此，能够培养这项技能，并将其内化为工作生活之核心的人，将会取得成功。
作者写这本书的目标:有两个目标，分两部分进行阐述，第一个目标是在第一部分实现，旨在让你相信深度工作假设的真实性。第二个目标是在第二部分实现，旨在教会你如何利用这个机会，训练你的大脑，转变你的工作习惯，使之成为你的职业生活的核心。
get一个干货，如果你想抵御娱乐网站对你时间和经历的诱惑，那么就给大脑找一些高质量的替代活动，这样不仅可以事我们避免分心，保持专注的能力，同时还有可能实现本内特的宏伟目标:体验到何为生活，而不仅仅是生存。
好了，关于深度工作，我就先介绍这么多，为什么我们看来这么多书，都像白看来一样，并不是我们不知道书里的重点，而是我们不去实践和利用书中的知识点完善我们的习惯和生活方式。谢谢观看！我说的不是方法，而是办公时可以使用的小工具，免费又好用的小工具，能帮助你提高效率，节省时间。

所有小工具BOX都会打包送给大家，就作为七夕节礼物吧。

Everthing

设计人员经常需要保存大量的文件，包括图纸、表格、图片、ppt等等，保存的时候很可能是随性的起了个名字，随便就放在硬盘的一个位置。时间一长，你就找不到了。

即便是你有良好的文件整理习惯，所有文件都归类保存，每次打开的时候也要一层一层的把文件夹打开，挺麻烦的。

windows自带了搜索功能，但只有在特定的文件夹里进行搜索，速度还能勉强接受，如果一个文件你是存到了C盘还是D盘都不记得了，那进行一次全盘搜索就得等上好几分钟。

这时候，就是我们的Everything大显身手的时候啦。

这个软件只有2兆多的大小，它的搜索速度快的飞起，在1个T的硬盘里搜索任何文件的时间都不会大于1秒钟。

你可以在选项中给Everything设置一个全局启动的快捷键，比如「Alt+1」，这样你几乎不需要再打开「我的电脑」这个文件夹，想要找什么，直接按快捷键呼出Everything，搜索就行了。



在「查看」按钮下勾选「筛选器」，可以按照音频、视频、文件夹、文档、图片等不同的格式来筛选搜索结果。

你可以点击右键，按照名称、路径、修改时间、大小等规则来给搜索结果排序。还可以把经常需要搜索的结果保存成书签，下一次就可以直接点击书签进行搜索。

搜索结果中你可以直接对文件进行打开、删除、剪切、复制、打开所在文件夹等操作。

它还有个神奇的功能，在「查看」按钮下勾选「预览」选项，就可以在搜索结果中单击某一个文件，直接预览文件里面的内容，而不需要双击打开文件后再确认是不是你要找的文件。一些常规的文件格式，比如图片、PPT、表格、视频等，都可以直接预览。


给你举一个Everything很简单的应用实例，Revit软件在你使用的时候会经常保存一些过程备份文件，文件名都是「某某项目001.rvt，某某项目002.rvt」，这些文件体积很大，项目完成之后又没有什么用，它们散布在硬盘的各个角落，想把它们挨个找出来删除就非常麻烦。

Everything可以像百度搜索一样加入空格来进行模糊搜索。你知道了Revit过程文件的命名规律，就只需要搜索「00空格.rvt」，整个硬盘里所有的过程文件就一瞬间全都被搜出来了，全选，删除，世界就恢复了平静。

同样，你可以搜索「.bak」，把硬盘里所有的CAD备份文件一次性的揪出来。

「.AVI」？我不知道那个是干嘛用的。

SpaceSniffer

如果你安装的软件很多，时间长了，会发现硬盘越来越满。一层层的文件夹去找，是什么东西侵占了磁盘空间，效率非常的低。

别着急，SpaceSniffer可以拯救你。

这个软件不需要安装，双击就能运行。打开后选择你想查询的某一个磁盘分区，软件就会用方格子的形式，把每一个文件夹占用分区的空间大小直观的展现出来，方格子越大，就代表这个文件夹占用的空间越大。


你可以按快捷键「ctrll加-」和「Ctrl加+」来调整文件夹的显示层数，也可以双击某一个方格子来看这个文件夹里每个次级文件夹的大小，找到了占用硬盘空间比较大的文件夹，确认没什么用，就可以直接右键删除了。

ThisPCTweaker

打开「我的电脑」，上方有六个文件夹，分别是视频、图片、文档、下载、音乐和桌面，微软认为这六个文件夹是用户打开率最高的，但实际上，你很可能只用过「桌面」这个文件夹吧？


ThisPCTweaker可以任意添加、删除这个位置的文件夹，软件很小，不需要安装就可以直接运行。你可以把最常用的一些文件夹添加到这里，如果不开心可以干脆把这六个文件夹都删掉。

阿呆猫

在做设计的时候，最宝贵的资源不是时间，而是专注力。想一想有多少次你正在画图，屏幕右下角弹出一个广告，有可能是某个网站弹出的，或者是像迅雷、360这种软件弹出的，斜眼一撇，忍不住手指一点，可能你的注意力就被带走了。

阿呆猫这个软件最大的特点就是让你感觉不到它的存在，你只需要安装一次，设置成开机启动，就不需要再进行任何操作了。你只需要让它静静的躺在右下角的系统托盘里，就能自动帮你屏蔽绝大多数的广告。

隔一段时间你可以点击屏幕右下角的阿呆猫软件图标，看看它帮你拦截了多少次广告，也会为省下的注意力小开心一下吧。


Manictime

每个人都希望自己的工作和学习效率更高，但是你真的了解自己的效率吗？花了多少时间在微博和视频网站上？又有多少时间在真正提高自己呢？

Manictime可以帮助你。

它可以自动精确的记录你在哪一个程序上花了多少时间。软件使用很简单，完全不需要任何设置。

软件主页下方有两个区域，左边是按照时间顺序来记录你的行为，就像记日记一样；右边则是你按照不同程序使用的总时间来排名，你可以直观的看到在哪个程序上花的时间最多。


上方的四个时间轴，从下到上分别是：

文档：记录你打开某些文档的时间，比如word、excel、PPT等

程序：记录你在任何程序上花掉的时间，如果是浏览器，还会细分到访问过哪些网站

状态：记录你在电脑前的时间和离开的时间，不操作电脑过10分钟它就会开始记录你离开的状态，如果你想记录的更精确，可以在软件设置里把这个时间调短。

标签：如果有一段特定的时间，你在做的事情软件不能直接理解，那你可以给这段时间加上标签供自己以后查看。


比如你花了几个小时四处查看网页，目的是写一篇文章，那在「程序」这个时间轴下只会记录你零碎的看网页的状态，你可以左键框选这一段时间，点击右键添加一个标签，写上「给文章找资料」，这样以后看到的时候就知道自己当时具体在做什么。




如果你做一些比较私密的事不希望被软件记录，可以点击软件左下角的小绿点来暂停记录。不过因为免费版的软件只是在本地记录，不会被同步到云端，所以不需要担心隐私的泄露。




在使用一段时间之后，你可以在「统计」功能下，选取一段时间，比如一个月，按照上面说的四种分类来看看这些天你在什么地方花掉的时间最多。也可以把报表结果导出成表格或者图片。

Manictime的专业版需要付费，付费后也就是多了密码保护、云备份、秒表等高级功能，适合一些深度时间管理的用户。所以免费版的功能已经够绝大多数人使用了。

一开始使用这个软件，你会感觉很扎心，原来自己浪费了那么多的时间，但正视自己是改变自己的第一步。

软件还在导出图表的界面下贴心的给你设计了一个线形图选项，记录你长时间内使用一款软件频率的走向，随着你有意去控制自己，少做那些排名靠前又没有意义的事情，可以在长期的线形图中看到自己的进步，你就能获得很大的成就感。

Revo Uninstaller

BIMBOX的后台经常有小伙伴提问，软件安装的时候出现这样那样的问题怎么办？其实最好的办法就是卸载掉重新安装，不过有些软件，比如autodesk家的Revit，就经常会卸载不干净，导致无法重新安装。另外，也有一些流氓软件死活卸载不掉的情况。

你的电脑里应该常备这个Revo Uninstaller，绿色版无需安装，想要卸载某一款软件的时候直接运行，它就能帮你卸载的干干净净。

今天以后，开开终于不用再回答关于软件安装和卸载的问题啦。


http://XZC.CN

生活和工作中，有没有遇到过这样的场景：

同学聚会后，需要收集大家拍下的照片，项目完成后，需要跟同事收集大量的图纸和文档，每个人都用微信或者QQ发给你，文件名很混乱，你还得自己下载整理？

记住这个网址吧：http://XZC.CN。它可以帮助你快速建立一个在线收集文件的收件夹。


登录之后，绑定你自己的百度网盘账号，就可以创建收件夹了。你可以设置收件夹的名字、LOGO、说明，以及截至时间。网站会帮你生成一个链接，还可以设置上传的时候是否强制输入企业名称和提交人姓名。

把链接发给朋友，他们就会看到这个页面：


上传时候会强制他们输入个人信息，网站会自动帮助你把信息写到文件名里，你也就不需要自己重命名和整理了，所有人上传的文件，都会自动放到你绑定的百度云盘里。是不是很方便？


冰点文库下载

有没有经常在找资料的时候，好不容易在百度文库里发现了需要的东西，却必须有什么积分、下载券才能下载？我们设计师哪有时间去弄积分啊。别着急，冰点能帮上忙。

冰点文库下载支持百度，豆丁，道客巴巴等常见文库网站的资源下载，同样是绿色软件，不需要安装，直接运行，把想要下载的文档网址复制到软件里，就能一键下载成PDF文件。实在是居家旅行必备的利器啊！




好了，今天想给你推荐的好工具就这么多，希望能给你带来一些帮助，上面讲到的软件我们都帮你找好了，你在公众号这篇文章下留言，写下你的邮箱，我们打包发给你。

如果你有很好用的小工具，也希望能给我们留言，分享给更多的人知道。

有态度，有深度，BIMBOX，咱们下次见！
原文链接http://mp.weixin.qq.com/s/bExsl_cB_5aXae9O7kQlig

1、学会沟通。

第一、多聆听，了解对方真正的意图，而不是自己一直滔滔不绝地说。沟通大师戴尔．卡耐基：要你做事的唯一方法，就是把你想要的东西给你。想要知道对方要什么，倾听绝对是不可或缺的第一步。戴尔．卡耐基同时提到，如果你想成为一个谈话高手，必须先是一个专心听讲的人。要风趣，要对事物保持兴趣。问别人喜欢谈论的问题，鼓励他们多谈自己和自己的成就。

