有哪些工具、技巧和方法极大地提高了工作效率？

说起来都是十几年前的故事了，那时候自己才刚刚转行，从传统中医相关行业，进入到一个科技领域的公司里，因为专业严重不对口，又没有什么经验，只能从最底层的业务员做起，用业绩证明自己的能力。

业务员的工作其实就是陌生拜访，背着产品资料去各种渠道挨家挨户去谈合作，遭遇白眼、闭门羹是常态，习惯一阵子就好了。但说实话，业绩哪有那么容易做出来呢？别被电视剧里的故事忽悠，突然冒出什么土豪大客户来买单。但因为我平时的一个好习惯，却能在业绩平平的情况下，迅速爬升，从主管到经理，只用了不到半年时间。

这个习惯就是认真的写好工作总结。

业务员这个工作，早晨到公司报个道，然后整天在外面跑，你到底做了什么事，老板完全不知道。所以，老板要求业务员每天写工作总结给主管审阅，主管再向他汇报。大部分的业务员，都是流水账总结，去了哪里，做了什么，结果怎样，完了。我却比较认真，把自己对产品的想法、渠道的观察、分析建议都写明在报告中，看起来比老板想的还多些。

所以呢，老板对我的印象特别深刻，工作总结也跳过主管，直接交给他亲自审阅。两个月之后，我就被提拔成主管，四个月变成部门经理，六个月兼另外一个部门的培训师，全国出差，开始为业务决策提供建议，负责制定重要的产品方案，管理架构等等。

故事并没有朝想象中发展，到了第十一个月，公司却散伙了，其中一个原因是我发现产品效果和质量存在问题，并不断通过报告反馈给老板，这导致老板和研发合伙人产生了严重分歧，僵持两个月，最终拆伙，我也跟着失业了。

一个月之后，老板找到了我，基于之前的了解和信任，邀请我跟他合伙经营一个新公司，又是全新的领域，直接涉足进出口贸易，作为业务管理者，每月的总结变得更加重要，直接影响业务方向和决策。两年的努力，公司从零营收做到每年 2000 万的销售额，我就这样从一个零基础的业务员变成了公司合伙人。

以上故事是我们的真实经历，善于总结这个习惯，源于小学就开始的日记和作文训练，渐渐的变成了一种思维能力，这个能力不仅仅是记录，更是对思路的梳理，这些沉淀，加以分析输出，就可能变成你的工作报告、年终总结、甚至商业计划书，为你的职业生涯不断加分。

今天，有太多的应用和工具，可以让我们随时整理和记录，善用他们，定期输出，最终变成你的一种能力。对于我来说，这个习惯性的总结，已经让我受用半生了。

如果你也有这样的习惯能力，欢迎一起分享给大家。我也会持续更新关于数字工具的一些总结心得。

续：

本来想直接分享一些工具干货， 却突然想起我的第二次转行也跟总结和效率有关，而这一次，我直接踏进了互联网，写总结的对象变成了网络用户。

这是我的两部智能手机，他们是 PDA 时代的产物，还没有 Wifi，正在用红外线传送应用程序。他们都带有全键盘和手写笔，配合上万款应用程序，是工作和学习的神器，每一款应用都有多种用法可以总结分享。

因为对这套系统和应用的痴迷，我总结出了一套最佳应用组合，并将组合方法整理到论坛和博客里，无意间帮助了很多新手用户，让他们的设备变得更有价值。在这些用户的簇拥下，我稀里糊涂的成为了一名末代站长，建立了一个过时的手机社区，却用业余时间干了三年，最快乐的三年。

这种痴迷也成就了我在知乎的另一个高赞回答，不过这次胜在照片，跟写总结基本无关。

这三年时间里，我的主要工作还是总结梳理，不管是玩法教程、还是动员倡议，每一个社区帖子，都在传达我的思维、能力和价值观，社区用户成了我的新老板。

突然有一天，我希望找到更多跟我一样善于总结，乐于分享的人，让他们的经验总结也能被更多人看到，于是就有了少数派，一晃又过去了七年。

这七年的变迁太大了，iPhone 的流行，移动高速联网、数据云端化、智能硬件普及，数字科技直接导致了工作和生活方式的改变，我们也一直在追寻、挖掘、总结它们。

好了，有了习惯，有了硬件，有了网络，接下来该说说工具了，我不想简单罗列，还是回归场景，根据我们内容生产的实际流程，来呈现工具的实用价值。

再续：

书接上回，我们要想找出那些最优质的经验和方法，内容生产就要依靠各行各业的达人和作者，因为只有产品或服务的真正用户，才能提供高价值的内容输出。

七年来，我们积累了 3000 多人的达人作者库，并且通过签约、专业、特约的分级体系进行管理，每天筛选大量选题，最终只生产十篇高质量的内容，它们涵盖应用、硬件、服务、生活方式等多个领域。那么这个生产流程是如何运作的呢？

这是一个简单的流程和工具的图示，涵盖了收集、讨论、分配、分发的全部工作。有了这套流程，我们就可以支持世界各地的作者参与内容创作，而他们的视野和见解，也大大增加了我们的内容广度和深度，形成了少数派特色。不仅是作者，连我们为数不多的专职成员，也分布在全国各地，甚至海外。有赖于智能手机和协作工具的普及，工作真的可以是随时随地、随心所欲了。

随着数字科技的发展，协作意识的提升，效率提升从个人变成了团队，效率时代也正在到来，有了高效的工作状态，才有更多的时间去追求热爱，感受生活。这才是我们使用工具、学习方法的真正价值。

关于以上的每个流程和工具的解析，我在这里就不赘述了，列上几篇文章，供有兴趣的用户继续研读吧。

参考资料：

Slack 使用入门 （一般人上不去）

iOS 12 刚推出的「捷径」怎么用？从零开始教你快速上手 | 新手问号

少数派是如何用 Teambition 进行项目管理和团队协作的？

不再为文件而烦恼，效率办公的基础工具——亿方云

在线阅读处理流程：从需求、到方法、再到工具

在 Windows 平台，DropIt 就是一款少有人知的自动化文件管理神器，它可以极大地提高我们使用文件的效率。

为什么说 DropIt 是神器呢？因为在文件管理方面，我们有许多琐碎的事要做，比如：

1. 文件自动分组；
2. 批量打包；
3. 批量改格式；
4. 管理安全性高的文件；
5. …

如果有一个全自动的文件管理工具，它能够帮你把所有的文件分门别类地放好、给重要的文件加密、还能给文件转格式，会不会迫不及待地想尝试一下？

DropIt 就是这样一款全自动工具，点开这张动图，看它如何把各种文件给瞬间归类：

感受一下这飞一样的感觉！

这只是今天要介绍的进阶用法的示例之一。在这篇文章，我会为大家进一步介绍如何用 DropIt 管理文稿、图片、归档，形成适合自己的工作流。

DropIt 的使用思路

我们先要了解一下 DropIt 的基本组成部分：

1. 文件（Files）：DropIt 处理的对象就是文件。可以是一个文件，也可以是一些文件、文件夹；
2. 协议（Associations）：对文件进行的操作被称为协议。一条协议由名称、规则、操作、具体配置这 4 个部分组成。名称是指这条协议的名字；规则是适用的文件类型，以分号隔开，比如我只想对压缩包文件操作，那规则就是 *.rar;*.zip;*.7z；操作是你想对文件进行的动作，比如「重命名」「移动」等；最后是这个操作的具体配置，不同的操作有不同的配置选项；
3. 配置文件（Profiles）：配置文件，可以看作单个协议的文件夹。我们可以通过它将协议归类，并且导出，用于分享。

最后，将文件拖到 DropIt 的图标上，就文件会根据这些协议进行相应的动作。

图中可以看到，在 DropIt 的配置文件中，协议没有先后顺序，一个文件每次只会应用一条协议，符合一条规则之后执行对应的操作，所以无法用来做工作流。

与其说它是一条生产线，倒不如说是一个分拣工具。

那么如何才能让 DropIt 发挥最大价值呢？我拿自己的例子来帮助各位扩展思路。

快捷调用 DropIt 的两种方式

作为一个效率工具，如何快捷调用它是一个重要的问题。在调用方面，DropIt 提供了 2 种方式：

1. 将文件拖到图标上，执行：
2. 选中文件，「右键 - 发送到 - 具体动作」。

DropIt 的默认使用方式是将文件拖动到图标上，开始进行处理。这样的处理方式很顺手，代价仅仅是 DropIt 的图标会遮挡一部分屏幕。

而在 Windows 的右键菜单中，内置了一项「发送到」功能。由于它的默认选择很少，除了「发送到桌面」以外都很鸡肋，经常被人忽视。

由于 DropIt 的操作全都是针对文件的，所以 DropIt 顺理成章地把所有配置文件都放到了右键的「发送到」菜单中。这使得 DropIt 本身不在运行时也可以正常使用它。

而另一个快捷调用 DropIt 的方法是：选中文件，「右键 - 发送到 - 具体动作」，同样可以对文件进行操作。

这个快捷菜单的出现，让 DropIt 不必长期运行，不需要开机启动，也能像使用系统自带的功能一样进行快捷操作。

DropIt 在执行命令前，会扫描一遍文件，并把即将做的操作汇报一遍。确认后才会执行。

如果你希望点击按钮后立即执行任务，可以在设置中勾选「加载好后立即开始处理」。这样就无需再次确认了。

当然，这需要你了解你创建的协议会产生什么后果，否则容易误处理文件。

精细化分拣文件，一个配置文件搞定

在之前的《用 DropIt 管理你的所有的下载文件 | 工作日志》中提到，处理文件需要对文件做一定的分拣，比如之前提到的归档下载文件、批量删除时间较久的的文件、将特定素材放入素材库等操作。这些都是对杂乱的文件进行的大范围操作。有没有什么方法可以按照文件内容进行更精细化的分拣呢？DropIt 提供了一项「检测文件内容」的功能，非常实用。

制定符合使用习惯的分拣策略

在我工作期间，文稿的存放位置基本上是固定的。由于我将桌面设为了坚果云的同步文件夹，所以当前的工作文件都会先存放到桌面上。等到工作结束后，再将文件进行一一归类。早期我是手动将文件放进硬盘，由于我并不完全按照文件类型分类，所以要了解文件内容才能分类，文件一多还是挺费精力的。但有了 DropIt 之后这项工作就完全交给它了。

拿我这段时间经常用到的 *.md 文件举例，这些主要分为三种——写稿、改稿、派早报。那么最符合我习惯的分拣策略是「将这三种 md 文件归类到对应的文件夹，其他的 md 文件放在原处」。

所以我在一个配置文件中，制定了三条协议，只有目标位置有所不同——

1. 名称：Markdown 文稿分类
2. 规则：*.md;*.txt;*.doc;*.docx;*.epub;*.odt;*.pdf;*.rtf;*.tex
3. 操作：移动
4. 目标：

"%ParentDir%写稿"
"%ParentDir%改稿"
"%ParentDir%派早报"

不过只是这样做显然会产生冲突，因为 DropIt 无从判断应该放进哪一个文件夹，所以在「规则」中还需要添加一些筛选条件。

符合直觉的筛选方法是按文件类型和文件名，但是这里需要分拣的是同类型的文件，前者是无效的。而后者需要你对每一个文档进行详细的命名，如果没有好好命名的习惯是做不到的。那应该怎么办呢？

在 DropIt 的操作中提供了一项「检测文件内容」，简直是懒人的神器。只需要在三个规则中各添加一个「写稿」「改稿」「派早报」的关键词，它在分拣时就会自动识别 Markdown 文档中的内容是否包含这几个关键词，然后将符合关键词的文件，放进指定的文件夹。

这条配置文件就制作完成了！试着运行一下这条配置文件，看看最终的效果——

在这个例子中只有 7 个测试文件，原本需要 1 分钟的时间进行手动分拣，而现在只用了 5 秒钟，在执行效率方面，高下立判。

可以说，DropIt 把我从无尽的整理工作中解脱出来，以更高的效率完成了分拣这件事。

• 经过测试，这项功能适用于 *.TXT;*.MD; 等纯文本文档，也支持 *.DOC;*.DOCX;*.CSV;*.PDF 这类以文字为主的文档，*.XLS 则不支持，这与 Excel 的存储形式有关。

提高特定协议的优先级

在上面这三条协议中有一个问题，不知道各位发现了没有。

在一个配置文件中可以设定多条协议来筛选文件，但 多条协议之间可能会产生冲突，比如设置 *.jpg 文件移动到子文件夹，又设置 *.jpg 文件放进压缩包。如果运行这个配置文件，它会在扫描文件阶段出现一个提示项，真正执行前让你再做一次选择。简而言之，DropIt 采用的是「一个文件一次应用一条协议」。

如何才能让某个协议优先执行呢？答案是提高优先级。当这些协议有冲突之处时，可以在配置文件中提高某条协议的优先级（右上角的星号），或是在规则一栏添加 # 和 ## 来区分文件和文件夹，变相提高了协议的优先级。如果没有指定优先级，在执行任务时也可以手动选择。