第二、不要陷入辩论中，注意你的沟通风格。你要改变一个人的想法，你一定要先接纳他，才有机会改变这个人原本的思考。当你跟对方说，是的，你讲得有道理。对方的气势会慢慢缓和下来。当一个人被接纳时，他会想要有所回报，因此他会打开自己的思考模式，诚恳地问你：那你又是怎么认为呢？这时你才有机会让他接受你的想法。对方心门没有打开前，真正的沟通是不可能发生的。

第三、寻求双赢

2、学会时间管理。

首先要明确自己的时间效率，就是感受时间的长度和时间段内能做多少事。例如：设定十分钟“倒计时”，看在这段时间内能完成多少事；接着，先“预估”完成某项任务（读书、作业、工作等）的所需时间，然后再和“实际”所需时间做比较分析。如此经常练习，就能帮助我们了解不同任务所需的时间长短，进而预留足够的时间，完成各项任务。

其次，制定确实可行的作息表，张贴在房间的显眼处。如果接连几天，都无法依照预定时间作息，应找出原因并做调整。制定作息表的关键在于：结合自己的实际情况制定时间规则，“自己做得来”的内在意识会比较乐意遵守。只要坚持一段时间，我们的时间管理能力自然会提高。

3、不断提升学习能力。

有效阅读是所有学习能力的基础，所以提升学习能力最基本的要先“学会阅读”。首先，可以学习一下快速阅读，快速阅读是一种相对科学、高效的阅读学习方法。掌握快速阅读之后，在阅读文章、材料的时候可以快速的提取段落、文章的脉络和重点，促进整理归纳分析，提高阅读理解效率；同时很快的阅读速度，还可以节约大量的时间，游刃有余的做其它事情。具体练习可以参考：精英特速读记忆训练软件，安装软件即可进行试用训练。用软件练习，每天一个多小时，一个月的时间，可以提高阅读速度5倍左右，注意力、记忆力、理解力、思维力等也会得到相应的一些提高，最终提高阅读、学习效率，取得好成绩。

再者，在阅读过程中，要学会并养成有目的、有重点地进行阅读的习惯，使我们在阅读时善于发现重点、新问题、新观点和新材料。在读书的过程中或读完一本书的时候，要学着做点读书笔记，记录一下书本的脉络主旨、主要人物、事迹、以及阅读感悟（思考）等，一些优美词句也可以摘抄一下。

4、学会自我监视。

人总是有惰性的，所以要学会检视自己。定期做纪录并检视，写下自己想要改善的问题、列出错误的地方、检讨学习心得：“我学会了哪些知识？掌握了什么技能或方法？我是怎样解决问题的？在解题中有没有什么遗漏或错误？将来如何避免？在日后的学习中要怎样做比较好？”这些自我评价的过程，会使我们逐渐意识到自己的优、弱点，找到出现具体问题的具体原因原因。

5、培养自己的合作能力。

培养合作能力的六要素：

积极参与、有效讨论、尊敬团体的每一位成员、鼓励他人提出多样化的观点、客观地评价观点、分析团体中各要素之间的关系。

我们在工作中，经常会遇到下面这些问题。

总会有做不完的事情，难以集中精力做好一件事。

不会使用一些软件来提高我们的工作效率。

没有养成好的习惯，做事没有安排和计划。

如果你有类似这方面的问题，那么你需要学习这8个提高工作效率的技巧，它会让你取得巨大的工作效果，据说马云也经常用到哦。

1.为了提高工作效率，要学会花钱投资。

为了学习一些技能，我们就需要花钱买书籍或者课程。为了缩短工作时间，我们就需要购买好的电脑和手机等设备。为了学习经验、发展人脉，我们就需要去参加一些活动。

我们在这上面花费的钱是一种高回报的投资，最终会给我们带来非常大的好处。

2.放弃那些不用做的工作。

做的事情太多会让我们难以集中注意力，影响到工作效果。

为了提高工作效果，我们需要确定哪些是不用做的工作。

第一，就是那些不符合我们价值观的事，和我们的目标无关的事情。

第二，就是那些身体上受不了的事情。

第三，就是那些违背道德法律的事。

然后，我们就可以集中精力去做那些真正重要的事情。

3.将我们的工作目标具体化。

第一点，设定目标时要写上具体事件和截止日期。

比如，“我要锻炼身体”这是不具体的，正确的为“从明天开始，我每天做一个俯卧撑”。

第二点，把目标分解为若干个小目标，选择在合适的时候完成小目标。

比如，我的目标是“听一本有声书”，我就可以利用在车上等碎片时间听一小段。

4.做好充分的准备工作。

做好了充分的准备工作就已经成功一半，它决定了你工作的成败。

比如，我明天写一本文章，我就会提前准备好今天要写的文章内容，这样就不会导致没东西可写，确保工作可以顺利完成。

5.同时处理多项任务。

这个方法的基本原则就是，将需要集中注意力和不需要集中注意力的任务一起做。

比如，“走路”不需要集中注意力，“听音频”需要集中注意力，这两件事情就可以一起做。

6.善于使用IT产品。

我们可以通过网络搜索自己想要的信息或资源，可以用办公软件来制作文件，可以用微信来沟通交流，可以用http://Doit.im等软件来管理我们要做的事情。

7.将我们的生活流程化

将生活流程化以后，我们会养成固定的生活习惯，不用我们再去刻意安排。

以早上起床举例说明。

每天早上，我都会6：30准时起床，然后洗个澡，开始写今日计划，开始写文章，然后吃早餐，然后出门上班。

这就是一个早上生活的流程化，我们可以通过这种方法养成良好的习惯。

8.提高团队的工作效率。

第一点，团队拥有一个共同的目标，所有人都朝着这个努力。

第二点，让团队中的每个人都发挥出自己的优势，相互弥补各自的弱点。

这样，在团队中，不管是个人还是团队，工作效率都会非常地高。

我从道，术，器三个层级，结合《麦肯锡思维与工作法》以及《5分钟商学院·工具篇》梳理出了一个框架，供大家参考。

“如果你是一个高级文职人员，每天要处理5万字的文件，你每分钟阅读速度500字左右，这就意味着你每天要拿出100分钟的时间全身心地去阅读，这期间不能接任何电话，不能受到任何干扰。即使这样，通常情况下你还需要第二次阅读。假设竞争对手的公司里也有一位与你同样位置的高级文职人员，他每天处理的公司文件也是5万字，但每分钟阅读速度1000字左右，而且一次就能记住关键的内容、关键的数字、关键的名称，并能马上据此作出相应的反应。你说谁更有竞争力？” 答案是显而易见的。

通过jint速读提高工作效率，眼下已成为上海白领中高级文员的一项必备本事。由中央教科所教育信息中心等机构新近研发的“快速高效阅读”课程，登陆上海仅两个多月便吸引了一大批渴望充电的白领青年，便是明证。调查表明，在接受速读培训的学员中，有将近一半是23～35岁之间的白领青年。对于学员“学习目的”调查表明：绝大多数白领青年学速读是为了充电和工作需要，提高读书效率，很少有人因为休闲阅读而学此技能。

一位培训业内人士指出，上海庞大的培训市场中，专业知识型的培训多，而如今励志培训也开始启动了，但在学习技能方面的培训却较为欠缺，很多职业青年尽管充电机会很多，但却不知如何消化，因此速读、记忆等方面的培训仍有很大空间。

提高工作效率要有为人称道的专业度，要有缜密的逻辑思维方式，还要有高效的职场沟通技能，当然，笔头子下的文件资料也一样要无懈可击。

日本作家同时也是著名企业咨询顾问的大石哲之就采访了一群职场精英，他们来自各行各业，拥有多年的工作经验与行业专业度，他们与大石哲之分享了自己成功的经验，这些经验并不是传统意义上的所谓高效能人士的习惯或者说是什么改变人生的机会，而是他们从职场菜鸟一步一步培养出的工作基本功，这些基本功被磨砺成比他人优秀的工作技能，从而帮助他们在职场有所斩获。

大石哲之根据这些职场精英们分享的技能并汇集自己多年的咨询师工作经验，汇编成了一本指导工作技巧的书籍《靠谱——顶尖咨询师教你的工作基本功》（以下简称《靠谱》）。

我们就跟随《靠谱》这本书来了解一下如何提高工作效率。

一、如何提高自身专业度

职场中的专业度不仅仅是衡量一个人的行业技能或专业基础，它更多代表着一个人的工作态度与职业精神。

要提高职场专业度主要需要从工作理念、工作效率、专业知识、与团队协作四方面来着手。

大石哲之在《靠谱》一书中指出“工作不是自己想做什么就做什么，而是要满足对方的需求。”这便是专业的工作理念。这里的对方指代客户，也代表领导和同事。本着满足对方需求的态度来工作，就要求我们在工作时做到能够准确理解对方的意图、并严格按承诺的期限与质量完成任务，而不是只挑选自己想做的部分来做或者按照自己的主观臆测来开展工作。

工作效率也是体现一个人专业度的标准。高效工作需要我们分清工作任务的优先与紧急程度，能够合理规划工作进程从而用最短的时间呈现出最高质量的工作成果；实现这一目标提升专业度的本质其实就是要学习并掌握时间管理的方法。

职场专业度最基本的要求当然也绕不开专业知识这一领域，俗话说隔行如隔山，可见每一个行业内都有其庞大的专业知识体系。我们在忙碌的日常工作中需要不断挖掘行业的专业知识，不断进行专业方面的信息输入与更新，保证自己的专业性，专业信息的输入可以从阅读以及请教专业人士两方面着手，这是提高自身专业度的必备技能。

在我们自己为提升专业度做着努力的同时，我们要知道环境对于一个人进步也有着很大的影响，一个沟通协作高效能够统一目标共同努力的团队也是可以帮助我们提升专业度的。如果致力于培养自己的专业度，大石哲之建议我们选择加入具备专业精神、注重承诺力的团队，并时刻根据自己现有的能力为团队做出贡献，优秀的团队有助于我们及时发现自己的不足与错误并及时补足纠正，能够经常认识到自己的缺点并改进，不仅是在职业方面，整个人生都会有所提升。