在上面这个例子中，通过三条协议完成细致的划分之后，需要 提高这三条协议的优先级，让它们优先执行。此外，还需再添加一项通用协议，让其余的 *.md 文件留在原地。这样就可以使适用范围更广，实现全自动的精细化分拣了。

这项技巧可以很方便地运用到自己的工作流中。「检测文件内容」功能的普适性非常强，即便是同类型的文档，也会多多少少带有独特的字符串。比如筛选 Word 文档时，可以用「合同」「表格」「清单」等关键词进行非常详细的筛选工作。

你可以在这里下载 一键分类少数派稿件。

批量进行压缩加密操作

压缩包是我们经常用的一种文件形式，可以将不用的文件打包为一个文件，归档存放起来。但是在几乎所有的压缩包软件中，只能实现「选中文件 - 压缩」这样的两步操作。如果我想把超过一个月的文件打包起来，是不是要先挨个查看一遍文件？如果我想把重要的工作文档加密保存，是不是需要一个一个输入密码，打包压缩？

批量压缩 & 提取所有压缩文件

在 DropIt 中，你可以很快完成这些工作，比如直接设置一项「访问时间 > 7 天」来对这些文件进行处理，或是批量对文件进行加密。

想要批量完成压缩操作，我有两种常用的方法。只需在操作中选择「压缩」，在目标文件夹输入框中输入：

• %ParentDir%%ParentDirName%.7z，将所有选中的文件打包进同一个压缩包文件。
• %ParentDir%%FileName%.7z，为每一个文件创建一个加密压缩包。

至于解压缩功能，DropIt 除了支持 7z、RAR、ZIP 等常见的压缩包格式，还支持 DMG、ISO、WIM、VHD 等多达 38 种的归档文件格式。如果有什么压缩包文件是你目前使用的解压缩软件无法打开的，不如用 DropIt 试一试。

批量加密和解密

在电脑中总有一些不愿意被人看到的文件。比如重要的身份信息、证件照片、需要保密的工作文件等。这些文件可能并不经常使用，直接放在文件夹里又很容易被 Everything 等工具直接检索到，应该如何保证这些文件的安全性呢？

DropIt 提供了两种对文件进行加密的思路，一种是传统的 7z 压缩包加密方法，另一种是安全性更高的 AES 加密法。在操作中选择「加密」，并在左侧输入密码，还可以选择「处理完成后，删除源文件」，这样就可以将加密文件安全地储存起来。

7z 的压缩加密方式与常规的压缩包无异，我通常用 7z 来归档一些不适合直接放在电脑中显示的文件。如果你需要更高的安全性，也可以选择 AES-256、RC4 等其他加密方法，使用这种加密方式时，会生成 fcrt 格式的加密文件，解密时也需要用到 DropIt 的解密操作，适用范围就小了很多，因此推荐采用 7z 的加密方式。

你可以在这里下载 加密 & 解密的配置文件，加密的默认密码为 123，可以自行在协议中进行修改。

看到这里，有的同学就要提问了，Dropit 只能对文件本身进行自动化处理吗？我要是想对文件的信息、甚至对文件本身进行处理呢？

配合 IrfanView 对图片进行操作

DropIt 不仅可以单独执行，还能配合其他支持命令行的软件一起使用。这里推荐一款知名命令行图片处理工具 IrfanView。DropIt 和 Irfanview 结合恰好可以帮我完成这些工作，对图片进行简单的批量处理。

下面就以批量处理图片的两个场景为例：

1. 批量清除照片中的 EXIF 信息
2. 批量将 PSD 文件转换为 PNG 图片

手动清除照片中的 EXIF 信息

当你在文章中需要用到一些实物照片的时候，就要注意了。

这些照片中很可能包含各种额外的 EXIF 信息，比如拍摄日期、相机型号、地理位置等信息。这些信息本身是无害的，但如果直接分享就很有可能泄露个人信息，分享之前可以先在本地将照片中的 EXIF 信息批量清除。

这里需要配合 IrfanView 这款轻量图片工具一起使用，可以在官网下载到汉化包。

至于为什么要用 IrfanView？因为它不仅是一个仅有 1.6 MB 大小的图片浏览、转换、编辑工具，它还支持各种命令行操作，IrfanView 在根目录下提供了一个 i_options.txt 文件，里面列出了所有支持的命令行选项。

如果我们只是需要分享单张照片，可以手动做下面这些操作：

1. 用 IrfanView 打开图像。
2. 点击「选项 - JPG 无损操作」，取消勾选 EXIF 日期 / 时间。
3. 删去 EXIF 信息并保存。

虽然只有几个步骤，但是不能每一张照片都手动处理一遍，这样未免也太耗时了。接下来看看什么才是高效操作。

配合 DropIt 使用，批量处理图片

我们需要在 DropIt 配置文件中新增一个协议，配置如下：

1. 名称：批量清除 EXIF 信息
2. 规则：*.bmp;*.gif;*.hdr;*.ico;*.jpeg;*.jpg;*.png;*.psd;*.tif;*.tiff;
3. 操作：打开方式
4. 目标程序："C:Program FilesIrfanViewi_view64.exe" "%File%"/jpg_rotate=(0,1,0,1,0,0,1,0)/cmdexit

说明一下最后这段命令的意思："C:Program FilesIrfanViewi_view64.exe" 是 IrfanView 的安装目录，如果你使用的是绿色版，需要修改到它的位置。"%File%" 是 DropIt 内置的变量，意思是「不包含扩展名的文件名」，这些内置变量是可以直接选择的，不用记住。/jpg_rotate=(0,1,0,1,0,0,1,0) 是 IrfanView 的提供选项，0 和 1 分别代表不同选项的开关。第 7 项的 1 是「清除全部标记」，第 8 项的 0 是「不保留 EXIF」。其他选项的意思可以在 i_options.txt 中查到，这里不做赘述。cmdexit 是指执行完操作后，自动关闭窗口。

保存这条协议，把图片拖到 DropIt 的图标上，即可实现批量清除图片 EXIF 了。这个操作会覆盖原图，所以在尝试执行前对照片做好备份。

你可以在这里下载 清除图片 EXIF 的配置文件。

将 PSD 源文件批量转换为 PNG 图片

我负责的文章经常需要用 Photoshop 制作题图。收集到的素材有部分是 PSD 格式的，如果我希望看到一张缩略图，那么我不得不打开 Photoshop 看一眼，保存为 PNG，然后再打开另一个……很多图片转换工具仅提供图片格式之间的互相转换，比如 JPG 转 PNG、GIF 转 JPG 等。但是面对 PSD 这种格式的文件，很多图片转换工具就无能为力了。一个一个打开 PSD 再逐个保存，实在是件麻烦事。

其实配合 IrfanView，就可以把 Photoshop 的 PSD 源文件直接转换为 PNG 格式的图片。

先在 i_options.txt 文件找到图片格式转换的指令——

i_view32.exe c:test.bmp /convert=c:giftest.gif

解释一下这段代码：使用 IrfanView 工具，将 C 盘中的 test.bmp 文件转换为 giftest.gif 文件。

我把这段代码放进 DropIt 中，稍作修改，就变成了一个新的配置文件——

1. 名称：批量转换图片格式
2. 规则：.bmp;*.gif;*.hdr;*.ico;*.jp2;*.jpe;*.jpeg;*.jpg;*.png;*.psd;
3. 操作：打开方式
4. 目标程序：

最后保存配置文件即可。

这样，你就可以用 DropIt 实现批量转换图片格式功能了。无需打开 PSD 就可以将 PSD 源文件直接转为 PNG 格式的图片。

你可以在这里下载 图片转换的配置文件。

学会了这些，你就可以愉快在你的小伙伴面前装逼了。

不过最后还有一个小问题——

如何使用别人的配置文件

上面提供了一些示例的配置文件，放在了每一段的结尾，不会用就糗了。那么如何使用这些配置文件呢？

首先找到 DropIt 的安装目录，默认位置是 C:Program FilesDropIt。它的配置文件存放在这个目录下的 Profiles 文件夹中，也就是 C:Program FilesDropItProfiles 目录中，再打开 DropIt 就可以看到配置文件了。

DropIt 可以做到的事情非常多，还能使用其他软件的命令行功能作为功能上的补充，在文件管理方面是一把好手。

正如标题所言，你可以仅靠这一款工具，打造出一个全自动的文件管理体系。

本文由我撰写，首发于少数派，略有修改。

谢邀（假装是被邀请地来自问自答好了

说到工作效率，其实很简单。提高效率有倆宝，一是用最适合自己的工作技巧，二是用最适合自己的工具。只要找到了用得称心顺手的应用，你的工作习惯会因为这些工具而变得越来越好，自然而然地就会养成自己的工作方式。

养成实用任务管理的习惯

摸鱼一整天准备美滋滋地下班了，上司突然来了一句，上星期和你说的 XXX 做好了吗？这时你一脸懵逼，卧槽，我怎么就忘了？？？

如果你是新手，那么就从最简单的系统日历开始。把当天和将来要做的工作都列在日历里，这样所有的工作任务都会一目了然。除了可以知道你现在和接下来的工作计划，它也可以帮你回溯，昨天吃了啥你都不记得，如果问上个月你做了什么工作？去年你做了什么工作？这时翻一下日历就知道了。

坚持做月总结

总结真的吼！在做总结时你可以清晰知道这个月的工作成绩。但是总结应该出现什么数据？坚持做了一年月总结的人来说说，哪些数据是一定要出现的：

1. 工作的详细数据总结
2. 有什么好的大突破
3. 遇到了哪些问题
4. 你是怎么解决这些问题的
5. 下个月计划

这样子，上司自然就会清晰知道你的工作情况：哪方面做得很棒棒、出了问题怎么机智地解决、接下来你对工作的思考……

所以说！总结真的能决定你的升职加薪之路！

这些工具你值得拥有

• Copied：在工作中，如果你也像我一样经常需要用到一些重复的文本，那么 Copied 简直可以为你争分夺秒。你只要把经常用的句子存在 Copied，就可以反复食用了。

• Manico：把最常用的工具设为快捷键。安装打开后，按下 「Option」 键，屏幕中央会出现类似切换器的图标栏，默认设置下显示的是 Dock 栏模式。

• Alfred：Alfred 的功能很全且很强大，我最常用的是它的「搜索功能」。你只需要打自己设定的短语，就可以快速地搜索到想要的内容。

你也可以在 Alfred 的 Web Search 中新建各种关键词搜索。在 Freferences - Web Search 中新建关键词搜索就行了。比如豆瓣电影

分享几个常用的 URL：

1. 淘宝 - https://s.taobao.com/search?q={query}
2. 张大妈 - http://search.smzdm.com/?c=home&s={query}
3. 豆瓣电影：http://movie.douban.com/subject_search?search_text={query}&cat=1002
4. bilibili：http://search.bilibili.com/all?keyword={query}
5. acfun：http://www.acfun.tv/search/?#query={query}
6. amzon：http://www.amazon.cn/s/ref=nb_sb_noss?__mk_zh_CN=%E4%BA%9A%E9%A9%AC%E9%80%8A%E7%BD%91%E7%AB%99&url=search-alias%3Ddigital-text&field-keywords={query}
7. 人人影视：http://www.zimuzu.tv/search/index?keyword={query}

• Wox：Alfred 的 Windows 同款。Wox 支持安装各种插件，从而实现剪贴板历史、进程管理、文本翻译、进制转换、快递查询等扩展功能。

• command Q：如果你像我一样经常会手残按错快捷键，导致应用或网页关闭，Command Q 可以很好地治手残症，当你按下 command + Q 的时候，则需要等上好几秒才会真正关闭应用或窗口。

• Fences：作为我们每天最经常看到的界面之一，桌面的整洁可以极大的提升使用效率。如果你不想经常整理桌面，又习惯把各种文件都随意扔在桌面上。那么，Fences 就是为你打造的桌面效率神器。

CheatSheet：快捷键真的很难记！但是用好了快捷键真的超！级！有！效！率！如果你也像我一样经常都要搜索「XXX 的快捷键是什么？」，那 CheatSheet 可以拯救你。

在大多数 App 界面中长按 Command-? 直接呼出该软件的全部快捷键，可以说是非常的方便了。

WGestures：你可以在任何时候通过鼠标右键绘制手势调用 WGestures 来执行窗口控制、网页导航、文本处理、音乐播放、快捷键及脚本命令等各种操作。熟悉之后，可以极大地提升日常操作效率。

如果你用 macOS，可以看看我之前的回答，相信也能帮你提高不少效率：

• macOS (OS X) 平台上有哪些值得推荐的常用软件？
• 有什么让你相见恨晚的 MacBook 使用技巧？
• 程序员如何优雅地使用 macOS？
• 提升 Mac 使用幸福感的小工具
• 把 Mac 菜单栏变成万能工具箱