二、培养缜密的工作逻辑思维

《靠谱》中作者提到的诸如创业咨询师兼女高音歌手秋山由香里、软银公司总裁孙正义以及作者自己在职场与生活中都表现出了较强的逻辑思维能力。可见，优秀的逻辑思维能力是职场精英们必不可少的工作技巧。

逻辑思维并不是天生的，它可以受一个人所处的环境影响，这就说明其实优秀的逻辑思维是可以锻炼与培养的。

那优秀的逻辑思考技巧有哪些呢？

大石哲之认为，在接受工作任务后首先应该思考工作顺序，列好计划再执行，这有助于锻炼我们的逻辑思考能力。

大多数人在接受到工作任务后马上着手去做，结果在工作进行到一半时发现事态有变，需要将已经完成的部分返工，或者是因为缺少了其他部门才能提供的相关资料，而导致自己的工作无法继续。出现这些问题都是因为我们并没有提前制定工作计划。

高效制定工作计划的方法是：先将工作任务进行假设性思考，确定对方（客户，领导，同事）给出的任务本质目标，如果因为不便沟通的原因而无法准确预估目标，则列出选择性任务目标以便后续沟通；再分解任务目标，详细工作步骤，清晰工作流程，确认是否可以独自完成工作任务或者需要第三方提供协助；接着与对方沟通工作安排或方案，进一步明确目标与流程；当工作安排或方案得到确认后即可执行。

坚持按照上述流程安排每一项工作任务，久而久之自然可以形成一套符合逻辑的高效工作技巧。

三、推动工作高效完成的沟通技巧

在上述制定工作计划时有项必不可少的工作是沟通，我们不难看出，只有有效沟通后才能确认工作目标，避免我们因为主观臆测任务目标而走弯路。

在实际工作中，我们也可以发现，那些能将工作任务完成得非常出色的职场精英们无不有着非常优秀的沟通能力。

《靠谱》中大石哲之就工作中常见的沟通情境，给出了能够推动工作进展的沟通技巧。

在工作时最重要的一项沟通原则是直入主题，先讲结论。

无论是和领导同事当面沟通或者是在发送邮件以及做会议发言时，先讲结论都可以直接清晰地表达最重要的信息，结论在先也可以使沟通双方更有耐心与兴趣进行后续的对话与交流。

大石哲之提出高效沟通需要时刻遵循PREP模式，PREP既为：

POINT=结论

REASON=依据

EXAMPLE=具体事例

POINT=重申结论

除了先讲结论，完整的沟通流程是针对某事项先讲结论，然后以沟通双方能够共同接受的表述风格列出支持该结论的准确数据以及具体案例或者解决方法，最后着重强调事项的重点结论。

而完整的沟通流程与高效的沟通流程还存在稍许差异，要想沟通达到高效，需要多次的完整沟通做累积，当我们积累了足够的沟通经验后，就会发现我们不仅能在沟通后完成客户、领导或同事的基本任务要求，我们还能从详细的沟通中发现对方的次要要求，能够在完成主要工作目标的同时达到对方的次要要求，这在无形中就使我们的工作成果超越了对方的期望值。

大石哲之结合他的受访者们的成功经验，着重强调了“不断地超越对方的期望值是商业的基础。”

可以想象，如果你不断刷新上司或客户的期望值，你收获到的肯定是更多的资源与机会，在一个行业中，拥有更多的资源与机会并能牢牢把握的人，自然能成为行业中的翘楚。

四、高质量输出，不断打造个人品牌

现如今职场竞争压力巨大，要想抢占为数不多的资源，抓住能够提升自我的机遇，除了培养为解决工作而生的专业技能、沟通技巧努力做一匹“千里马”外，还需要时刻打磨自己外在的个人品牌，让自己能够在人群中更闪亮，从而提高被伯乐赏识的几率。

职场中打造个人品牌最直接的途径就是高质量的输出。我们在工作中每完成一项工作任务都是一种输出，但这份输出能否让我们脱颖而出，其关键在于输出的质量。

大石哲之作为行业咨询师，接手过无数案例与资料，他总结出的能够体现个人品牌的高质量输出却都非常基本。

能够同时清晰记录下已定决策、待确定项目以及需要某相关人员在某期限内确认事项的会议记录；每一页只简单清楚解决一个问题的PPT文件；预设好各种快速筛选计算公式的EXCEL数据文档；以及一份先讲结论，并有数据和案例支持的工作沟通邮件都是看似简单却在实际工作中非常难得一见的高质量文本输出。

这样的输出，不仅仅代表一项工作成果，更代表着工作任务执行者的风格与能力，这些传播给他人的输出是一份工作报告，同时也是工作者的精英化个人品牌。

当然，了解这些职场精英们的工作技能并不能让我们提高工作效率，除非我们付诸行动。现在，我们可以看一看日程本上的待办工作事项，再看一看我们的银行卡余额，来年，我们是要一份不可能达到我们预期的崭新的工作，还是可以努力一把变成崭新的自己呢？

摘：高效能人士的7个习惯笔记

习惯一：积极主动——个人愿景的原则 　　

一直以为所谓的主动积极是不计一切代价，主动行动，最终达成结果的一个过程，也一直以为自己是主动积极的典范，时常加班加点，任劳任怨……其实本不是这样的逻辑。主动积极的本质是内心拥有选择的力量。主动积极的人是一个拥有内在安全感和自信的成熟的人。当我们遇到外界刺激的时候，被动消极的人始终把自己当成一个受害者，自己的喜怒哀乐受控于外界刺激和他人;而主动积极的人面对刺激时会将刺激与反映之间拉开距离，利用人的四大天赋来做出选择和回应。最有感触的是公司在管理和流程上所做出一些规定，经常凭感觉(自我意识)做出负面的回应，却没有再经过想象力、良知、独立意志这一过程做出判断和回应，没有跳出以自我为中心的局限。 　　

积极主动是源于价值观和原则做出的自我的选择，采取主动，并承担自我选择的责任。实践积极主动的人会从我做起，一切操之在我。积极主动的另外一个层面是要保持积极主动的心态，即专注和扩大我们的影响圈。最近付总讲坦诚，我想坦诚也是需要勇气的，更是积极主动的一个方面，对团队对企业经营管理和未来的发展，都需要全体员工积极地去思考，坦诚地自我剖析和进言，我想一个企业有这样的文化，员工和管理者有这样的品格，企业何愁不能永续经营、基业长青? 　

　其实我们我祖先们早就教育我们这一理念了。孔子也说过三思而后行，正是要运用人的四大天赋做出刺激的回应过程;佛学里也讲八正道即正见、正思维、正语、正业、正命、正精进、正念、正定，就是教我们要积极向上，而不是消极负面，这样的人生一定是快乐的人生。 　　

习惯二：以终为始——自我领导的原则 　　以终为始，是心智创造先于实际创造，点燃生命的热情。每个人都是自己人生的导演，撰写着自己的人生剧本。原以为这个词的意思是抛却以前的烦恼和事件，从现在做起开始新的旅程和目标。 　

　人应该有一个始终如一的人生目标和行为准则，才能在纷繁的事务中把握前进的方向。个人、家庭、团队和组织在做任何计划时，均先拟出愿景和目标，并据此塑造未来，全心投注于自己最重视的原则、价值观、关系及目标之上。所有事物都经过两次的创造，先是在脑海里，其次才是实质的创造。对个人、家庭或组织而言，使命宣言可说是愿景的最高形式，它是主要的决策，主宰了所有其它的决定。领导工作的核心，就是用右脑去思考，在共有的使命、愿景和价值观之后，创造出一个文化。 　　

叶子老师的“拍卖会”令人深有感触，思考自己人生的终极目标是什么，生命里到底真正想要和珍视的是什么，生活中到底以什么为重心，我要在我的墓志铭上留下什么。许多人埋头苦干，却不知所为何来，到头来发现追求成功的阶梯搭错了边却为时以晚。因此，我们务必掌握真正的目标，并拟订目标的过程，澄明思虑，凝聚继续向前的力量。 　　

还曾经看到过一段话：如果连你自己要的是什么都不知道的话，那么爱你的主又如何帮你安排呢?不是吗?而在你旁边的人，再怎么热心地为你敲锣打鼓，爱你的主也顶多给一些慈悲的安慰。因为连你自己都还没有清楚地告诉他，你要的是什么?那么你又岂能无辜地怪上帝没有为你开路呢?不是吗? 　　曾听过一个故事：一群意气风发的天之骄子从哈佛大学毕业了，他们的智力、学历及其他条件都相差无几，临出门时，哈佛大学对他们进行了一次关于人生目标的调查，调查结果如下：没有目标人士占27%，后来处于社会底层的人士占27%;目标模糊的人士占60%，后来维持温饱的人士占60%;有比较清晰的短期目标的人士占10%，后来成为社会中上层的人士占10%;有清晰而长远的目标人士占3%，后来成为各界成功人士3%。 　　

本书中第一章的最后援引了艾略特的一句话或许道出了真义：我们必不可停止探索，而一切探索的尽头，就是重回起点，并对起点有首次般的了解。 　

　习惯三：要事第一——自我管理的原则 　　时间管理有诸多的著作，核心内容不外乎时间管理矩阵。我们总是被各种力量所左右，我们总是随波逐流……哪些事情紧急而重要?哪些事情重要却不紧急?哪些事情紧急却不重要?哪些事情不紧急也不重要?在有限的时间里，我们到底该怎么做? 　　要事第一提供了一个模型：在从容与救火之间，要做一个选择：更多去关注重要而不紧急的事情，从此入手，消除干扰，启动一个良性循环系统。 　　

要事第一即实质的创造，是目标、愿景、价值观及要事处理顺序的组织与实践。无论迫切性如何，个人与组织均针对要事而来，重点是，把要事放在第一顺位。 　　

要事第一也就是余世维口中的“做正确的事，而不是正确地做事”，也类似于现在管理界中常常强调的“目标导向”(Objectives-Oriented)，即把时间分配给重要的事，而不是紧急的事。 　

　这一点说起来很简单，但是实行起来未必如此，需要巨大的定力、自制力和勇气。但是，书中提到的一个建议倒是可以试试，就是不管每天被紧急的事情如何缠得无法脱身，也要抽一点时间来干自己重要的事情。重要的是，不要忘记了自己的使命宣言。 　　