如果你用 Windows：

• Windows 下有哪些能极大地提高工作效率的软件？
• Windows下用过之后就离不开的冷门软件？
• 如何优雅地使用 Windows 10 ？
• Windows 下优秀的写作软件有哪些？

我是搞计算物理的，刚清点了一下专门用来装科研数据的硬盘，发现自己在博士期间使用并保存了大约60万个文本文档，基本上是各种各样的代码、模型、和数据。

手动管理这么多文档是不可能的，除了自己写一些脚本来处理文档，以下三个软件对提升工作处理效率也是很有帮助的：

1. Notepad++，文本编辑软件，比记事本写字板好用太多。常用功能有：批量编辑文件、批量查找替换、支持正则表达式、代码高亮、多列编辑...
2. Everything，文件搜索软件，搜索速度极快，支持匹配文件路径、类型、正则表达式等高级搜索功能，处理大量文件名类似的文档时，跟Notepad++几乎是绝配。
3. FreeFileSync，用来备份你的重要文件。靠电脑吃饭的人如果不装一个备份软件，当你误删重要文件时，或者电脑故障硬盘损坏时，你一定会后悔的。

这三个软件基本上都是免费的，软件小巧安装简单，详细介绍点这里：

小侯飞氘：Notepad++, Everything, FreeFileSync——提高工作效率的三个免费软件神器

先感谢 @老麦 的邀请 ~ 以前写过大量效率工具的评测，这次尝试从通用的角度，以思路、工具、场景为切入点来聊聊这个话题。

首先，效率是一个很复杂的问题，百科给出的解释如下：

效率是指在给定投入和技术等条件下、最有效地使用资源以满足设定的愿望和需要的评价方式。

换成大白话其实就是如何让一系列任务的完成又快又好，当然我们也还需要考虑成本。

举个例子，我们需要打扫厨房卫生，对于有些人来说准备好顺手的工具和规划好打扫的步骤能最大程度的提升效率；而另一部分人决定请两个阿姨来一起打扫快速搞定是效率最高的方案。

效率会（但不仅限于）与工具、思路、成本有较大的关系，任何一个方面的增强都会有助于效率的大幅提升。而这里面成本对于不同的人来说是具备较大的弹性的，所以很多情景下综合角度考虑增加成本也许就是最佳方案（答题杠精可以睡了）。

这里我们先抛开成本，先聊聊工具和思路两个角度。日常生活中效率是一个很泛的概念，我们可以用它们来完成单点需求，也可以串联起来完成一个完整的任务。

举几个常见的效率的场景：

• 输入的信息
• 信息的获取
• 问题的研究到输出结果
• 写邮件、PPT、简历等各类文档
• ......

macOS 上有很多非常优秀的工具来帮我们解决单点上的效率问题，这也是其魅力之处。以前在专栏写过很多，这里简单和大家罗列一些：

01. Alfred

Alfred 应该很多使用 Mac 的同学都有所了解，它也是我在 Mac装机必备的十款应用 - 系统增强篇 首推的工具之一。

通过它我们快速的从某一个网站获取搜索结果，而不用打开浏览器、输入 URL。

也可以利用 workflow 快速执行某一个操作，而不需要进入复杂的操作。

02. PopClip

如果天冷，连键盘都懒得敲，我们还可以利用 PopClip 在 Mac 上任何一个地方划词来完成同样的输入、搜索工作。

03. TextExpander

TextExpander，是一个输入缩写工具。比如：

• 输入 ;md 帮我自动完成单词 Material Design 的填写；
• 输入 ;dd 帮我自动填写今日的日期（2018.10.25）；
• 输入 ;sfz 帮我自动填写身份证号；
• 输入 ;ph 帮我自动填写手机号
• ...

按照自己的常用习惯配置后，可以帮助我们大幅提升输入效率，而且还不会有输入错误（比如身份证、电话、邮箱等）。

04. Fantastical

Fantastical 是一款的日历管理工具，最大的特色是其语义化的输入方式。比如当我想起明天要去洗车，可以打开它直接在输入框里输入「去洗个车 tomorrow 1pm at 公司洗车房」，来一次性完成日历的添加工作。

05. Moom

如果经常需要多个窗口调整来进行工作，我们还可以用到 moom 来通过快捷键快速调整窗口尺寸和位置，打造适合自己的分屏工作模式。

类似的效率还有很多，这里就不多说，有兴趣可以去我专栏里看看。

当然，这里我们也不能忽略我们最传统、历史最悠久的工具 - 笔与纸。笔与纸的最大好处就是几乎的零延迟，心里想到就能落到纸上。

写写画画除了方便快速，还能走心，能帮助自己真正把事情想清楚，省去了工具带来的自身（操作&学习）成本。比如 @老麦 的这篇回答 - 老麦：有哪些能极大提高工作效率的工具、技巧、方法？

不过呢，笔与纸其实也有很多麻烦的地方，时间一长也不好找。所以想了很久最终还是买了大法的 RP1 来全面代替笔与纸。

以上这些无论是 app 工具还是实体设备，也都需要一定成本的投入。有些人会觉得用得着、值得花钱，但有些人却不以为然。这也与每个人的习惯和方法有关，大家完全应该按需对待，并没有标准答案。

前面我们有提到，工具解决是某一个具体任务，但可能并非一件事情。所以我们有时候需要多个工具结合思路来整体的提升效率。这里给大家举两个自己的最实际的场景做案例：

01. 日常工作安排

工具方面主要使用 Fantastical 和 OmniFocus。前者用来管理有具体时间约束的工作，后者用来无具体时间约束的任务。

从工具角度来说这两者能管好自己的工作，也能让自己依旧搞得一团浆糊，所以这里还需要结合自己的情况来确定使用思路。

比如我自己的会遵循几个关键点：

• 有时间约束的录入 Fantastical ，没有时间约束（或未确认）全部录入 OmniFocus；
• 通过 OmniFocus 的「预测」面板管理当天所有的工作和任务；
• 任何出现的任务第一时间先加入 OmniFocus 的 inbox，后续再进行时间、关联事件等信息的补充整理；
• 每个任务的结束时间点设置在下午 5 点半，这个时间会统一检查，对晚上的工作时间做些预判；
• 每天晚上关电脑前再次检查一次，对第二天的工作安排做整理，超出时间能力之外的先延期；
• 为每一个任务创建关联，可以是在哪里、与谁聊等具备情景化的角度。

这样做的好处呢，首先是确认利用工具协作的机制，并将其使用方法对应到自己日常的情景中，确保使用操作时的思维平滑度。 当然，OmniFocus 是一个非常强大的工具，每个人的使用方法都不一样，大家如果感兴趣还可以看看之前从另一个角度出发的思考。

02. 写 PPT、写总结、各种写...

写 PPT、总结是普遍的难题之一，经常是写了改、改了删、删了又重写...

其实对于这类写的工作，个人看来最有效的经验有两个：

• 永远不要从 Powerpoint（or Keynote）开始
• 一定要先写好大纲，明确每一页要表达的核心观点或信息

然后再进行内容的填充和润色。

在写大纲这一块，我最为推荐的就是 OmniOutliner。每次的 PPT、文章、甚至是知乎的长回答，我都会选择先从大纲入手（比如今天这篇），先确定自己要写的结构。

类似的场景大家一定也能想到很多，也听到过很多解决问题的工具，这里就不在重复。

工具始终只是工具，适不适合、能不能用好是需要结合自己的场景来摸索的。了解工具的能力、找到最好的整体思路才是我们提升效率的最好方法吧。

end.

谢邀，

我做了个简单的知识梳理，

希望对所有职场人士有所帮助！

一、如何制作自己的PPT

1. 新手必学的6个PPT常识！

2. 图片质量差，如何把PPT做得高大上？

3. 这招“贱变”大法，让你的PPT妖艳到逆天！

4. 做了一个高大上的PPT，如何把它分享到朋友圈？

5. 如何用PPT装出一个不同凡响的逼？

6. 【神器推荐】如何把一个100M的PPT，压缩到只有10M？

7. 如何为PPT寻找合适的配图？

8. 缺少素材，如何做出高大上的PPT？

9. PPT做的不好？可能是因为你不够“极端”！

10. 如何做出高大上的中国风PPT？

11. PPT素材哪家强？

12. 如何让你的PPT看起来很整齐统一？

13. 内容较多的PPT，用什么风格排版才不拥挤？

如果你能以上关于PPT的十三章，能完全扫一遍，

你就是老板眼中的PPT之神，公司的顶梁柱。

二、职场工具篇

1、有哪些软件可以提高日常办公效率？

2、少数派编辑们在用哪些「利器」来提高效率？

3、云端：常用办公软件

4、有哪些电脑软件堪称神器，却不为大众所知？

5、办公中，把 Excel 函数用到极致是怎样一种体验？

6、有哪些非常好用又常用的电脑技巧？

7、有什么让你相见恨晚的 MacBook 使用技巧？

8、Word 有什么技巧，让你相见恨晚？

9、系统自学ps教程大纲（必看篇）

三、职场小技巧

1、工作几年之后，有什么实用的职场技巧分享？

2、在人际交往中你悟出过什么道理？

3、什么是同事打死都不会跟你说的「职场套路」？

4、你有什么经验一定要分享给初入职场的新人？

5、有哪些事让你觉得「学到了」？

6、职场中有什么禁忌？

7、生活中你有哪些观人术？

8、有哪些是你踏入社会才明白的道理？

四、提高工作效率的小方法

1、有哪些简单好用的提高工作效率的小技巧？

2、酷拉皮卡：如何记工作笔记以提高工作效率？

3、电脑桌面到底怎么用才能提高工作效率？

4、日常生活中你都利用哪些app来提高工作效率和生活质量？

5、提高工作效率和能力的4个方法策略！

6、六款营销工具能让工作效率提高百倍，但是你可能一个都没听说过

7、谭庆波：快速提高逼格的电脑快捷键有哪些？

坚信，有用的才是最好的，

高大上，但是用不到的，都是土坷垃。

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公众号：【果老兄】

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不说了，你们先赞先关注

我和老板果老兄申请Iphone，单反啥的了。

一、Inpaint (31M)-图片去水印

曾经以为，Photoshop的精品制图章是我去污、除水印的骄傲。

直到有一天，我遇见Inpaint。

顿时感觉自己的智商受到了侮辱，“工具用得好，下班走得早”这句话振聋发聩。

如果说，Photoshop是郭靖武学之中的降龙十八掌、左右互搏，那Inpaint一定是老顽童周伯通的空明拳，清新有道、四两拨千斤。

Inpaint无需安装，U盘式生存，即打即用。

点击左侧红色圆点，鼠标变为涂抹画笔，涂抹右下角水印，点击上方绿色图标“处理图片”，完成。

同样，我们还可以根据Inpaint强大的算法，去除照片中的污渍、修复老照片、删除日期戳记......

二、幕布（34M）--编辑与可视化完美结合的知识管理工具

“管理你的大脑”是这款软件的slogan。

听上去是有点浮夸。

这款软件通过层级式的编辑，梳理你的知识体系。

一个圆点就是一个主题，每个主题下面可以有小主题，一层一层分支式排列。从而整理你的内容、细化你的计划、甚至激发你的灵感。

如果仅仅是这样，也 too young、too simple。

幕布还可以将大纲式文本一键转换成思维导图，增强了用户的可视性。

我已经用幕布思维导图了半部中国历史了。

对了，这款软件拥有PC端和APP两个版本，业界良心。

三、维棠FLV视频下载（34M）--支持包括央视在内的300多个视频网站的视频下载

解析人家的视频网址，为什么维棠还没有被打死？

像硕鼠（另外一款视频下载工具）一样，维棠一直在坚守着保护版权的底线。

视频网站不乐意它就不提供解析，也绝不为付费视频提供下载解析。

如果你正在为找不到视频下载按钮抓耳挠腮时，如果你正在吐槽视频网站不人性化时......维棠的出现绝对可以让你惊呼“哇塞”。

复制视频地址到维棠，解析成功后，即可下载。

四、Everything（1.4M）-秒杀Windows的文件检索工具

巨无霸的每一个缺憾都可能成为小人物颠覆权威的机会。

相信每个人都见识过Windows蜗牛般的检索速度，慢而悠闲。

于是，可爱的程序猿们就敲出了Everything。

1.4M的体积让普通用户，无需设置，输入文件名即可快快快快快快快速完成检索。

Everything，超低的颜值下是一颗奔跑的心。

五、Ocam（10M）-第八次安利的录屏软件

如果小巧也是一种错，那Ocam一定是千错万错；

如果方便简单也是一种罪过，那Ocam应该遭受千刀万剐。

可能，这是对Ocam最高的评价。

六、ScreenToGif（2M）--最让人依赖的动态图捕捉工具

我们经常会遇到这样的情形：给别人演示软件的安装和配置步骤，捕捉某些精彩的瞬间......

但苦于网络传输的限制，gif图就成为我们最好的选择。

ScreenToGif是一款非常轻便的屏幕动态图捕获软件，它可以快速录制屏幕上的指定区域，并将其保存为GIF动画文件。录制后还可以对gif进行编辑，例如删除不合适的某一帧。

软件只有2M，免安装直接运行。

七、Snipaste（12M）--向QQ截图说再见

如果你真把Snipaste当成截图工具来用，无疑是大炮打蚊子。

魔术棒一般的自检功能，帮助你快速识别截取区域。

提供8 大类图片标注工具：矩形，椭圆，折线，箭头，画笔，记号笔，文本，马赛克/模糊。并且，每个标注都可以二次调整。

另外，这款软件还可以提取颜色、截长图......

所有的安利都显得苍白无力，用过的都说好，它好你也好。

八、http://bigjpg.com（在线）-AI人工智能图片放大

模糊的图片不能变得清晰。

体积小的图片不能变大。

在人工智能出现之后，都将成为历史。

http://bigjpg.com是一个人工智能图片放大网站，它使用深度学习技术——深度卷积神经网络，将噪点和锯齿的部分进行补充，实现图片的无损放大。

最后，我将这些小工具打包（150M）上传到了网盘，有需要的可以 公众号：晓技术，后台回复“小工具”进行下载。

说到能极大提高工作效率的工具，就不得不说我们Canva啊，简单几步轻松搞定自己的设计！然鹅这一次我们不光推荐自己，还是和大家分享一下关于提高图文搭配的一些小技巧！

01.构图

文本与图像的排列可以成就一份设计也可以毁了一份设计。文本太小，背景繁杂，或有其他元素降低易读性，都会使作品效果大打折扣。文本只是一个方面，图片的摆放也尤为重要。所以需同时注意以下两个方面：

• 图片的构图。无论是选择自己摄影还是选择别人的照片，都要注意照片的留白，画面背景需留出足够的空白放置来文字（除非你想添加其他设计元素装饰字体，或者制作精细的背景，之后我们再讨论这个问题）。案例中的杂志封面是一张有大片的天空的垂直的景观照。有大片水域或者天空的自然景观照是放置文本的绝佳背景，简洁干净的留白能够突出文字。

• 图文的结合构造了整体构图。相比细节，设计更看重的是整体。即使同时使用了好照片，好看字体，好文案，如果构图不好，效果也会大打折扣。构图方法之一是根据图片的形状来摆放文字。下面案例中，网页主页文字围绕着宣传产品图片（桌子）摆放，文字左右错开，既具创造性又和桌子图片形成视觉上的平衡。

或者尝试其他的摆放布局，不要局限于将文字放置在一张背景图片上，文字和图片可以有很多种组合方式。看看下面这个案例，背景照片被剪裁拼贴成摄影镜头的模样，文字正好置于镜头中间。

下面的案例使用剪贴蒙板将图片填充在文字里，效果很漂亮。

02.建立焦点

焦点是一张好的构图的关键。焦点是吸睛的视觉元素，具有引导读者浏览你的设计的功能。如果一个平面设计作品中同时含有文字和图片，那么焦点只能在文字和图片中二者选其一，先决定哪一个更重要，再通过颜色，尺寸，位置或其他手段来突出它。案例中作者用度假景点的照片作为焦点，符合了旅游网站的定位。在此设计中，度假景点的照片延展到了全屏且颜色最深（其他的设计元素都是浅色），自然成为了读者的第一关注点，同时，垂直线、图形的使用也吸引了读者观看文本。

下面的案例选择了文本作为焦点。文字的字体醒目夸张，尺寸大，图片置于底部图层且用了透明叠加。文字和图片的摆放使用了分层效果，使构图有了动态感。

如果你觉得文字和图片同样重要，也可以选择将它们同时突出。下面的图书封面将文字缠绕花朵摆放，达到了使读者同时关注文字和图片的效果。

03.平衡

画面平衡也是平面设计的一个重点。想象一下，如果一个大人和一个小孩玩跷跷板，会很不平衡，设计也是如此，如果某部分过于繁杂会导致整体画面不平衡。平衡问题和焦点问题不同，视觉重量大的部分通常会与其他设计部分视觉分离。设计元素太纷繁杂乱，或所有的内容都挤在了一边，或摆放出了问题。这些都会导致画面失衡。对于一个只有文字和一张图片的简单设计，比如登陆页面和书本/杂志封面，画面平衡很重要：设计元素越少，越难布局。下面案例的包装设计中，品牌名称和图片达到了很好的平衡，字体和图片大小相同，颜色一致。图片本身为文本提供了摆放的空间，用于描述产品的名称和成分。

下面的案例通过简单地将文字置于左边达到了画面的平衡。如果将文字放在右边，就会和右边的人物剪影构成双重焦点，留下左边一大块空白，导致画面失衡。而将文字放在左侧，画面左右两边视觉等重，达到了平衡。

04.图片选择

平面设计中，图片有着很大的作用，它能为设计奠定背景、基调和感情。图片和文字搭配的好，读者会轻易领悟到作品的内涵。所以，除非你故意想创造些视觉上的矛盾，你最好使用和文字相匹配的图片。下面是一个非常有趣的案例，图片中模糊的形象和放置在男人眼睛上的文字都加强了“伪装”的主题，正好和书名一样。这些设计共同促进了文字和图片的搭配，它们之间的关系清晰又有趣，连贯地连接在一起。

看看下面案例中的包装设计：还有什么比五颜六色的蔬菜照片更能展示产品的新鲜健康？另外，“新鲜”，“农贸市场”，“季节”这样的文案加深了产品新鲜健康的印象。

05.给你的文字创造一个背景

如前所述，为你的文本创建一个易于阅读的空间是很重要的，有两种方法可以做到：

• 选择带有空白处的图像。这又回到了关于构图的第一个秘诀。带有大而清晰的区域、模糊的焦点的照片是最好的选择。若文本后的背景精细复杂，会影响读者阅读。

例如，这张社交媒体图片的背景使用了模糊效果，模糊度恰使读者足以识别文字。

• 编辑或添加滤镜。当你为你的设计找到了完美的图片，但不适合将文本放在其顶部，它也没有多余的清晰的空间，或者它有很多有趣的细节。通过一些小技巧，你仍然可以使用它。
• 添加一个图形：用纯色和透明色的图形只覆盖背景的一部分，再将文本覆盖在图形上。

• 添加一个透明的颜色叠加图层：用透明的颜色图层覆盖整个背景，淡化背景的细节，再将文本覆盖在叠加图层上。

• 调亮或调暗图像：如果不想在背景上添加别的东西，试着调亮或调暗图像。例如，下面的背景被暗化后，白色的文本凸显了出来：

这个案例中，每个网格中的照片本身颜色就很深，作者给每张照片的底部又添加了黑色的渐变用于放置文字。

06.用色彩和对比度提高可见度

不用其他的技巧，颜色和对比度是凸显文字的好方法。选择颜色方案有很多方法，现在让我们来看看有关搭配文本和图像的方法。

• 直接在图像中取色，应用到文字上去，如下面案例所示，效果很和谐。

• 用对立色会给设计带来强烈的对比感，视觉效果。你可以在色轮中选择对立的颜色，如蓝色搭配橙色，或者紫色搭配黄色，如下面案例所示。

你可以尝试用颜色达到对比的效果（如前所述），也可以尝试通过大小、形状、位置等实现对比。下面的明信片设计采用了上述所有的对比手法：鲑鱼红和蓝绿色形成颜色对比；文字的大小，字体的选择形成对比；倾斜弯曲的“ROAD”一词与明信片中的水平元素形成对比（但是与倾斜的小山弧度一致）。所有的这些创造了一个有趣吸睛的作品。

来，大声告诉我，今天你用Canva了吗？

==========简单设计的分界线=========

Canva是全球最大的在线设计平台，提供海量免费中文模板，涵盖海报，传单，演示文稿，Banner，简历等多种设计场景，还有百种中文字体和百万张版权图片素材，供你免费使用。无需掌握设计技巧，就能做出精彩设计。

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作为一个机构号，是的，此刻我压根就没想打广告这回事！而是真挚，严肃的想跟大家分享几个隐藏很深，但是能把邮件归纳的整整齐齐的小功能～～

• 来信分类

邮件杂乱无章、一封邮件就换一个事件是邮件处理低效的一个重要原因。邮箱大师【设置】里的“来信分类”可以解决这个问题。

比如两个项目同时进行时，【用户调研收集】的邮件在【文件夹1】中收信，【下季度规划】的邮件直接进入到【文件夹2】中，从源头上进行分类，就会便于处理。像在混乱的火锅里，把肥牛虾滑金针菇轻松分开，想捞什么就捞什么的快感～

• 邮件整理

虽然【来信分类】可以给“乱病”去根儿，但是，对于“太长不看”和“马了再说”的同学来说，这个功能还是略显复杂。没关系，大师还有一个随和的好功能——【邮件整理】。邮件整理功能，就是在查看邮件时，按照【特定关键词】或者【特定收件人】进行聚合，这样一来，邮件就可以被乖乖的集合在一起了！比如，把周报，聚合在一起；行政通知，聚合在一起；申报资料，聚合在一起。这样重复性的邮件都归纳起来，真正重要的邮件，就可以凸显出来了。

• @功能

现在，收件已经安排妥当，再让我们来说说发件这回事。写邮件，最担心收件人看不到邮件（或者假装看不到邮件）。为了解决这个问题，邮件也可以像微信一样@联系人了。@之后，收件人会收到一封带有特殊黄色标签的邮件，并伴有：这封邮件提到你，不要假装看不见啊！！！的喊声（并不会）。点开之后，邮件正文里也会给Ta的名字打上黄色高光，并伴有：看这里，别的事跟你也没关系！！！的警告（也没有）。这样，收件人只看跟Ta有关的内容就好。发件人喊话成功，收件人get到重点，这哪里是高效！简直是又高又效！高高效效！！！

4. 最后一个点，邮件群

是的，好好发邮件能提高团队效率。外部合作时，为了同步进度，对方需要添加多个收件人，低效！外联的同学收到了合作邮件，还要转发抄送给大家，低效！小组内成员变更，跟合作方重新沟通，更改联系人等等，惨不忍睹！那么这个时候，一个唯一不变的邮件地址就十分重要了。邮件群，顾名思义，就是给邮件人，建一个群。这个群，可以容纳多个成员，还可以进行人员变更。从此，多个地址变一个！群里成员进进出出，群地址都不变。对外联络，对内共享，只要一个地址就好啦～～

以上

我说两点务实的方法，无成本且零门槛。

1. 随身带个笔记本，随时把想到的点子和待办事项记下来，不时地翻一翻。

如果你多观察一下金融、科研、咨询等行业的工作习惯，就会相信随时随地记录不是“拿腔作势”，而是有实际效用的，毕竟「好记性不如烂笔头」。

记录过程不必拘泥于格式，无论是手写、电子、用软件速记，或者多种模式结合，目的都是帮助自己理清思路，来突破大脑“有限的内存”，连点成线。所以不要舍本逐末去追求美观，要怎么方便怎么来。同时要回看并标注已经完成或者过时的信息（在文末附了几张我的潦草笔记来说明这一点），这样才算是完成了信息输入->消化->抛弃的过程，才算是有价值的。

2. 多和和别人讨论。即使只是对着空气说出自己的想法，也能帮助人厘清思路。

不知道大家有没有这样的经历，很多时候百思不得其解的事情，跟别人聊天的过程中就找到了解答。有些困扰自己已久的难题，在向别人复述时往往就不攻自破了。在程序员中，有一种神奇的纠错方法：小黄鸭调试法_百度百科，就是利用了这个原理。

这种现象的成因是什么呢？大概是因为你要想跟别人说清楚一件事情，就需要将其条理性的介绍给对方，这个过程就是梳理逻辑的过程，就可以解决问题。而讨论过程中，往往也能激发思路，按下不表。所以遇事不决时，不要闭门造车，要多和别人聊聊，可能有奇效。

很多实用的人生经验其实都是大白话。但知易行难，人与人的差别在于你是空想家还是行动派。

希望你是后者。

给大家看几张我的笔记本照片，就知道我践行了「格式、美观真的是身外之物，要抓住问题的本质」的准则 :)

这个技巧是我从《Google 工作整理术》这本书中学到的。

我们日常工作中，总会遭遇突如其来的思维转化，被各种情况打断思路：比如你正在准备一个活动方案，这时候老板让你让你临时参加一个会议，等你开完会，又要花一些时间才能进入原有的状态，甚至有时候还会错过难得的灵光一闪。

我们很难避免这种情况的发生，但却有办法减少每天发生的思维转换。更重要的是，我们可以把每 次思维转换造成的负面影响减小到最低程度，也能减缓由此给大脑带来的压力。

这个技巧就是：及时加注解。

比如说，当你计划明天上午完成活动方案时，在日程表的条目上不应该只写「准备活动方案」，而应该尽可能详细地加上背景信息，这些信息可能是包括活动目的、活动时间、预算、人员配备、注意事项等等。