与其它区域经理沟通时了解到，公司取消办事处文员后，区域经理们承担了烦杂琐碎的文职事务，许多经理特别在月底月初时忙得不可开交，常彻夜加班赶工。我想要事第一的好习惯，或许能帮助我们摆脱压力人的困境，也建议公司能重新考虑对区域经理的定位，能让我们做应该重点要做的事。我给自己的定位是：引导(方向)、激励(斗志)、培养(能力)、服务(后方)、维护(大客户)，让代表在一线全力以赴搏杀。领导者，领袖和导师也。 　　

习惯四：双赢思维——人际领导的原则 　　

双赢思维是近年来的热门词语。这个世界并不是非强即弱，非胜即败的，人际交往有六个模式，即利人利己，损人利己，舍己为人，两败俱伤，独善其身，好聚好散，而利人利己皆大欢喜即是双赢的结果，世界之大，人人都有足够的立足的空间，他人之得不必就视为自己之失。曾经有本畅销书的名字就叫《双赢》，在这本书中提到，人应该有富足心态，也就是认为世界上的资源足够让每个人都能够找到自己发挥能量的空间，其他人的成功并不会降低你成功的可能性。因为这种原因，每个人都应该在事业上把对方看成自己的伙伴，与对方合作，而不是对抗。李光耀说过：拥有阳光已经足够。 　　

双赢思维做为一个概念人人都能理解，但养成一种习惯，却需要正直、诚信、成熟、知足的双赢品格和远见灼识。同时我想在中国，双赢还需要一定的勇气。如“国粹”之一的麻将，规则是一个人和了，另外三家都要赔银子，所以，最好的方法就是护好自己的牌，即使自己不和，也不要让别人和，独善其身或好聚好散。在本区域团队红黑牌游戏时，发现多数团队成员在乎的是输赢而非最终的结果，但最终，赢者还是明白了双赢的真正含义，也明白了修复被伤害了诚信，成本最大。 　　人际关系的本质是独立、信任和互赖，双赢关系的建立需要始终如一地保持诚实、正直的品德，用礼貌、诚实、仁慈与信用来充盈你的情感帐户。生活是一个舞台，而不角斗场，我们所要做是，人人都养成双赢思维的习惯，共建双赢的规则和体系，让双赢体系存在于我们的企业，我们的团队，我们的家庭和我们的朋友中。 　

习惯五：知彼解己——移情沟通的原则 　　

知彼解己有两层意思，即善于倾听和换位思考，正确合理表达自己的，让别人了解你的真正意思。 　　

首先，每个人在要表达自己的意见之前，先应该真心实意地去倾听对方的表达，真心实意地了解对方的想法，从对方的角度思考问题，这样才能做到有效的沟通，不至于曲解对方的意思或者引发对方的防卫心理。其次，依从品德第一，感情第二，理性第三的原则和顺序来表达自己的意思和观点。听过和知道是两回事，知道和明白是两回事，明白和理解是两回事，理解和运用是两回事。 　　

沟通的四个基本原则：专注、完整、接纳、同理心; 　　

沟通的五个基本要素：点头、微笑、倾听、回应、做笔记; 　　

沟通分五心：喜悦心、包容心、同理心、赞美心、爱心; 　　

沟通分四个层次：忽视、假装、选择、留意; 　　

沟通又有四个误区：价值判断、追根究底、好为人师、想当然。 　　

真正的倾听是以平等和尊重为前提的，而真正的表达则以品德与感情为基础。知彼需要仁慈心，解己则需要勇气，能平衡两者，则可大幅提升沟通的效率。 　　

听翟鸿燊教授讲“高品质沟通”时有一句话印象深刻：同流才能交流，交流才能交心，交心才能交易。中国人造字很伟大，繁体的“听”字，即耳听为王，用眼睛去听，用心去听。 　　

沟通效果：内容传递信息，占7%，语气语调传达感觉，占38%，身态传达态度，占55%。可见身体语言在沟通中的重要性，世界上有一门专门的学问叫“身态语言”，专门研究人的肢体动作传递出人的内心的想法。所以，我常鼓励代表尽量多地去拜访客户，面对面进行沟通，这样的沟通才能事半功倍地达成目标。也常与代表进行绩效面谈，而不是只用貌似高效的电子邮件。我想一位企业领导对下属的考查亦应当多采取这样的沟通方式。而同时，更重要的，表达也不一定要非要修练什么高深的技巧，在品德和感情的基础上保持理性，一定会取得预想的效果。 　　

中国人一向以含蓄为优点，八十年代高仓健式的深沉冷峻还一时审美标准，似乎身体语言是中国人的弱项。我们知道了身体语言在沟通中的效果，更应该善加利用，成为我们有效沟通的有力工具。 　　

习惯六：统合综效——创造性合作的原则 　　统合综效的精髓是珍视差异，按中国的成语说就是求同存异，说白了就是两个字“合作”，每个组织都在强调“团队精神”，统合综效其实是双赢思维与知彼解己的行动版本，在有了双赢思维作为思想基础和知彼解己作为沟通准则后，合作以追求高效的组织行为也就水到渠成了。合作中有一点很重要，也就是善于体察、学习和利用团队成员的智慧，而不是觉得自己是团队中最聪明的一员，要保持谦虚的心态，要有虚怀若谷的胸襟。 　　

统合综效谈的既非按照我的方式，亦非你的方式，而是整合提练出第三种远胜过你我个人之见的办法。它是互相尊重的成果，不但是了解彼此，甚至是称许彼此的歧异，欣赏对方解决问题及掌握机会的手法。个人的力量是团队和家庭统合综效的利基，能使整体获得一加一大于二的成效。实践统合综效的人际关系和团队会扬弃敌对的态度(1+1=1/2)，不以妥协为目标(1+1=11//2)，也不仅止于合作(1+1=2)，他们要的是创造式的合作(1+1=3或更多)。 　　

聪明就是能正确感知世界，精明就是急于表现自己的聪明，善于掩饰自己的聪明叫高明，能够左右高明的人叫英明。而现实世界里往往是精明的人太多，高明的人太少，英名的人基本上没有。经常会看到销售人员业绩差时，会“聪明“地找很多理由，而优秀的团队成员会相互检讨，总结改进计划。一个好的团队一定会有争论，但是争论之后就会很认真的执行，而不是你说你的，我说我的，什么方案也拿不出来。 　　

做为一个团队的领导人，统合综效的习惯尤为重要。“团队”二字，拆解开来即一个口才的人对着一群有耳朵的人说话，也说明团队里沟通的重要性。优秀团队的特征之一即团队成员的互补性，如唐僧师徒四人不失为一个优秀的团队，他们中每一位团队成员都有不同的才能和个性，也常有不同的见解，但他们的目标是坚定和一致的，而且最终他们达成了目标。一个优秀的团队领导者一定是一个坚定的目标管理者，比如唐三藏。 　　本区域是一个稳定的团队，业绩也在每年稳步增长，这个团队的一大特征就是互相尊重和相互信任，每一位团队成员都有不同的处事风格，利用葛兰·帕克团队成员行为模式测试时四种不同类型的人都有，在决策上，每一位团队成员都可以坦诚地发表自己的意见和看法。我想，这正是统合综效习惯使然。 　　

习惯七：不断更新——平衡的自我更新的原则 　　不断更新是前六个好习惯的源泉和动力，不断更新身体、心智、精神和社会情感，只有和谐地发展自己这四个方面的能力，才能不断提升我们的产能，才能保证其余六点习惯的履行和实施效率，不至呈现老化及疲态，并迈向新的成长之径，也才能保持个人和组织的持续发展。关爱自己、提升自己，具备良好的思考、学习、创造与适应能力，才能立于不败之地。 　　提醒我们的经理人们，珍惜生命，开始尝试着高效管理你的工作，摆脱压力人的局面，多一点时间乐山乐水，陶冶情操。人生最高明的投资策略莫过于在生理，心智，心灵及社会情感方面，从日积月累的进展中，不但拓展了自我成长空间，也协助了他人成长。 　　以上七个习惯并非零落、分散的心理法则，它们符合成长规律，由以“你”为核心的依赖，到以“我”为核心的独立，再到以“我们”为核心的互赖，由个人领域走向公众领域，由嗷嗷待哺到长大成人，这就是“成熟模式”。

每一项工作，都是一个pdca循环，都需要计划、实施、检查结果，并进一步进行改进，同时进入下一个循环，只有在日积月累的渐进改善中，才可能会有质的飞跃。

1

SWOT分析法

Strengths：优势
Weaknesses：劣势
Opportunities：机会
Threats：威胁

意义：帮您清晰地把握全局，分析自己在资源方面的优势与劣势，把握环境提供的机会，防范可能存在的风险与威胁，对我们的成功有非常重要的意义。

2

PDCA循环规则

Plan：制定目标与计划;
Do：任务展开，组织实施;
Check：对过程中的关键点和最终结果进行检查；
Action：纠正偏差，对成果进行标准化，并确定新的目标，制定下一轮计划。

意义：每一项工作，都是一个pdca循环，都需要计划、实施、检查结果，并进一步进行改进，同时进入下一个循环，只有在日积月累的渐进改善中，才可能会有质的飞跃，才可能取得完善每一项工作，完善自己的人生。

3

SWOT分析法

What：工作的内容和达成的目标；
Why：做这项工作的原因；
Who：参加这项工作的具体人员，以及负责人；
When：在什么时间、什么时间段进行工作；
Where：工作发生的地点；
Which：哪一种方法或途径；
How：用什么方法进行；
How much：需要多少成本？

意义：做任何工作都应该从6W2H来思考，这有助于我们的思路的条理化，杜绝盲目性。我们的汇报也应该用6W2H，能节约写报告及看报告的时间。

4

SWOT分析法

Specific：具体的；
Measurable：可测量的；
Attainable：可达到的；
Relevant：相关的；
Timebased：时间的；

意义：人们在制定工作目标或者任务目标时，考虑一下目标与计划是不是SMART化的。只有具备SMART化的计划才是具有良好可实施性的，也才能指导保证计划得以实现。

特别注明：
有的又如此解释此原则：
——S代表具体(Specific)，指绩效考核要切中特定的工作指标，不能笼统;
——M代表可度量(Measurable)，指绩效指标是数量化或者行为化的，验证这些绩效指标的数据或者信息是可以获得的;
——A代表可实现(Attainable)，指绩效指标在付出努力的情况下可以实现，避免设立过高或过低的目标;
——R代表现实性(realistic)，指绩效指标是实实在在的，可以证明和观察;
——T代表有时限(timebound)，注重完成绩效指标的特定期限。