实际上，程序员写代码时的注释也与这个技巧殊途同归。一方面是为了协作的同事方便理解，另一方面也是让自己能够尽可能快地进入状态。

人类的短期记忆能力非常有限，只有大约 7 个事物能在短时间内被记住，我们自以为很重要一定能记住的事情，很可能几分钟就忘得干干净净。

人生苦短，及时注解。

如何提高工作效率？有两种方法，一种是借助外界工具辅助提高工作效率，还有一种是从自身解决，两种方法具体怎样体现？

壹伴此前已经回答了提高微信公众号运营效率的工具、高逼格GIF动图查找工具、无版权图片网站等问题，都是提高工作效率的工具，在这方面颇有研究。针对题主整理文件、制作好看的PPT、管理工作日程和重要邮件、快速会议记录的需求，下面会推荐一些极速提升工作效率的工具方法，学习成本低，更有一批浏览器插件神器，不可错过！

浏览器插件

我们日常大多数工作都依附在浏览器完成，一款好用的浏览器插件帮助我们提高网页浏览效率，减少跳转其他网站的时间，一个小小的窗口就能省时省力，以下这些插件神器，相信你会一一试用。

• 壹伴 - 提高微信公众号编辑效率

安装这一个编辑器插件，就不用结合其他多个编辑器使用了。直接在微信公众后台完成排版、图片搜索编辑、秒刷样式，更有采集文章、采集图片、采集样式、数据分析、错别字检查等多项黑科技功能。

• Distill Web Monitor - 网站数据监控工具

当你想监测网站的数据变动，包括竞品功能更新情况，这款插件能很好地作为你的监控工具，你可以选择监控“部分页面”或“整个页面”，设置提醒时间，通过电子邮件、短信、声音、弹窗等多种方式收到后台的消息通知。

• SimilarWeb - 你想分析竞品的流量来源吗

各行业都需要这个小插件！有没有一个插件能分析所有网站的各项数据，比如流量、访问人数、用户的兴趣网站？SimilarWeb能做到！在你停留任意网页时，点击右上方的插件图标，即能查看当前网站的所在类别排名或国家排名，流量来源详情，关键词搜索，还有其他相似网站，帮助分析竞品。

• Evernote Web Clipper - 印象笔记剪藏，看见什么剪什么

好用的截图插件，选中整个网页、网址或截图部分页面，可添加文字、箭头划出重点，随时同步至印象笔记的手机端和电脑端。

• 捕捉网页截图 - 简单好用的截图工具

普通的截图工具只能进行简单的截图加箭头和文字，捕捉网页截图功能更全面，可实现网页长截图，随意调整截图区域注释文字的大小和字号，还有箭头的位置，重要的是，保存为多种格式甚至是GIF，直接上传到多个平台也可以是电子邮箱。

• Anything to QRcode - 生成解析二维码

将网址、文字、图片等内容一键生成二维码，轻松解析二维码内容，没联网也能使用，最新版本解决了之前不能修改二维码尺寸的缺陷。

• 二箱 - 以图搜图，查找图片来源

设计师必备神器，看到任何图片，都能搜到它的来源，搜到的结果都来自谷歌、百度、必应等8大引擎，截图视频里面的图片照样能搜索，还能提取图片。

• Tab-Snap - 一键复制浏览器的多个网址

复制粘贴多个网址很麻烦，来回切换不同的页面浪费大量时间。Tab-Snap可批量复制当前浏览器的所有标签网址，作为收藏备用。还能一次性打开多个选中的网址，只需打开一个新的窗口复制在Tab-Snap后台即可，复制的内容只保留网址部分。

• 滴答清单 - 人人必备的清单工具

一个插件集日历、记事本、完成工作计划等多项功能于一身，帮你管理日程工作，按设定的时间提醒，你可以记录下任何感兴趣的事，和同事朋友共享你的清单。

• Wikiwand - 让你以更优雅的方式阅读维基百科

维基百科的阅读界面正文穿插着目录，很混乱，严重影响阅读体验，Wikiwand的出现优化了整个阅读界面，视觉更舒爽。还能调节颜色、字体，登录Facebook后保存书签方便随时阅读。

• Vimium - 没有鼠标，也能快速浏览网页

鼠标键盘的来回切换浪费日常大多时间，Vimium的出现让你脱离鼠标，简单的键盘使用就能操控整个网页，利用快捷键标识页面中可点击的元素，此后滚动页面、打开新链接、搜索标签及历史记录、切换网页、关闭刷新恢复当前页面都方便多了。

• LastPass - 不用记住多个网站的密码，有它就够了

网页密码管理器，储存用户名和密码，形成密码数据库，无需重复输入，安全可靠。支持跨平台使用，无论是Windows浏览器还是手机端，换电脑也可以登录。

• SessionBox - 同一个网站登录多个马甲号的神器

在切换不同账号登录同一个网站时，总需要退出当前帐号才能登录另一个账号，SessionBox实现多个账号无缝切换登录，同时也能在多个设备上同步登录。

• Adblock Plus - 自动屏蔽所有广告

你是不是也出现过为了关掉网页的广告，常常误进那些乱七八槽的网站，Adblock Plus能拦 截网页内所有显眼的广告，页面加载速度也更快，视觉效果更清晰！

• iBookmark Bookmarks收藏夹 - 分列展示你的收藏夹

Chrome书签栏通常只有一页显示，查看最新添加的网站需要滑到底才看得到，这个收藏夹插件安装后会将所有的书签以列表的形式展示，置顶最常访问的网站，支持快速搜索查找。

• 书签侧边栏 - 让书签栏不再隐藏

侧边栏可放置在网页的左右两侧，有搜索框输入查找，可按照最新添加、最常使用多种方式排序，帮助你管理杂乱的书签。

• 扩展管理器 - 你的智能扩展管家

下载了以上这么多扩展程序，全部打开很浪费内存。你需要扩展管理器，一键开启/关闭扩展，进行分组管理，减少资源占用，还能按照使用频率智能排序。

文件管理

桌面凌乱不堪，每次找文件都花费了大量时间，市面上有很多电脑管家的软件工具拥有桌面管理功能，但经常出现自动换壁纸、弹出广告窗，影响使用体验，其实还有一些专注桌面图标管理的工具，简洁不占空间，提高效率还能美化桌面。

1、Fences：分区管理桌面图标

将桌面图标分区，每个分区框的大小和位置都能随意调整；可制定不同的属性如时间、名称、文件类型等自动归类；双击鼠标隐藏显示桌面所有图标；正版需付费下载使用。

2、Rolan - 轻量级快捷软件启动器

分免费入门版本和付费高级PRO版本，免费版可满足大多数人使用。左侧的分类标签将图标分组，根据使用频率图标会自动排序。搜索与命令、热键绑定、任务与提醒和备忘录等其他PRO功能需付费使用，年费49元。

3、RocketDock - 拥有像Mac系统的桌面

一款桌面美化工具，精品Mac系统Dock栏，适用于Windows系统，可以选择Dock栏在屏幕的顶部、顶部、左侧和右侧，添加或删减应用，自动隐藏Dock栏，设置透明样式，顿时桌面附有高逼格。借助这个工具，寻找常用的快捷方式效率提高。

4、除了利用工具整理文件之外，图标统一放在Win10开始菜单栏也十分方便，将不常用的文件分类整理进磁盘，常用的文件新建不同的文件夹放在桌面，直接点击开始菜单栏不用缩小浏览器返回桌面查看，桌面整洁还能尽情享受壁纸。

PPT神器

PPT美化、PPT压缩、PPT转化格式，拥有这些PPT神器，你的PPT一定与众不同！

1、iSlide - 在下面介绍的四款PPT插件中，使用人数最广，口碑最好。

• iSlide最大的优势在图标制作上，通过调节各种参数形成智能图表，让数据更加美化直观。
• 内置海量PPT模板和许多矢量icon图标库，自由设计图标，改变形状、颜色。
• 各类素材可以自由组合，无需使用固定的模板。
• 首页有详细的教程步骤，不用担心不会操作。

2、PPT美化大师 - PPT幻灯片智能美化工具

• 拥有海量专业模板、精美图示、创意画册、幻灯片素材、使用形状等，这是常用的几个功能。
• 支持一键全自动智能美化，形成风格统一的PPT。不喜欢模板没关系，可以更换成自己喜欢的背景。
• 同时还支持PPT一键生成只读模式，不用转为PDF格式。

3、OneKeyTools：制作PPT特效神器

• PPT进阶神器，不太适合新手操作。
• 实现各种特效制作强大的图片处理功能，如一键马赛克、一键虚化、图片三维折叠等。
• 更有一键去除文本边距、表格计算、文本统一等强大功能。

4、PA口袋动画 - 专业的PPT动画编辑工具，一键操作大大提高制作PPT的效率

• 制作很多张动画效果不太满意，可一键删除所有动画。
• 一键替换PPT配色，包括图表、文本线条等。
• 批量设置动画延迟时间，批量替换图标、背景模板等。
• 涵盖片头、片尾、学科动画、图表、进度加载等多种场景动画。
• 除了图形库，还有录制动画功能。

5、PPTMinimizer - 压缩PPT工具

很多PPT页数图片较多，导致内存过大，无法发送邮件，此时PPTMinimizer的使用大大提高工作效率。文件压缩率最高可达98%，支持压缩word、PPT等文档，压缩的文件格式不变，无需再使用解压工具打开。

6、Smallpdf - PDF转化魔方

不用下载，在线就能使用！实现PDF转成PPT、JPG、Excel、Word，也能将PPT、JPG、Excel、Word转成PDF。具备PDF压缩、编辑、合并、分割、解密、加密等功能。

邮件处理

市面上有很多邮件管理软件，如网易邮箱、QQ邮箱，都能实现多账号转换登录，但垃圾邮箱太多，不便于处理邮件。Outlook和Foxmail必须有姓名。

Outlook：经常使用office的话，建议用Outlook。

• 显示所有电子邮件、日历事件和文件，便于安排日程
• 通知安排会议，共享资源
• 支持 Gmail、Yahoo、iCloud 和其他帐户登录
• 可自动排列重要的邮件，高效工作

Foxmail：或许你使用这个邮箱的原因有一项可能是比QQ邮箱的后缀更正式，但你也会喜欢它的功能。

• 自动保存陌生地址，添加联系人，下次发送直接搜索
• 邮件标签，编辑备注
• 待办事项提醒，邮件提醒功能
• 邮件搜索、查看邮件中转的其他相关邮件，转发全文邮件可以查看全部历史邮件

会议记录

有道云笔记：满足文档、手写、名片等多场景需求

• 随时记录会议，多设备同步
• 文档翻译，中英文相互翻译
• 文档扫描，扫描纸质文档生成电子文档，也可以是图片扫描
• 设置待办事项，语音实时转成文字、手写输入等功能

幕布：高效记录，文字头脑笔记工具

除了记录会议，还能用在文档写作、读书笔记上。一键生成思维导图，这是最喜欢的功能，区别于其他笔记工具。帮助形成清晰的结构化思维，还能查看待办事项，利于管理工作。

还有印象笔记、为知笔记、石墨文档等工具供选择，都能完成会议记录，除此之外，Tower这款团队协作工具，能帮助你分配落实会议中的每个待办工作内容，以及事后的动态追踪。

工作方法

辅助工具

1、除了以上辅助工具之外，清单工具也不可缺少，常用的清单工具有番茄土豆、滴答清单、奇妙清单等，帮你更好地制定工作计划、处理待办事项，有序工作。

2、番茄工作法。最简单易行的时间管理方法，25分钟的专注工作时间 + 5分钟的休息时间，劳逸结合，学会克制。列出今日待办事项，全身心投入工作中，结合番茄土豆一起使用，制定任务列表，工作更高效完成。

自我完善

1、很同意其他回答的建议，不玩手机！不玩手机你能专心投入工作中，毕竟手机是工作学习的杀手。

2、摆脱拖延症。拖延症是工作路上的一大绊脚石，让你的工作不能尽快地提上日程，大大降低工作效率，或许早睡早起是你需要完成的第一步。

3、保持充足的睡眠。缺少睡眠即便你拥有了所有强大的工具，也无法全身心投入工作。

4、保持身心健康，做好时间管理，记录整理工作内容及成果，巧用电脑快捷键......

关于其中部分软件的下载地址，可以评论留言，会回复大家，觉得有用不要忘记点赞收藏哦！

作为上班一族，工作中难免要遇到各种各样问题，今天给大家推荐四款效率工具，让大家工作更高效。

文档文件管理 | 亿方云

文件管理一直很头痛，虽然现在市面上网盘很多，但是只是放文件的地方，编辑还要放在本地，有的甚至不能预览，简直了，超级不爽。

亿方云作为专注文档文件管理协同的一款软件，在这方面真的是下足了功夫。

网盘最基本的同步文件夹，当然是必备的了。它可以在电脑／手机上和云端自动无感云同步。

而且还支持在线查看预览Word，Excel，PPT，PDF，图片，网页等各种工作资料。客户端还支持在线编辑。

快速查找需要的文件，可以筛选不同的文件夹，文件类型，创建人和时间。

最重要的协同功能，任何一个文件，可以设置不同的权限，保证内容的安全，同时还可以随时修改团队成员的权限。

多人编辑一份文档，可以显示所有历史记录，以便于以后查看。专属的文件评论功能，@ 团队成员就可以及时收到通知。

也可以通过链接，邀请部门，群组来邀请人查看指定文件夹。

协作，任务管理 | Teambition

人多了就会导致信息协同问题，要是跨部门，就问题更多。项目推不下去，开会说好的事情落实不了，沟通成本越来越高。Teambition 作为新一代的团队协同工具，就是为了解决这样的问题。

以研发为例，从产品、设计、开发到测试，在 Teambition 都有清晰的工作流程，任何人都可以查看到每件事的负责人和截止时间。每个任务可以独立讨论，关联文件，设置优先级，拆分子任务等等，完成后直接拖拽到下一个阶段就行，非常直观方便，而且界面设计得很好看。

看板、日历、甘特图等功能，让项目负责人看了对整体进度一目了然。同时详细的统计功能，对项目更加细分的分析，多个项目同时进行也不怕多，实时帮你跟踪项目进度。

任务在多个部门之间灵活流转，跨部门协作也变得轻松高效。

邮箱 | 网易邮箱大师

作为公司的一名员工，整天要回复邮件，挑选一个好用，顺心的邮箱真的很有必要，而网易邮箱大师可能是最好用的国产邮箱软件了，而且深耕多年，不断更新升级，实属不易。

首先它支持各种个人邮箱 / 企业邮箱全都支持，Gmail，Outlook 一样也支持。

使用邮箱久了，很多繁琐的邮件，筛选起来特别不方便。邮箱大师很好地解决了这个问题，强大的搜索功能，检索邮件全文内容，快速找到想要的邮件。

同时还有强大的整理功能，既可以一键聚合同主题的邮件，也可以聚合同联系人的邮件。聚合好的邮件在列表中归档显示，便于查看。

同时还有@ 功能，像微信那样@人，任务一键到达。另外还可以给团队生成一个专属的邮件地址，多个收件人，给这个专属的地址发送即可。

笔记 | 有道云笔记

我们都知道每个手机，电脑都自带笔记软件，但是自带的功能真是让人捉襟见肘。

当然要挑选一个能实时查看修改的云笔记软件，有道云笔记就是更加人性化专为国人设计的云笔记。

我们随时随地都带着手机，它的手机App 也是超级强大，自带OCR 扫描（可以将纸质文档扫描成文字版）功能，还可以添加Markdown 笔记，语音速记（一键识别成文字，并且保留语音）。同时还可以导入PDF 文件， 右键选择「文本识别OCR」即可转成Word 文档。

还能一键剪藏网页功能，同时还可以收藏微信和微博内容，就算原内容删除了，也一样可以查看。

我是做文案的，地铁改稿/车站改稿的sao操作不要太多，最烦的就是原稿不好拿、终稿不好交。

还有就是经常公司立了个新项目，项目负责人都拉进群了，大一点的资料却进不了群，得换邮件或U盘去拷贝，遇上做事拖拉点的，项目都启动了资料还没到位。

老实说，很需要一个文件版的“微信”，专门做文件往来。

推一个不是我自己在用，而是我公司在用的工具，叫亿方云。

它本质就是一企业网盘，不过如果它光能存储备份文件，那我也就不推它了。它厉害的地方在于，你可以在网盘里浏览、修改、分享、下载文件，还可以把项目组同事、公司同事也加里头，互相分享文件资料，评论留言文件修改意见等等。

看到这儿是不是觉得just so so？

相信我，有些好东西看起来其貌不扬，真正用的时候你才能体会到它的牛beer 之处，我来分享下使用心得：

1、115G文件之伤

之前有个项目，开始之初我被外派去客户那里拷贝撰文资料，115G文件用硬盘从早拷到晚，回公司从硬盘拷到电脑上又花了差不多一天，而且电脑F盘直接飙红，不敢再往里头存东西。后来硬盘丢了，项目组硕果仅存的资料全在我这儿，谁拷谁哭。

后来再有这么凶残的文件，就上传到这个云上存储备份。同事想看其中某份资料，不用问我要链接要提取码什么的，也不用下载，只要我给他开放权限，他就可以随时随地从云端【搜索】框里输入关键词搜索文件，直接在线浏览，当然也可以下载。

2、开会带错文件

有次开会，客户五六个人聚精会神坐定，投影打开，结果上面的文档是上一版，同事改了稿子忘记跟我同步，项目经理脸都绿了。后来，找同事要新稿子，打电话、登微信、下载一顿操作下来，项目经理脸更绿了。

现在如果权限够，所有文件都可以从亿方云上面调取，直接打开浏览，如果有修改的话，它还会显示当前版本是不是【最新】版，绝对不会发生出差开会漏带、错带文件的问题。

关键，文件修改后可以在文档浏览页面点击【评论】，进行评论或@某人留言的。还可以点击【分享】，直接微信/QQ/钉钉等分享给同事，协同办公程度超级高。

当然，最救命的是它支持文档编辑，找到要编辑的文件，直接点击【编辑】按钮（手机端是【下载原文并打开】）转到第三方App（Office/WPS等）上，编辑完会自动更新到云上。地铁、机场、公交车随时随地修改文件，移动办公什么的，不要太方便。

3、项目断层之痛

之前接过一个游戏的项目，公司做了差不多两年，文案前前后后换了好几个，我接手的时候到手的资料除了客户官网、企宣PPT和少数几个已发布文案的链接外，什么资料都没有。

当然，我不是最惨的，技术部给客户做过小程序，后期小程序需要修改，但是好像之前搭好的数据还是什么没有留（我不太懂这个）。反正，据说如果有那些数据，技术只用花个半小时加点东西就行。因为数据丢了，他得花至少一周时间重写，还是没周末那种。

用这个亿方云以后，所有项目过往文件都在。离职交接方便什么的倒不用细说，最大的好处，我认为应该是项目资料可以统一归档备份，做数据积累和沉淀，方便日后查找资料、分析和利用。操作很简单，通过【上传】按钮，选中要存储备份的文件或文件夹，直接就可以上传到云上。查找的时候可以按标签、关键词等搜索目标文件，很方便。

其实吧，仔细想想项目文件分散在个人电脑里这件事真的格外影响工作效率，但市面上支持文件交互的工具又极少，像亿方云这种能集文件储存备份、共享、编辑、浏览于一体的工具，好好利用的话，绝对能提高工作效率、节省不少精力出来。

花了三天时间，把这个问题和类似问题下的高赞回答推荐的工具整理统计了一遍。

从中挑选出了15个推荐次数最高最受欢迎的工具，可以节省70%浏览寻找的时间，还有下载地址哦。有了它们，绝对可以大大提高工作效率。

电脑软件推荐

常用办公软件

方方格子Excel插件

一个很好用的偷懒工具，将一些常用的需要写函数或写宏的功能给封装成现成的按钮。比如：过滤文本、删除文本、汇总拆分、重复值工具、数据对比、高级排序、颜色排序、合并单元格排序等等，提供了大量常用宏及函数。

日常的表制作，配上这个插件可以大大提高工作效率，例如一键删除空格和提取数字文字英文

下载地址：

Excel图表插件-EasyChart

EasyCharts是Excel的图表插件，图表类型比excel原生自带的要丰富很多，可以一键生成Excel未提供的图表，修改成R 、Python、Matlab的风格图表

下载地址：

在里面搜索EasyCharts即可下载。

FineReport ——做表专业户必备

公司体系内经营报表，一般用的是商业报表工具，就是finereport。推荐它是因为有两个高效率的点：①可以完成从数据库取数（有整合数据功能）—设计报表模板—数据展示的过程。②类似excel做报表，一张模板配合参数查询可以代替几十张报表。

下载地址：

做PPT神器：iSlide

可以说是最好用的PT插件，有很多PPT难以实现的功能，一般经常做PPT的人都知道。比如一键统一字体、段落；批量删减文本；图文一键对齐；PPT配色自动载入；导出PPT长图等。

除此之外，iSlide里面的图片和图表素材都非常不错，有很多好看的素材，不用注册会员，免费的就够用了。

下载地址：

思维导图类：

幕布

这是一个非常好用的写作工具，用来用来梳理思维，列文章提纲，写读书笔记非常方便。先搭建好文章框架，然后再逐步填充内容即可。幕布通过树形结构组织内容，使得笔记更有条理，内容更清晰，还可以最一键生成思维导图，不过文字美化之类的功能需要付费。

下载地址：

Xmind

一个专业的思维导图的工具，pc版和手机版都有。功能很强大，里面有很多模板可以使用。而且用Xmind做出来的思维导图都比较漂亮。

有免费试用版，也可以购买，一般来说免费版就够用了。

下载地址：

搜索类：

everything

仅有 1.3 MB，可以在在数秒内检索完成几 TB 大小硬盘中的上百万个文件，并实时监测所有文件的增改情况，可以说是 Windows 平台上最快速的文件索引工具。

应用完全免费，下载地址：

Wox

Everything 虽然强大，但是只能通过文件名索引本地文件，如果你想要同时搜索网页、应用程序或执行其它命令，它就无能为力了。Wox 是一款国人开发的免费开源快捷启动器，它可以调用 Everything 快速搜索本地文件，也可以启动程序、执行命令行、进行网页搜索等，非常强大。

应用免费开源，可以在github下载

桌面整理：Fences

通过 Fences，你可以在桌面上创建若干区域，将桌面图标以文件类型、名称、日期、大小等自动归类，从此再也不用费神整理桌面。你还可以自由定制区块外观、大小、位置等，让工作文件夹更醒目。

该应用售价 9.99 美元，提供 30 天所有功能免费试用，下载地址：

如果你不想花钱，也可以试试腾讯电脑管家的桌面整理或者金山毒霸的猎豹轻桌面之类的国产软件，不过可能会给你个全家桶。

剪贴板增强工具：Ditto

Ditto 最基本的功能就是剪贴板历史记录管理，你不仅可以储存数百条剪贴历史，还可以通过搜索功能轻松找到想要粘贴的内容。此外，Ditto 还支持合并粘贴，即将多条记录一次性粘贴到指定位置，方便收集资料。

该应用完全免费，下载地址：

在线PS工具

我们平时遇到电脑没有PS，但是又需要PS的情况下，可以使用这个工具来救急。

网址：

手机软件推荐

不做手机控（苹果系统叫：不玩手机 ）
对付自控力差的人的神器，功能简单粗暴。设置好30分钟不玩手机的时间。那你最好30分钟内就不要玩手机了，如果你在设置好的时间内动了手机，它会发出类似防空警报的声音，而且会一直叫个不停。叫到你怀疑人生，直到你放下手机为止。

藏书馆

一款高质量的公益网络图书馆

它非常好用的免费阅读软件，里面的图书全部免费借阅，向书友借的书15天后会自动归还给对方；软件上面提供了藏书已达五十多万册之多，数量和种类都是十分丰富。古今中外，中英文全都有～相当于省下了很多找书的时间。

一个木函

一个非常非常神奇的APP，大小只有1M，但是功能却爆表。

这是一个小工具的合集，内置了超过 50 款工具。包括了：工具箱，翻译，自定义斗图，以图搜图（图片识别），拼图、二维码生成，文字处理功能等。

当然，最强大的功能就是工具箱，这个功能可以代替很多网站，可以自己去体验比如百度词典，云搜索，IP地址查询，网页源码获取，文件清理，网速测试，等等。功能十分强大，可以去体验一下。

扫描全能王

扫描全能王，将智能手机变成随身携带的扫描仪。方便快捷地记录管理您的各种文档，收据，报销单、笔记等，扫出来的内容都很清晰。

手机拍的文件照片总是带有桌子背景，或者拍的不好容易歪了。这时你可以进行图像剪裁把除了文件之外的桌子背景之类的都裁剪掉。

这几款软件都是我在用的，非常好用

还想找其余有趣的手机软件，可以看下这个问题下的回答

你手机里有哪些堪称神器的 App？

另外，如果对PPT制作技巧感兴趣，可以关注我的公众号【远方先生的瞭望塔】
回复“PPT版式库”，即可获得我为大家精心制作的PPT版式模板
回复“PPT模板”，即可获得获得270份精美的PPT模板

互联网从业者，上家公司的加班文化特别“浓厚”，老板对常加班的同事也是青眼有加，很多同事包括自己都觉得加班很正常，反正工作时间没完成的事可以留到下班嘛，慢慢地工作效率变得极低。

比方说：

• 工作经常被打断，微信、钉钉、邮件……没有完整的时间
• 总在处理紧急的事情，那些更重要的事情却抽不出时间做；
• 下班了才集中精力做事，所以晚上/周末常常加班；
• 大事小事都要开会解决，然后半天就过去了；