5

时间管理-重要与紧急

A、重要且紧急
? 紧急状况
? 迫切的问题
? 限期完成的工作
? 你不做其他人也不能做

B、重要不紧急
? 准备工作
? 预防措施
? 价值观的澄清
? 计划
? 人际关系的建立
? 真正的再创造
? 增进自己的能力

C、紧急不重要
? 造成干扰的事、电话
? 信件、报告
? 会议
? 许多迫在眉捷的急事
? 符合别人期望的事

D、不重要不紧急
? 忙碌琐碎的事
? 广告函件
? 电话
? 逃避性活动
? 等待时间
? 优先顺序=重要性*紧迫性

意义：在进行时间安排时，应权衡各种事情的优先顺序，要学会“弹钢琴”。
对工作要有前瞻能力，防患于未然，如果总是在忙于救火，那将使我们的工作永远处理被动之中。精益生产促进中心。

6

任务分解法[WBS]

即Work Breakdown Structure，如何进行WBS分解：目标→任务→工作→活动

WBS分解的原则：

将主体目标逐步细化分解，最底层的任务活动可直接分派到个人去完成;每个任务原则上要求分解到不能再细分为止。

WBS分解的方法：
? 至上而下与至下而上的充分沟通;
? 一对一个别交流;
? 小组讨论。
? WBS分解的标准：
? 分解后的活动结构清晰;
? 逻辑上形成一个大的活动;
? 集成了所有的关键因素包含临时的里程碑和监控点；
? 所有活动全部定义清楚。

意义：学会分解任务，只有将任务分解得足够细，您才能心里有数，您才能有条不紊地工作，您才能统筹安排您的时间表。

7

二八法则

帕累托定律：“总结果的80%是由总消耗时间中的20%所形成的。”按事情的“重要程度”编排事务优先次序的准则是建立在“重要的少数与琐碎的多数”的原理的基础上。

举例说明：
? 80%的销售额是源自20%的顾客；
? 80%的电话是来自20%的朋友；
? 80%的总产量来自20%的产品；
? 80%的财富集中在20%的人手中；

意义：这启示我们在工作中要善于抓主要矛盾，善于从纷繁复杂的工作中理出头绪，把资源用在最重要、最紧迫的事情上。

每个初入职场的人都会遇到这样的问题，会出现这样问题的原因有两个：1.工作目标感不强，换句话说就是不知道自己要干什么，所以很难在一件事上专注；2.不知道该如何安排自己的时间，其实就是缺乏对工作的规划。

只要解决以上两点你的工作效率自然会有所提升，下面分享一下我自己的经验吧，希望能对大家有所帮助~

1.设定目标

针对自己的工作要有一个比较明确的目标（也就是大家常说的以结果为导向）然后从最终要达到的效果或结果入手制定自己的目标（建议一般情况下以季度为周期）；目标明确之后，你就能分清主次，更好的规划自己的时间和精力。

例如，这是我在2019年初定的一个自己Q1的其中一个目标：

当然，制定目标后，还要有一个衡量目标的标准（也就是关键结果），这个标准的制定很重要，是决定你工作计划的关键性因素。

目标和关键结果确定之后就可以依据关键结果来制定你的工作计划了，

关于如何制定工作计划，在这里就不详细说了，有兴趣的朋友可前往查看文章微澜：工作计划躲坑指南，这里有比较详细的关于如何制定工作计划的介绍。

2.要有to do list

工作计划制定之后，将一个时期内（例如，一个月）所有需要做的事情建一个任务列表，每天上班的第一件事就是看一下今天需要做的事情有哪些，做到心中有数。

3.为每项任务设定截止时间

给每项任务都设定截止时间还有一个好处就是：可以按照截止时间来安排工作的优先级，今天需要做什么，这周需要做什么，这样做既高效又可以让自己的工作有条不紊。

4.学会管理自己的时间

很多时候大家都分不清什么是时间管理什么是任务管理。对于我来说，所有在特定时间点需要做的一次性事件都归结为时间管理（比如说一场面试、一次与其他部门的交流）。

这些事情都不大，但是即时性比较强，所以我会用一个日程管理工具来做管理，设置为在开始前15分钟提醒我，这样我不需要特意去关注时间，到时候自然会给我提醒，可以节省不少不必要的时间成本。

最后，推荐一下自家产品吧~Worktile真的是一款超好用的提高工作效率的工具呢，从入职到现在用它完成了n多个任务，特别有成就感，有兴趣的朋友前往注册试用一下吧~（10人以下免费使用所有功能哦~）

把该扔掉的名片都扔掉

在整理文件之前，首先来整理对于白领而言必备的名片吧。

我想，在第 1 天里，可能会有不少人因为「不知道能把这样的东西收纳到哪里」而直接搁置不管。

如果是可以收进文件夹的东西倒还好。但是对于销售等职位的人来说，把大量的名片收纳在盒子里，会占据大部分的空间。把文具放入第一层抽屉之后，可能就没有收纳其他物品的空间了。

不过，不要紧。

名片也是纸张，因此把名片全部数据化，然后再扔掉就可以了。

唉，竟然要把名片全都扔掉？

你是否对此也感到惊讶呢（笑）？不是要在名片整理过之后再丢弃，而是直接把名片全部扔掉，这样行吗？

或许有的人会有这样的疑惑。但是，请仔细地思考一下，名片的作用，就是为我们提供与他人联络的方式等信息。因此 一旦掌握了这些信息，纸张本身就可以消失了。

现在，已经有很多可以直接读取名片信息，并将其数据化的扫描仪或是手机应用（APP）。只要使用其读取功能，名片上的信息就会自动文本化，也可以进行检索。

使用这些工具后，就不必再一一去寻找纸质名片。只要进行搜索，就可以找出对方的联络方式。如果想发送电子邮件给对方，也可以马上做到。如果把数据存放在可以随时随地进行访问的云盘上，那么，在外出时也能够迅速确认自己需要的信息。相比起保留名片本身，这样反而更有帮助，也不会再出现不知道对方联络方式这种情况了。

一旦把所有的名片全部数据化，之后只要在收到名片时，利用扫描仪，或者用手机应用进行导入就可以。如果担心要导入大量名片会很辛苦，那么也有批量导入的服务可以使用。

有的人也会认为要确认或修改数据十分麻烦。反正，对于自己来说，绝大部分的名片的主人，都只是偶尔联络一下。只要在谷歌的通讯录中，为需要经常来往的人登记准确的信息就可以了。

如何让手机成为你的工作利器

在丢掉了所有的名片之后，终于要来给文件进行数据化了。

在第 2 天的课程中，提到过被分到「没有期限的事情」这一文件筐中的文件，要每三个月左右进行一次定期整理。一旦整理过，只要三个月后再次整理就可以了。但是，一开始要放进这里的文件多半也还没有整理过。因此，让我们把这些文件一起进行整理并数据化吧。

把该扔掉的名片都扔掉

在整理文件之前，首先来整理对于白领而言必备的名片吧。

我想，在第 1 天里，可能会有不少人因为「不知道能把这样的东西收纳到哪里」而直接搁置不管。

如果是可以收进文件夹的东西倒还好。但是对于销售等职位的人来说，把大量的名片收纳在盒子里，会占据大部分的空间。把文具放入第一层抽屉之后，可能就没有收纳其他物品的空间了。

不过，不要紧。

名片也是纸张，因此把名片全部数据化，然后再扔掉就可以了。

唉，竟然要把名片全都扔掉？

你是否对此也感到惊讶呢（笑）？不是要在名片整理过之后再丢弃，而是直接把名片全部扔掉，这样行吗？

或许有的人会有这样的疑惑。但是，请仔细地思考一下，名片的作用，就是为我们提供与他人联络的方式等信息。因此 一旦掌握了这些信息，纸张本身就可以消失了。

现在，已经有很多可以直接读取名片信息，并将其数据化的扫描仪或是手机应用（APP）。只要使用其读取功能，名片上的信息就会自动文本化，也可以进行检索。

使用这些工具后，就不必再一一去寻找纸质名片。只要进行搜索，就可以找出对方的联络方式。如果想发送电子邮件给对方，也可以马上做到。如果把数据存放在可以随时随地进行访问的云盘上，那么，在外出时也能够迅速确认自己需要的信息。相比起保留名片本身，这样反而更有帮助，也不会再出现不知道对方联络方式这种情况了。

一旦把所有的名片全部数据化，之后只要在收到名片时，利用扫描仪，或者用手机应用进行导入就可以。如果担心要导入大量名片会很辛苦，那么也有批量导入的服务可以使用。

有的人也会认为要确认或修改数据十分麻烦。反正，对于自己来说，绝大部分的名片的主人，都只是偶尔联络一下。只要在谷歌的通讯录中，为需要经常来往的人登记准确的信息就可以了。

如何让手机成为你的工作利器

在丢掉了所有的名片之后，终于要来给文件进行数据化了。

在第 2 天的课程中，提到过被分到「没有期限的事情」这一文件筐中的文件，要每三个月左右进行一次定期整理。一旦整理过，只要三个月后再次整理就可以了。但是，一开始要放进这里的文件多半也还没有整理过。因此，让我们把这些文件一起进行整理并数据化吧。

我先从一个故事开始讲起：

小锤，一名创业者，不过公司不久前刚刚倒闭...他心灰意冷，凛冽的冬夜，他独自走在大街上，刺骨的寒风，让已经凉透的心，冻成了一座冰山，整个城市，整条大街，精品佛只剩自己一人，孤独，寒冷，绝望...

突然，一堵人墙挡住了去路，嘈杂的对话声，让他回到了人间。

他们好像在排队买什么东西…

小锤抬头一看，原来是那家自己想喝了很久的网红奶茶店，一直心心念念他们的珍珠奶茶，但每次都因排队太久而却步，今天正好想浪费点时间，排就排吧，买一杯热奶茶，温暖一下自己的内心。

5分钟、10分钟、30分钟、60分钟…

还没有排到...