……

最可怕的是，自己都没意识到工作效率很低，而陶醉在这种“奋斗”的氛围中。

去年换到了现在的公司，公司不提倡加班，基本上7点半公司就没人了，每到下班的点，Leader就催我们赶紧回家，哈哈。

这也逼着我必须做出改变，经过一年多的调整/尝试，慢慢get了不少高效工作技巧，总结一些自己的经验，希望能帮助到大家。

一、养成好的工作习惯

• 列好ToDoList

我的工作习惯是，每周日晚上想好下周的待办事项，然后工作日上班第一件事，就是排好今天的工作清单和优先级，然后按清单的顺序干活。当然，也可以根据公司/部门的OKR或KPI的周期，想好季度/月度的ToDo List，再拆解到每周/每日。

• 给每一项事务设置完成时间

比方说我2个小时要完成这篇知乎回答，下班前要完成××流程的梳理……这样自己就有紧迫感，才能在预想的时间完成。

• 工作时间少看手机

这个也很重要，以前一不小心就拿起手机，刷微博、知乎、朋友圈，现在慢慢改掉了。

二、掌握时间管理小技巧

• 批量处理邮件和消息，比方说每小时安排5分钟集中处理
• 工作按优先级排序，重要且紧急的优先处理
• 同一类的事情最好一次做完，效率会高很多
• 保证有一段完整的工作时间
• 不给自己安排超负荷的工作

最后推荐几个我觉得用的顺手且能免费用的工具

1、Worktile，在线项目管理工具，管理个人任务和团队项目都非常棒，裂墙推荐。

2、googele搜索，没有乱七八糟的东西，搜索资料更高效。

3、MindNode，思维导图，UI好看，但只有mac版的。

4、Zoom，视频会议使用

今天工作完成，准备去舞蹈房了，不加班的生活真美好~~

干货预警！大量动图演示！

作为一位 Office 发烧友，日常使用Word、PPT、Excel的频率非常高，看了大家分享的一些工具，借着这个话题也来给大家分享 8 个透视表的高效小技巧，都是代替函数的一些解决办法，希望对大家有帮助。

未经允许，禁止转载，更多办公效率、实用技巧，前往公众号：芒种学院，回复：知乎礼包，有一份知乎办公大礼包送给你~

01 快速排名

在透视表中重新插入一个重复字段，右击【值显示方式】-【降序排序】，然后右击【排序】-【升序】即可完成快速排名，不用函数繁琐计算，非常方便。

学习传送门：Excel就该这样用，数据透视表篇 - 网易云课堂

02 对日期进行分组

在Excel传统用法中，如果要对数据进行分组，要写非常复杂的混合函数，效率非常的低，使用透视表就非常的便捷，右击【创建组】，然后【月份】，点击【确定】即可。

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03 快速拆分工作表

在使用Excel的时候，经常需要对某些数据进行拆分单元格，例如不同地区的数据放到不同的工作表，手动筛选然后复制粘贴的效率实在是太低了，这个时候就可以利用透视表快速拆分数据。

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04 快速合并相同项目标签

合并同类标签也是一个非常使用的操作，如果使用合并单元格去合并的话，效率非常的低，并且会修改数据的结构，使用透视表就可以非常便捷地完成这个操作。

右击【数据透视表选项】，勾选【合并且居中标签】，点击【确定】即可。

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05 统计所占百分比

需要统计每个数据所占的百分比，利用SUM函数也可以完成，不过在透视表中有一个更加便捷的方法。

右击【值显示方式】，选择【总计的百分比】即可完成。

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06 快速合并多表

透视表除了能拆分表格，还能合并多份表格，对于相同机构的多份工作簿，如果使用手动合并求和，效率还是难免低下，使用透视表30秒就可以合并。

依次按【Alt+D+P】，选择【多重合并计算】，然后将【每张表的数据一一添加】，点击【确定】即可。合并前如下所示：

合并后的效果如下：

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07 快速规范数据

都说“数据不规范，亲人两行泪”，在办公中会经常碰到各种不规范的数据，例如将一月、二月、三月或者销售员的名字做成字段名，这种表格对我们的统计分析来说会非常麻烦，如果需要手动去处理统计，非常吃力，然而利用透视表就可以大大提升我们的一个效率，一分钟做出一份规范的数据。

依次按【Alt+D+P】，选择【多重合并计算区域】，然后【创建单页字段】，点击【确定】，在新建的透视表中，拖动到【右下角的汇总单元格】，双击，就可以看到规范的数据了。

例如下图：

快速规范数据：

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08 一键修改数据格式

修改数据的显示格式也是一个常用的技巧，如果使用手动去修改会非常麻烦，例如将10000修改成10,000这种千分位的展示形式，利用【数字格式】可以一键完成修改。

右击【数字格式】，选择【数值】，勾选【千分位】，小数点后位数为【0】，点击【确定】即可。

学习传送门：Excel就该这样用，数据透视表篇 - 网易云课堂

暂时分享这么多，关于透视表的很多高效率的技巧，可以看下下方的资料：

• Excel就该这样用，数据透视表篇 - 网易云课堂

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说到提高效率，学好Office必须得有姓名。所以本文扎扎实实地准备了3组实用的小技巧，可以极大地提高你的工作效率！不信，边看边玩一下试试~

专题1：PPT

在职场中脱颖而出的秘密或许并没有那么麻烦，对同样一件事，别人用一小时完成，你用一分钟能完成，你就是超级人才。

这里，就为各位总结了PPT中的10大批量处理的技巧，提升你的制作效率！

1：文本批量快速排版：文本转SmartArt

众所周知SmartArt是PPT中一个比较高效的工具，但这个工具归在「插入」中，在以往的做法中，很多人一般都是先插入一个SmartArt图形，然后在里面敲字。

有时候也可能已经有了一段文本，大部分人也是先点击插入一个所需的SmartArt图形，然后再把文本一段段复制进去。

其实，文本是可以直接转SmartArt的！

直接在文本框内部点击鼠标右键选择【转换为SmartArt】即可一键转换。

比如这段文本：

想给文本的标题加上色块，直接将鼠标的光标放到文本中，然后点击右键，选择【转换为SmartArt】 ，直接选一个跟你的文本逻辑层级相对应的SmartArt：

没错，就、这、样、一、步、就、做、完、了……

如果你对形状不满意，还可以先选中色块，点击右键，在【更改形状】中选择你需要的形状。

比如点击平行四边形之后会变成这样：

2：图片批量快速排版：图片转SmartArt

学会了上一招，以为只有文本可以这样一键转换？

图片也可以！

比如要将小黑的一套Q版头像的设计图展示出来，直接将全部图片拖入PPT，把图片全部框选，然后单击【图片工具-格式】，找到【图片样式】中的【图片版式】，选择一个合适的版式：

然后就这样一步就把4张图片排好了！

是不是很简单？

再想一想，这下你的团队介绍、部门介绍、专家介绍、学校介绍……各种烦人的多图排版，是不是统统都有救了？

3：字体批量快速替换：替换字体

职场人经常需要修改字体，比如把同事所做的PPT中的宋体要改成微软雅黑。

初学者的时候会是一个文本一个文本地修改，有人知道格式刷可以快了一些，但还是很繁琐。

PPT中的【开始】菜单栏中的【替换】相比word中的【替换】多了一个【替换字体】。

于是一种字体变为另一种字体，一步到位！

4：字号批量快速修改：美化大师插件

为什么要特意说一下字号的问题呢？

如果你做PPT不少的话，应该知道缩小字号会让排版显得很精致。

但这也是一厢情愿，等你把PPT发给领导或客户，得到的回复说，这字号太小啊看不清啊，你放全部再放大！

不行！再大！

再大！

嗯，过了，再小！

再小！

嗯，差不多了……

尼玛因为一个字号每次都得折腾劳资一宿……

还有一个特殊情况，有的时候，由于对现场场地大小估计不足，字号设置太小，后排的观众看不清。当观众直接喊“看不清！”或干脆低头玩手机的时候，你内心一定是崩溃的……

所以，经常还准备上几个不同的版本应对不同的场地，别提有多心酸了……

刚才我们学了【替换】，但只能替换字体，字号可怎么批量改？？？

PPT本身没有，但有插件可以做到。

比如使用插件【美化大师】，点击「替换字体」。

弹出一个页面，可以看到【字号】的选项，在「增减字号」中设置要调节的大小即可对幻灯片字号批量更改。

在【对象】中可以选择要更换的对象，比如你只想更改标题的大小，可以只勾选「标题」即可，在【范围】中可以选择要对哪些页面进行修改。

看看界面应该都看的懂，勾选不同的组合有不同的结果，在这里不再赘述。

5：logo批量快速增删：幻灯片母版

怎么给PPT加logo？

先在第一页上点击【插入】插入公司logo，放到需要的位置，然后选中logo复制，再翻到第2页，粘贴；翻到第2页，粘贴……翻到第108页，粘贴……

最可怕的还不是如此，而是你这样粘贴后，老板说这个位置不好，要调一下，你就需要翻到第一页，删除；翻到第二页，删除……翻到第108页，删除……点击【插入】插入logo，放到老板要的位置，复制，再翻到第二页，粘贴…………咦，天怎么都黑了……

整整一天时间，只给PPT加个logo你还得加班，就这你还嫌工资少？

其实，打开【母版】，只需在母版中添加或移动logo……

就可以直接批量对整个幻灯片上logo进行修改，一步到位！

6：动画批量快速删除：放映时不加动画

刚学PPT那会，总觉得只有炫酷的动画才能显示自己的牛逼。所以经常在幻灯片上加各种duang~duang的特效……

但也会遇到由于演示时间不充裕或者其他一些因素，需要去掉动画效果，使用静态的幻灯片。

最开始我就是笨办法，翻到第一页，点开动画窗格，删除动画，点开第二页，删除动画，点开第三页，删除动画……一直点到手残。

后来知道了……在【设置幻灯片放映】中，勾选「放映时不加动画」，一步到位！

在需要用动画的时候，再取消勾选即可。

7：图片批量快速导入：导入相册

跟朋友一起去游玩回来，或者公司部门组织团建，亦或者组织了一场活动，留下了很多照片。

现在领导要求将照片做成一个用于展示照片的PPT相册，或者在年底的时候开年会，要用照片相册回顾一下全年的点点滴滴，你会怎么做这个PPT？

还能怎么做？打开PPT，新建一张PPT，插入图片，再新建一张PPT，插入图片……

但是图片要这样一张张地插入PPT，就没有省时省力的方法吗？足足几个G的照片啊……

其实一键就能生成一个相册！

在PPT的【插入】中找到「相册」，点击下拉菜单中的「新建相册」。

然后在弹出的对话框中选择插入图片来源自【文件/磁盘】，然后框选想要插入的图片后，点击「插入」。

然后在相册对话框单击「创建」图片——

就可以一下子全部导入到PPT中了！

瞧，这样导入图片，是不是高效了很多？然后再加个切换页动画，就能完工啦~

另外，在相册对话框上，还有「插入文本」「所有图片以黑白方式显示」等操作，大家可以根据自己的需求或喜好进行选择。

8：PPT批量快速导出图片：另存为图片

与上一节相反，如果要将PPT文件导成一张张的图片，该怎么做呢？

也不难，直接将PPT在【文件】中选择【另存为】，格式选择「jpg」或「png」格式。

在弹出的对话框中根据需求选择「所有幻灯片」或「仅当前幻灯片」。

此处选择「所有幻灯片」，就可以自动全部存为图片并打包存在一个文件夹中。

如果你想把自己的PPT导成图片版，可以在全部储存为图片后再通过「导入相册」导入PPT。

如果想更省事，可以通过插件，比如「美化大师」中的「导出」成「全图PPT」。

9：图片批量快速提取：修改文件后缀

一份 PPT 中有很多需要在其他地方使用的照片或图片，如何提取PPT文件中的这些图片？

一张一张选中，然后分别【另存为】，还要分别命名……

教你一招绝技：直接把 PPT 文件的后缀格式改为「.rar」，然后使用解压软件将其解压开来，然后你就看到，PPT 中所有的图片都静静的躺在文件夹中了！

10：模板批量快速应用：主题应用

用PPT白板写了一些PPT内容，如何快速应用模板，成为一个PPT？

直接在【设计】中点击「主题」，选择一个Office自带的主题——

于是一秒钟就可以变成这样——

那要是觉得这些自带的模板不好看或不能使用，想用另外的模板，怎么办？

仔细看一下，其实这些主题下还有一个选项叫「浏览主题」——

点击「浏览主题」，就可以选择任何一个PPT模板：

然后点击「应用」，一瞬间，这个模板就全部应用到这个PPT了！完美！

怎么样，关于PPT的10个批量处理，你都学会了吗？

1. 文本批量快速排版：文本转SmartArt
2. 图片批量快速排版：图片转SmartArt
3. 字体批量快速替换：替换字体
4. 字号批量快速修改：美化大师插件
5. logo批量快速增删：幻灯片母版
6. 动画批量快速删除：放映时不加动画
7. 图片批量快速导入：导入相册
8. PPT批量快速导图片：另存为图片
9. 图片批量快速提取：改文件后缀
10. 模板批量快速应用：主题应用