这也太夸张了吧！

买个奶茶而已，要等那么久？

给你们送钱，竟然还要排队？

这这这…

这世道欺人太甚，连奶茶都要和我作对！

小锤很生气，正准备抄起大锤子去砸店，却被一个念头迎面砸中了大脑：“对啊，用户的「麻烦」不就是我的创业机会吗？买一杯奶茶竟要排1个小时队，这太反人性了！我能否做一款既好喝，又便宜，制作速度还比这个快10倍的奶茶呢？只要把速度提起来，不仅客户体验更好，奶茶店每天也能接待更多的客户，这个主意太棒了！”

小锤激动的冲出人群，拿起手中的大锤子向空中挥舞：“嘚嘞，下一步我就要开一家全城最快的珍珠奶茶店：锤子奶茶！”

“可问题是，我只喝过奶茶，从来没做过啊，怎么办？我该如何做出一家全城最快的珍珠奶茶店呢？”

如何加快工作速度？

我的专栏《从梦想到财富》第三季的主题就是效率升级，但是我在第三季的第一节课就说，提升效率的第一步并不是“快”，而是“对”，不然越快越离谱；“对”了之后，你首先要提升的也不是速度，而是能力，能力不够，想的到做不到，快也没用。

关于这两课你可以点击下方文章链接回顾：

谢春霖：一事无成，是因为你第一步就错了谢春霖：如何成为一个顶尖高手？

而如果这两点都满足了，也就是方向没问题，能力也能胜任，那下一步该如何提高做一件事的速度呢？

今天，我们就从“如何更快的做出一杯珍珠奶茶”这个案例为引子，看看有哪些提高个人做事速度的方法，当你只需要猛踩油门的时候，这个速度究竟可以被你加到多快！？

注：下方每一级加速，是需要按顺序逐级提升的，也就是说，如果你不能实现第1级加速，第2级加速的方法便会大打折扣，以此类推。就像开车，你挂在低档位，再怎么猛踩油门，速度也是上不去的，还会对车子造成伤害，你得逐级提升。

第1级加速：理解

小锤想要开一家全城最快的珍珠奶茶店，可自己并不会做珍珠奶茶，他该如何提高制作的速度呢？

首先，当然得先理解这件事，也就是他要先搞明白，一杯珍珠奶茶究竟是如何从0到1做出来的？比如原料是什么，珍珠的制作方法是怎么样的，茶底应该选什么品种，好吃的标准是什么等等…

总之，自己得先能做出一杯奶茶，可以实现的事情，才有资格谈如何提高速度。

这个道理再简单不过了，就像你要参加赛车比赛，那你就得先有驾照，会开车，然后再考虑怎么开的更快。

可反观我们的日常工作，很多时候并不是这样的。

任务来了，第一时间不是想着先把它搞懂，而是凭直觉、想当然、抬手就做，还想要以最快的速度完成任务。

失败了？

不怕！

哪里跌倒哪里爬起，继续勤奋的做，天道酬勤！

比如你是一个销售新人，一心想要快速提高业绩，于是你就拼命的去跑客户，扫楼，发传单，打陌生电话，网上发广告...整天看上去很勤奋，品格坚韧，不怕拒绝。

可想要的结果始终没能出现，客户不理你，业绩是零蛋…

然后你就开始抱怨，说自己已经用尽了全力，为什么想要的还是得不到，公司骗人，剥夺了自己的美好青春…

为什么会这样？

那是因为你还不会啊！

不知道销售的方法，不懂得说服的技巧，见再多人也没用。

你不愿意花时间先去学习正确的方法，就会浪费更多的时间去做无用的重复功！错误的方法用一百次，对的结果也不会出现。

因此，提高做事速度的第一个阶段，就是先得把这件事情给弄懂，知道这到底是怎么一回事，实现目标需要哪些条件，自己还缺哪些知识和技能等等...

具体怎么做？

1. 向前人学习

面对一个自己还不会的事情，第一反应不应该是先去尝试，或者凭直觉先做起来再说，而是要先去理解这件事，找前人已经总结好的方法，并依此行事。

比如老板要你做一份项目计划书，你不能拍脑袋，抄起笔就开始罗列一堆自己的想法，而是要先去了解，什么是项目计划书，一份好的计划书需要包含哪些内容，考虑哪些因素，需要哪些信息和数据，从哪里去获得它们等等...找几个优秀的案例先学习一下。

2. 自己做实验

如果你确实找不到前人总结好的方法，你才需要通过做实验去摸索。

比如你想做的是芥末珍珠奶茶、冰激凌珍珠奶茶、老干妈珍珠奶茶…那么你就可以基于传统的制作方式，替换部分原料和环节来做实验，或者找一些同行朋友来一起研发。

总之，这个时候千万别去想“加速”的问题，先把路走通是第一位的。

“会”是“快”的第一步。

这个学习和探索的过程，就像是在一堆未知中，找出实现目标的关键要素。

开启第1级加速：

现在，小锤通过学习，已经可以独立制作出一杯珍珠奶茶了，可喜可贺！

但是，他的操作还不太熟练，经常手忙脚乱的：

正在熬黑糖浆，想等着也是等着，于是去同步准备茶底；

刚找到茶叶，糖浆已经沸腾了，赶紧去关火，然后回过头又去煮茶叶；

等待的同时，想把奶茶也顺便泡了吧，于是揺了一勺边上的奶粉放入杯中，加入开水并开始搅拌…

咦？这牛奶的样子怎么有点怪怪的？

定眼一看，原来错把木薯粉当成奶粉了，赶紧倒掉…

木薯粉？啊，忘记在糖浆中加入木薯粉了！

连忙又摇了一勺木薯粉放入糖浆中…

啊！糖浆已经凉了，凝结不起来，变成泥巴了！

于是，只能倒掉重新熬...

就这样，虽然小锤已经有能力做出珍珠奶茶了，但并不是每次都能成功：比如某次糖放多了，甜到发苦没法吃了；比如某次木薯面团放的时间长了，变干捏不成珍珠状了...

这导致整体的制作速度特别慢，平均3小时才能做成功一杯！

如果按这个速度做奶茶，别说全城最快了，哪怕只有3个人想喝锤子奶茶，得排...1天的队！

想想都有点可怕。

而且，每次的品质还都不太一样...

有一次，小锤做出了一杯丝滑醇香、Q弹不粘牙、好喝到爆的珍珠奶茶，他欣喜若狂！

结果一回想，咦，这次是怎么做出来的？

茶煮了几分钟来着？茶和奶的比例是多少？这次的珍珠怎么会那么Q弹？木薯粉、黑糖、水的比例是多少？

忘了...

竟然忘了！

然后，就再也做不出这个口感了...

囧...

怎么办，怎么稳定质量，加快速度？

这时候，他就需要进入加速的第二阶段：SOP。

第2级加速：SOP

什么是SOP？

SOP，英文全名：Standard Operating Procedure，中文翻译：标准作业程序。听着有点晦涩，简单来说就是：流程化+标准化。

1. 流程化

所谓流程化，就是把实现某个结果的过程给固定下来：第一步干什么，第二步干什么，第三步干什么...像清单一样的列出来。

然后，每次都按这个固定流程来执行操作，不得跳步、改步、少步，必须严格执行，像计算机程序一样。

有了这个流程，过程就不会出错，每一个当下，你都会很清楚该干什么，下一步要做什么，不会手忙脚乱、丢三落四，效率就会变得很高，想要的结果也会像时钟一样如约而至。

你可能会觉得，没那么复杂，做个奶茶而已，多做几次、熟练了也就记住了，可如果是更复杂的任务呢？或者你正处在压力之中？

比如，医生要做一次生死攸关的手术，环节繁琐，且责任重大，这时候就很容易出错，甚至造成严重的事故，比如忘记给手术刀消毒，纱布留在病人体内等等...

把“无序”变成“有序”，把“正确的经验”固定成“步骤”，你就能让“成功可复制”，做事的效率将会大幅提升。

因此，你在学习、改变、探索的过程中，需要把每一步都记录下来，一旦发现某一次效果特别好，就要把这次“成功的经验”固定成步骤，成为你下一次的“工作流程”，这个过程就叫做“流程化”。

2. 标准化

除了把步骤固定下来，你还得把每一步的标准固定下来。

比如很多中国厨师，在传授做菜方法的时候经常会说：“盐少许、加一点辣、再炖一会儿、看到两面金黄了就可以出锅了…”

你听完一头雾水，问他：“少许是多少？一会儿是多久？怎样才算两面金黄？”

你会得到一个无懈可击的回答：“凭感觉！这是手艺，练久了你就能掌握了，无他，手熟尔！”

厉害，大师，请受徒儿一拜！

结果，明明是同门师兄，100个徒弟眼中却有100个不同的师傅，你能尝到什么味道全凭运气...

那什么是标准化？

就是每一步都有明确、可量化的标准。

比如麦当劳，全球拥有3万多家门店，横跨六大洲，119个国家，但是每家店的「巨无霸汉堡包」味道几乎一模一样，为什么？

那是因为，全世界每个门店制作「巨无霸汉堡包」的步骤、标准，甚至是食材选择都是一模一样的。比如对牛肉饼的要求是：“成分必须是83%的牛肩肉和17%的五花肉，脂肪含量必须在16%~19%之间，肉饼的直径是95.8毫米、厚度为5.65毫米、重量是47.32克...”

你看，仅仅是对一个食材的要求就那么精准。然后，像烹饪时的炉温、时间、佐料，都精确到多少度、多少秒、多少克...

这样，即使一个完全不懂烹饪，从没做过汉堡包的普通人，如果能严格按照这个SOP来操作，也能做出一个一模一样的汉堡包，时间、火候、味道都能做到刚刚好，这个就是标准化的力量。

流程化+标准化=SOP

有了SOP，你就能从依赖经验和手艺+碰运气，变成依赖规则和流程。将你的工作SOP化后，结果将变的可控，过程变得井然有序，效率自然就高多了。

而且更重要的是，你的“能力”将可以被复制，变成团队的能力，变成组织的能力，变成机器的生产力，整个团队、乃至社会的效率都会因此而大幅提升。

SOP是提升效率中最重要的一个台阶，如果这个台阶跨不上的话，后面那些台阶可能就跟你没什么关系了。

你可能会问，有些工作没办法完全SOP怎么办？

比如手工艺品制作、绘画、写歌、写小说等等...这些没办法完全标准化。

确实。因为这些产品的价值就来自于它的独一无二，它的与众不同，它的个性张扬，它需要的不是每次都一样，而是每次都不一样。但这样的代价，就是牺牲了效率，如果你硬要把它们完全SOP化，反而会大幅降低它们的价值。

所以，SOP也有它的适用范围，当你面对这类的工作的时候，就需要在“价值”和“效率”之间做一次取舍，找到属于自己的平衡，千万别贪心，鱼和熊掌在此处很难兼得。

当然，随着AI技术的持续发展，未来也许能打破这个瓶颈，同时兼顾效率与独特性，就让我们拭目以待吧。

好，这就是第二级加速SOP

它的本质就是把无序的关键要素，变成有序、可量化的标准动作，然后以此为标准，每次都严格按步骤执行，确保效率。

从小了说，这是某项任务的SOP，从大了说，这也可以是你实现某个目标的详细计划。

开启第2级加速：

小锤认识到了这点后，赶紧梳理了一份制作珍珠奶茶的SOP出来：

根据这份SOP，小锤终于把一杯珍珠奶茶的制作时间降到了50分钟，制作的过程井井有条，且品质稳定，赞！

可这个速度还是很慢啊，接下来该如何进一步提高速度呢？

第3级加速：优化SOP

虽然总结出了一份SOP，速度和质量都变得有保障了，但这份SOP就是最快、最好的吗？

当然不是！

因为SOP，没有最好，只有更好。

一份SOP的作用是把你每次执行的步骤给固定下来，确保过程有序、结果可控，但并不代表这个流程本身是完美的，它还可以被不断的优化。

比如"魔方"是一个难度极高的益智玩具，但随着其解法SOP的出现，它已经从一个几乎不可能完成的任务，变成了一个普通人也能在五分钟之内复原的简单游戏，而随着其SOP的不断迭代，当今世界一流高手甚至可以把三阶魔方的复原时间缩短至5秒以内！

那你该如何优化自己的SOP呢？

1. 精简

在你的SOP中找到多余的步骤，直接剔除。

比如，按写作流程，此处我需要一个案例来解释什么叫“精简步骤”，想了一下，估计不说你也能明白“精简步骤”是什么意思，于是这里我就不写案例了。

2. 替换

在你的SOP中找到效果更好的步骤替换原步骤。

比如，在还是胶卷相机的时代，有个问题一直困扰着用户，就是在胶卷还没用完的时候，如果不小心打开了后盖，胶卷会曝光，那之前拍的照片就全部报废了，这大大影响了用户的拍照效率，怎么办？

有一位老太太更换了一下放胶卷的步骤，她在新胶卷放入相机之前，先把空白胶卷都卷出来，然后反着装，这样拍完一张就能自动卷入胶卷盒一张，直到拍完。在这种新方式下，用户如果不小心打开后盖，曝光的就是空白胶卷，这个难题就这么被轻松的解决了。

随后，老太太把这个步骤申请了专利，之后又卖给了柯达公司，并因此获得了70万美元的专利费。

3. 整合

把原本SOP中的多个步骤，合并成为一步。

你喜欢拍照吗？由于日常拍摄条件不比摄影棚，成品总有这样那样的不足，为了让一张照片更完美、更有艺术感，你需要对它逐一进行曝光、亮度、色彩平衡、色阶、色相、饱和度、对比度…等等专业的后期处理，照片才能重获新生，这在以前是一个高难度的技术活。

但是现在，专业的图片处理软件，已经把这些复杂的处理步骤合并为了一步：滤镜。你只需要更换一个滤镜，就相当于做了几十步以上这些专业的操作，一张极富艺术效果的照片能立刻出现，这大大降低了普通人的操作难度，每个人都成为了P图大师。

开启第3级加速：

小锤通过与同行的多次交流和自己的不断摸索，现在，他已将原本需要15步的SOP缩短到了9步。根据这份新的SOP来操作，整个制作时间只需要40分钟了，真棒！

但在实际操作过程中，小锤却还是常常超时，有时甚至用了1个小时才能完成，这是什么情况？

原来，小锤做奶茶的时候浪费了很多不必要的时间：

比如突然接了一个朋友的电话，中断了制作；比如昨天和女友吵架还没回过神，发了10分钟的呆；比如音乐太好听，身体没忍住，跟着节奏一起摇摆，全然忘记了锅内的珍珠已经熬成了糊糊~

除此之外，SOP中还有些时间利用率也很低：

比如煮珍珠时间需要15分钟，但煮的时候不一定要干等呀，可以设置好提醒时间，然后期间去做其他事，比如同步泡制茶底等等。

如果能把这些低效的时间统统剪去，让过程中的每一分钟都在做有生产力的动作，那么效率又将大幅提升！

具体怎么做？

第4级加速：剪去低效时间

1. 剪去分心的时间

也就是你在工作的时候，需要主动让自己进入“专注”的状态，隔离外部干扰，清楚内心杂念，一心只做一件事。

注：关于专注的具体方法我们在专栏第16课里详细讲过，如果你不记得了可以点击此处回顾全文

专注是效率的保证，但是专注之所以能提高效率，他有一个前提，就是必须得先有SOP，没有SOP的专注，可能就是发呆和瞎忙...

2. 剪去等待的时间

有些事情，需要经过一定时间的等待才能得到结果，这个等待的过程，就是你可以再次利用的时间。

比如你是做销售的，与一个陌生用户建立信任需要很长的时间，怎么办？业绩不等人，提前提出你的成交请求吗？

信任不够，你提的成交请求就容易被拒绝，该等还是得等，时机不到绝不提前亮出底牌。

但这个时候，你可以同时开启与另一个陌生用户的销售SOP，同步跟进多个用户，整体业绩的增长速度就会大幅提升。

这个过程叫做：并行。

还有些时候，SOP中的两个步骤中有很长的移动距离，比如小锤做奶茶的时候，存放木薯粉的柜子离制作台有10米之遥，每次来回都得花1分钟，这期间并没有生产力，所以应该把木薯粉放到制作台顺手可取的地方，剪去这部分无效时间。

这个过程叫做：短路。

3. 剪去休息的时间

除了等待和分心的时间，还有“休息”的时间也没有生产力，你也应该剪去！

这...这太令人发指了吧？工作狂也不带这样的...

这里并不是让你不要睡觉了，而是你得想办法让睡觉的时间也拥有生产力，怎么做呢？

人要吃饭要睡觉，机器不需要，有一部分工作，你是否可以交给机器或者程序去自动完成？

当然可以。

比如我的第一份工作是证券公司的销售，那时我还不太擅长面对面与客户交流，也不太会搭讪陌生人，更没有社会资源，怎么办？

我的方式是：在网上发广告...

那时候没有微信、微博等，网民聚集最多的地方是各大论坛，那我是要去灌水吗？

是的，那时就那么简单粗暴。但我觉得这样的效率还是太低，于是我安装了一个能自动发帖的软件，导入了一张超长的论坛列表，然后让电脑替我去自动注册、发布...除此之外，当时我还建了一个看上去挺专业的网站，然后去百度做竞价排名（那个时候做的人还很少）。

这样一顿操作，自动脚本和百度就可以24小时不间断的替我工作，即使我在睡觉，业务还在开拓，我只需要等着客户上门就行了。

就在如此“偷懒”的工作状态下，我的业绩却能常年霸占公司几百人销售队伍的前10名，秘诀就是多了这些“不会休息的帮手”。

开启第4级加速：

经过第4级的加速，小锤疯狂压缩时间，该并行的并行，该短路的短路，手机静音、音乐关掉，专心致志，不浪费每一分钟。

终于，他现在制作一杯珍珠奶茶的时间只需要30分钟了，从3个小时到30分钟，天啊，进步神速！

但是，这已经把时间压缩到极致的情况下，离全城最快的目标还有巨大的距离，下一步又该如何提升速度呢？

第5级加速：逐步提高效率

如果整个SOP看上去没有优化的空间了，那就把每个步骤拆开单独分析，看看每一步本身还能不能优化？

这里你可以用到2种方式来提高每一个步骤的效率：

1. 通过刻意练习让速度更快

比如制作珍珠的过程中，有一个步骤是需要在煮开的黑糖水中加入木薯粉，并快速搅拌形成木薯团，再把这个团搓细、切丁，揉成一个个珍珠状，再撒上木薯粉搓匀...

整个过程不仅繁琐，还需要一定的技巧，不熟练的情况下可能需要10分钟才能完成，那能否通过练习把时间缩短到5分钟呢？

当然可以。

提高执行一套固定动作的速度，那可是刻意练习的看家本领。

注：关于刻意练习的方法，我们在第26课中已详细讲过，如果你有点忘了，可以点击此处回顾全文。

2. 用现有工具替代人力

但是，你再怎么刻意练习，毕竟还是人肉发力，你的最高速率受限于你的身体极限，而且身体还需要长时间的休息。怎么办？

你需要寻找工具来代替人肉。

比如我前面说的让电脑替我发广告的事，对我来说，找到论坛、注册，发帖，编辑、发布...然后不断的重复，这一连串下来，累人不说，效率还特别低，3分钟能发完一个算不错了。

而交给电脑呢？那都不叫事，根据SOP设定好脚本，3分钟可以发完几十个，还能24小时不间断的发，效率大大提升...

所以，你看一下眼前自己正要做的工作，有哪些环节是可以交给机器来处理的？

• 比如制作奶茶时需要拿起杯子猛摇一百下？请交给机器！
• 比如写好的文章想要快速排版？请交给软件！
• 比如想给女友写一首藏头诗表白？请交给AI！

从理论上讲，只要你的任务有SOP，那这里的每一步几乎都可以用机器来替代，实现全自动化。与机器（人）共舞，是未来每个高效人士的必备技能。

你能制定出合理的SOP，还能驾驭各种机器（人），在这个时代你就能以一敌百！

君子生非异也，善假于物也。

开启第5级加速：

小锤听后醍醐灌顶，立刻把SOP中能用工具替代的步骤全部交给了机器，不能替代的步骤刻意练习手速。

数周之后，只见机器运转不停，小锤的双手快到飞起，整个过程一气呵成。现在仅需15分钟，一杯丝滑Q弹、香气四溢的珍珠奶茶就会出现在你的手中！

但是，15分钟，依然是个难以接受的等待时间，4个人排队要等1小时？我的天！

怎么办？手速已经练到极致，连机器都用上了，这还能怎么缩短？

第6级加速：提前压缩步骤

小锤苦思冥想，突然意识到了一个问题，整个SOP中有几个步骤特别耗时，比如珍珠的制作过程，需要熬糖水、做木薯面团、捏成小圆子、入水煮、再入冰水、再入糖水一起煮...步骤繁琐，耗时漫长，可最终只需要在奶茶中放入那么几颗珍珠就行了啊！

能否提前先把大量的珍珠做好，等白天开业的时候，直接在奶茶中加入制作好的珍珠呢？

当然可以。

步骤不变，把其中的一部分提前执行，然后把做好的成果封存起来，等需要用的时候再打开使用，这样，现场的效率就能大幅提升。

这个有点像先“压缩”再“解压”的过程，先提前集中处理，做成一个个压缩包，等需要用到它们的时候，再解压出来使用。

而且，原来每做一杯奶茶就需要做一次珍珠，这个步骤得不停的重复，而现在集中处理，一次就能做很大的量，可供几百杯奶茶使用，整体效率大大提升。

这种方式的典型例子就是中国菜的标准化：

中国菜以前很难标准化，成菜速度也很慢，烧一个菜通常需要十几、乃至几十个步骤，其中任何一步从出错，菜的品质都会下降，怎么办？

于是，中央厨房出现了。

中央厨房会把某个菜需要的食材按标准提前洗净、切配、调制对应的酱料包，然后封装进一个包裹，配送至各家餐馆后厨。这个过程，就相当于是把烧这个菜的几个核心SOP提前给“压缩”成了一个半成品。

现在，厨师拿到这个餐包后要做的事情就变得非常简单，那就是：解压。打开菜包，按顺序放入食材、酱料包，翻炒至熟即可出锅...

原本30分钟才能做好的一道菜，现在只需要3分钟，而且菜量、味道每次都一样。

这个就像原来你想喝咖啡，需要先研磨咖啡豆，然后冲泡、加糖、加奶...现在把这些步骤都压缩成一包速溶咖啡，你只需要直接加开水，就能解压成一杯香浓的咖啡，效率极高。

那你该如何运用这个方法来进一步提高自己的工作效率呢？

那你就得把工作中需要经常用到、耗时较长、重复度较高的步骤提前“压缩”成一个个模块，等需要用的时候再直接调取“解压”即可，你的工作效率就会大幅提升。

比如你是个美工：

每个任务都需要设计版式、寻找素材、抠图、做效果…

而很多用途其实都差不多，比如页面的头图、文章的插图、长详情页、宣传海报等等，流程一样，要求类似，只是内容不同。

那就可以把这些相同的部分做成模板，下载常用的免抠图素材，这样以后每次只需要打开模板，直接替换其中的文字图片即可，效率快到飞起。

比如你是个程序员：

每天要写成千上万行代码，工作量很大，而且代码一多就容易出错，后期Debug的过程非常令人抓狂，怎么办？

最好的办法，就是把一些好用的，没有毛病的，使用频率较高的代码段封装成一个个“库函数”，然后在需要用到它们的时候直接调用即可，编写速度快，还不容易出错，编程效率就能大幅提升。

再比如你是个销售：

每天要接触大量的陌生用户去推销产品。虽然用户不同，但你和他们说的话都是类似的，无非就是先吸引他们的注意力，再引发他们的兴趣，之后再建立信任，最后促成成交。

所以，你可以根据这些步骤，先提前设计几套常用的沟通话术，比如用户说“贵”的时候，你应该使用以下3句最佳回复…

然后把这些做成一个“话术库”，当客户提出某个问题，或进入到某个特定销售阶段的时候，你就不用再现场组织语言，而是直接从库中调取相应的内容说给客户听即可。

如果是网上沟通就更加方便，直接复制黏贴，连说话的时间都省了，效果还更好。现在很多智能客服机器人，用的就是类似的原理。

除此之外，你可能还需要经常参加各种会议，汇报各种工作，学习各种课程…

那就可以提前给自己设计一套会议记录的模板，汇报用的PPT模板，学习笔记的模板等等，规定好模板中的板块、内容、格式、样式…

这样，你之后的每一次，只需要拿出模板来修改其中的文字，不用再思考结构是否妥当，记录是否全面，这些你都已经提前规划好了，只需要在空白处填写对应的内容即可，生生把一道简答题，变成了填空题，你的办公效率就会大幅提升。

开启第6级加速：

小锤意识到这一点之后，感觉自己被打通了任督二脉，立刻把SOP中的许多步骤给提前集中“压缩”了，比如提前制作了可供几百杯奶茶使用的珍珠、熬制好专用的糖浆、泡制好几大罐茶底、备好足量的黑白淡奶等等...

如今，现场的SOP变得极其简单：拿起杯子，放奶放糖放珍珠，加茶底，然后猛摇十下，加冰块，封口，搞定。

整个制作过程，仅仅需要90秒。天啊！3个小时到90秒，简直像开了作弊器！

不过，小锤并不满足于此，90秒一杯是很快，但他的目标是全城最快啊，现在10个人同时来买，还是有人要排15分钟的队...

怎么办？还有提速空间吗？

第7级加速：购买生产力

当然有，找人帮忙呗。

一个人90秒只能做一杯，那招100个人，90秒不就可以做100杯了吗？

花钱购入生产力，用人海战术，就几乎可以把效率无限提升！

真的是这样吗？

首先，你可能会赔死。想提高速度，确实可以通过增加生产力来达成，但是增加生产力是有成本的，如果太高，甚至吃光收益，那就不是做得快，而是死得快了；

其次，人越多效率未必越高。多了100个人来帮你，不见得效率就提高了100倍，如果没有合理的分工协作，人越多越混乱，效率可能还会更低。

那应该怎么做？

1. 基于SOP分工协作

你要基于SOP进行拆分，让每个人负责其中一个或者若干个步骤，通过互相协作来制作一杯奶茶，而不是大家一拥而上，哪里人少补哪里，或者大家都独自负责一个完整流程。为什么？

第一，因为资源有限：

比如珍珠放在一个罐子里，只有1把勺子可用，如果100个人都来拿珍珠，彼此就会打架，显得拥挤混乱，或者排队等待，就会出现一群人没事可做的状况，闲的闲死，忙的忙死，效率并没有增加，而如果每个人都配一罐珍珠，那资源又会成倍增加，造成巨大的浪费；

第二，每个人能力不同：

有些人擅长拿杯子放珍珠，有些人擅长倒水加冰块，分工协作可以让流程上的每个人都发挥他最擅长的能力，从而提高整体效率；

第三，减少切换时间：

即使你能全程保持专注不分心，但是每个步骤所需要的知识、技能、工具、场景都是不同的，每次切换步骤时都需要更换，这个更换的过程就需要时间，而有效的分工协作就能把这部分时间压缩到最短。

所以，并不是来帮你的人越多越好，而是要基于SOP，基于你现有的资源，进行合理的分工，让每个人各归其位，所有人形成一个完整的系统，这样效率才能大幅提升，不然就会越帮越忙。

SOP是让工作有序，而基于SOP的分工协作是让系统内部的合作有序。

有序，是提升效率的第一性原理。

反观日常工作中的有些团队，看上去人很多，每个人单独拿出来也都很厉害，但是在目标和计划确定后，团队整体的执行效率却不高，为什么？

很可能，就是因为内部协作的无序：没有一个明确的SOP、彼此沟通的界面不统一、大家都是救火队员，哪里需要去哪里...

SOP可以简单，可以不对，可以不停的修改，但不能没有，没有明确的流程、标准、分工，大家就是一盘散沙，看似热闹，却一吹就散。

具体的方法我会在之后的课程中花一整节课来详细讲。

2. 边际收益 ≥ 边际成本

如果你打算通过“购买生产力”，也就是让别人有偿帮助你提高效率的时候，有一笔账你始终要在大脑里进行计算，那就是：“边际收益”要大于等于“边际成本”，什么意思？

边际成本，是指新增一个人你所需要支付的报酬（为了多卖一杯奶茶而增加的总成本）；

边际收益，是指新增这一个人而带来的额外收益（比如因此每月多卖了1000杯奶茶，这里需要综合考虑短期收益和长期收益）；

增加人手可以提高效率，但是成本也会相应的增加，当增加到一定程度后，你会发现再新增一个人所带来的额外收益，已经不足以支付这个新人的酬劳了（因为边际收益递减的经济学规律），那么你就该停止再新增人手了，目前这个状态（边际收益=边际成本）就是你收益最大化的状态。

学到这里，小锤突然恍然大悟…

原来奶茶并不是做得越快越好的，那个网红奶茶店很可能并不是不能更快了，而是已经走到了这个最佳收益点，做了一次取舍...

到了最佳收益点，加速也就到了终点，不是不能再加速了，而是不需要再加速了。开奶茶店的目的是盈利，而不是比谁快，提高制作速度仅仅是手段之一，切不可陷于手段而忘了目标。

开启第7级加速：

小锤根据第7级的加速方法，迅速招了几个伙计，然后基于SOP把他们分配到对应的岗位中，每个人负责1~2个步骤…

如今，通过分工协作的方式，一杯奶茶的制作时间被进一步压缩到了60秒，而且可以同时制作多杯奶茶了，原来5分钟只能做3杯奶茶，如今可以做完12杯。这样，即使有30个客户同时来购买，也能在15分钟内制作完毕，这个效率已经非常快了，小锤很满意。

当然，他知道其实可以更快，但为了确保奶茶店利润最大化，他并没有继续新增人力，而是选择先把奶茶店开出来，根据市场的实际情况再决定是否继续招人。

终于，锤子奶茶店开业了，生意非常火爆！

不过小锤心中的梦想并没有实现...

原来他一心想做全城最快的奶茶店，而如今却只能为现实妥协，在效率和效益之间达成了平衡，当初的想法现在看来显得有那么点天真。

小锤再次路过了那家网红奶茶店，看着那一望无尽的长队，会心一笑，懂你！

不过，真的没有办法更快了吗？有没有第8级加速呢？

关于第8级的具体内容，欢迎你移步阅读我的专栏文章，继续阅读：

谢春霖：工作再难，难不过一杯珍珠奶茶

我们专栏见~！

?? 看完三件事：

如果你觉得这篇内容对你挺有启发，我想邀请你帮我三个忙：

1. 点赞， 让更多的人也能看到这篇内容（收藏不点赞，都是耍流氓 -_-）
2. 关注我和专栏， 让我们成为长期关系
3. 关注公众号「富研社」， 第一时间阅读我专栏的最新课程

谢谢你的支持！