或许当你学会了这些，才理解一句话——

专题二：Word

我之前写过两篇Word相关的高赞回答，这里选取10个最受欢迎的实用技巧，分享给大家，瞧好了嘿~

1：不滚鼠标，如何快速翻到第200页？

有一天，老板突然跟女神说：“第200页有个错误，你改一下，然后发邮件给我！”

女神居然把鼠标滚轮滚炸了！手指头都伤了，我实在心痛，赶紧远程传授Word“GPS定位系统”！

2：如何将一堆文字批量转换成表格？

在处理文本上，Word 的能力其实被严重低估了。有些时候，它比 Excel 还强大。谁让Word的看家本领就是文本处理呢。

比如，把逗号分隔的长串文字转化成5列的表格，只需要这样点几下：

【插入】-【表格】-【文字转换成表格】，「其它字符」处输入顿号（、），更改列数，搞定！

3：细长表格打印浪费纸，一个功能快速搞定！

有一位朋友，想将长长的表格内容打印出来，但是这个表格太“瘦”，直接打印有点浪费纸，怎么办？

如果是在Excel里处理，其实挺麻烦。但是复制到Word里，就是点击3下鼠标的事：

这就是 Word 的分栏，被很多人忽略的一个强大技能，特别省纸！

4：英文排版的迷之空格，该如何搞定？

输入英文，单词间的间隙特别大，删也删不掉，怎么办？

其实是因为单词没法断词导致，教你一招！

但是这招有个缺点，单词中间断开，很影响阅读，还可能让人误以为是两个单词，怎么办？

还有一招，包你满意！

5：不认识的字怎么读，还没法联网？

经常接触文档，总会遇到很多不认识的字，不用百度只用Word也能快速读对，快点学起来！

6：批量提取Word里的图片，原来可以这么做

一份Word中有很多需要在其他地方使用的照片或图片，如何提取Word文件中的这些图片？

一张一张选中，然后分别【另存为】，还要分别命名……

教你一招绝技：直接把Word文件的后缀格式改为[.rar]，然后解压。

找到【Word】文件夹里的【Media】。然后你就看到，Word中所有的图片都静静的躺在文件夹中了！

7：论文封面下划线对不齐怎么办？

我们在论文第一页封面看到这样的留空，可你会发现，看起来好好的下划线，一旦填上内容就开始变得奇怪——版式错乱，各种对不齐，逼死强迫症。

耐心敲空格慢慢调整？

肉眼都能看出来，那样完全对不齐！

这就是菜鸟经常的一种思维定势，总要在一棵树上吊死……对于熟练掌握Word，一个无框表格就能轻松对齐~

8：Word使用微软雅黑导致行间距太大怎么破？

用微软雅黑字体的时候，行间距调到最小倍数，依然隔得远，用过的都懂……

其实在段落设置的小窗里，取消一个选项就立马变紧凑：

动图演示：

9：想让所有图片居中显示，试试替换功能吧！

写论文的时候，我们往往需要插入大量图片。这些图片往往要求居中显示，你是不是边插边居中对齐呢？

其实用Word的「替换」功能就能快速搞定啦~

操作步骤：

? 按Ctrl + H快捷键，调出替换页面

查找内容：【特殊格式】-【图形】

? 替换为：【格式】-【段落】-【对齐方式 - 居中】

10：微信文章里的图片无法复制到Word，怎么办？

解决方法有两种：

? 用IE浏览器打开文章链接

? 切换浏览器的浏览模式，切换到「兼容模式」

那为什么微信里的图片无法复制到Word呢？

因为微信文章使用的图片采用了新兴的webp格式，目前Word是不支持此类图片格式的。

关于Word的10个技巧就分享到这里：

1. 不滚鼠标，如何快速翻到第200页？
2. 如何将一堆文字批量转换成表格？
3. 细长表格打印浪费纸，一个功能快速搞定！
4. 英文排版的迷之空格，该如何搞定？
5. 不认识的字怎么读，还没法联网？
6. 批量提取Word里的图片，原来可以这么做
7. 文档封面下划线对不齐怎么办？
8. Word使用微软雅黑导致行间距太大怎么破？
9. 想让所有图片居中显示，试试替换功能吧！
10. 微信文章里的图片无法复制到Word，怎么办？

最后开始盘Excel ~

专题三：Excel

1：Word 文档转 Excel

对于很多职场人来说，Word的使用频率比Excel高。

于是你少不了有时要把Word中的内容放到Excel中。

比如，统计人事信息，最后信息统计到 Word 里，可能就是这个样子：

可是交给老板要求是 Excel 表格，怎么办呢？

如果打开 Excel，将 Word 信息直接复制粘贴到 Excel 中，可以看到，每行信息在同一个单元格。

在 Excel 中对文字信息进行拆分，就可以轻松搞定 Word 文档转换 Excel！

操作：选中该列，选择【数据】-【分列】，在弹出的选项框中，【分隔符号】下勾选【其他】，手动输入中文输入法的逗号，点击确定。

看，处理信息是不是超级快~

2：隔行填色，一键完成

例如，表格行数太多，在看表时容易串行。

这个时候如果间隔一行填上颜色，就能很好的区分。

千万不要吭哧吭哧的一行一行手工填，你只要点击一个格子，按下 Ctrl+T，插入表格，Excel 就会非常智能的帮你完成。

3：Excel表格，怎样快速调成一页打印？

如果在打印 Excel 表格时，多出一点内容，一页打不下，多出一页大面积浪费，有没有办法快速压缩到一页里？

我们先来看看下面这个案例，多出来这些是不是看着超级难受（心疼）？

能不能在点击打印前，提前预知打印页面的情况？

其实非常简单，只要切换到分页预览视图，拖拽蓝线就能搞定：

这条蓝色的线，叫做分页符，也就是 Excel 里的打印分页线，通过拖拽可以手工调整分页的废纸。

当你不想看到这条蓝色线时，只需要在【视图】下，切换回【普通视图】，就能恢复原状啦。

就是这么一个小小的动作，可能就节省了几百页的打印纸，又或者抓破脑袋来回折腾的时间。

4：突出显示重点数据

查看表格时，数据太多容易看花眼，如果只关注某些符合特点条件的数据，那直接用颜色标注出来多好啊。

是的，你不用手工去设置，只需轻轻点击鼠标，在开始-条件格式中选择想要的条件。

Excel 就会帮你自动完成，比如，把成绩不及格的全都标红：

除此以外，在这些时候，你都可以用它来快速标记：

重复登记的姓名；

快到期合同；

数据超标的每一行；

项目完成的状态；

……

但凡你想得到的，符合某个条件就要改变格式的，都可以用条件格式来自动完成。

5：快速求总和

刚开始接触 Excel 表格时，碰到一个问题不会解决，让师傅过来帮我看看。他在键盘按了几下，之间屏幕 cua~cua~cua 闪了几下，我都还没有回过神来，他悠悠的说：“好了”。

那时真的是一脸崇拜，顿时觉得 Excel 好神奇。

后来我学了一个【Alt + =】，真的闪瞎眼：

6：一次粘贴，动态更新

当我们把 Excel 中的表格、图表等对象复制粘贴到 Word 里后，如果数据需要更新，还得在修改重新复制粘贴，那太麻烦了。

而利用选择性粘贴，我们可以把表格、图表粘贴成动态链接的对象。当数据发生变化时，只要打开 Word 文档，就会看到最新的结果。

在 Excel 中复制表格，切换到 Word，点击粘贴的下拉箭头，选择【选择性粘贴】-【链接的对象】就可以啦。

还有更快捷的——选择性粘贴的快捷键是【Ctrl+Alt+V】，按一下就好。

7：一键调转表格行列方向

有时候，我们手里的表格方向不对，横着和竖着的两个方向反了，想要把它转个90度来排。

当然表格数据，肯定不能像图片那样旋转，这样就得歪脖子查看数据了……

方法很简单，用复制粘贴就可以！

选中表格区域 -【复制】，右键单击空白单元格 -【选择性粘贴】-【转置】

8：快捷输入时间

在工作中经常要输入时间日期，特别是当下的日期和时间。怎么办？

手残党只能一个字符一个字符输入的，可是高手都会 2 组按键：

【Ctrl】+【分号】，插入当前日期 【Ctrl】+【Shift】+【冒号】，插入当前时间

就是一键搞定！

掌握一些常用的快捷键，可以帮助我们大大提升效率。

附：Excel 里经常会用到的快捷键还有：

Ctrl+1 打开单元格格式设置窗口

Alt+Enter 单元格内强制换行

Ctrl+R 向右填充

Ctrl+D 向下填充

Ctrl+shift+箭头 选择到最后一行/列

……

最重要的是，Ctrl+S

不要问我为什么……

9：核对数据时，怎样同步查看2个Excel表格

我们都知道 Word 是可以比较两篇文档有什么差异，但是 Excel 想比较两个差不多的表格，里面有什么不一样那就比较麻烦了，那有没有什么更方便的方法呢？

常年和 Office 打交道的人都知道，在【视图】选项卡中，包含了所有文档浏览的相关功能，Excel 也不例外！

而其中有一项，就能帮我们省时省力的比较查看两个表格，它就是 —— 并排查看。

先看同步滚动的效果：

操作方法很简单，直接点击【视图】-【并排查看】就能实现。

10：使用Excel模板，你一直浪费的宝库！

没错，不仅是PPT有模版，Excel也有模板，而且还是自带的。

在Excel2016中，打开软件，或者点【文件】-【新建】，也能看到一大堆现成的模版。

比如在推进比较复杂的工作事项、项目工作时，经常会用甘特图来展示每一项工作的进度情况，一页张表、一页纸就能俯瞰全局。

那怎么做甘特图呢？

直接在新建面板顶部的搜索框内输入 甘特图 ，按下Enter进行搜索。就能找到这个模版：

除了甘特图，Excel2016还有很多模版，譬如开学必备课程表，譬如日程表，譬如跑步日志，理财计划......都挖出来看一看，这些表格结构是怎么设计的？怎么配色的，用到了哪些功能，怎么把这些功能组合运用，形成整体的自动化模版？拆解一遍，无形中提升了对Excel技巧的全面认知。

10个Excel分享结束啦，一起回顾一下：

1. Word 文档转 Excel
2. 隔行填色，一键完成
3. Excel表格，怎样快速调成一页打印？
4. 突出显示重点数据
5. 突出显示重点数据
6. 一次粘贴，动态更新
7. 一键调转表格行列方向
8. 快捷输入时间
9. 核对数据时，怎样同步查看2个Excel表格
10. 使用Excel模板，你一直浪费的宝库！

本次的30个Office小技巧分享完毕~

如果大家对这些小技巧感兴趣，之后还会陆续更新其它高效的职场工具~码字不易，记得点个赞哦~

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我还写过几个关于提高效率的回答，值得一看——

另外我还有两个知乎专栏欢迎关注：

脑洞大开的PPT玩法，请看——

提升PPT制作效率，请看——

要是聊效率，我可有的说了。作为一头永不服输的社畜，为了早点下班，在提升效率的路上称得上一去不回头。

长文预警——

---文件管理---

为了方便日常使用，我们常在电脑桌面放置一些文件，但是如果不好好整理的话，时间一久桌面就会变得很乱，难看不说，还影响工作效率。为了解决这个问题，我用过2个桌面管理工具：Fences、猎豹轻桌面。

• Fences：

第一次使用时，它会自动将散乱的桌面图标按类型分区，默认的区块会将已有的图标划分为应用程序、文件夹、文件三种。这样一来，桌面瞬间就干净多了。如果想创建新的分区，按住鼠标左键并拖动，点击，再设置名称。

为了让桌面更加干净，fence支持快速隐藏图标，双击桌面空白处即可隐藏。

fences还有一个特色功能——文件夹快捷入口。它不同于普通的分区，相当于是把“文件资源管理器”直接打开在了桌面上，你对它做的任何操作，都是直接对硬盘中的文件进行操作。

但fences是付费工具，可以通过 Steam 购买或在Stardock 官网试用和购买。Steam价格比官网价格便宜一些，区别是Steam版本不提供激活码，直接激活。

• 猎豹轻桌面：

知乎似乎很少人推荐，但其实还不错，跟fences很像。可以自动分区、双击隐藏图标，可以调节格子颜色及深浅，可以自动更换壁纸，优点是没有捆绑、不占内存、使用免费。

有个特色功能，它可以拦截弹窗：

虽然有这类桌面管理软件，帮助我们有条理的规划桌面文件，随着文件的增多，还是会无法第一时间找到你想要的文件。因此，为了提高找文件的效率，我又接触到了文件搜索工具，目前觉得everything、listary比较好用。

• everything：

everything作为文件搜索软件。它在一个窗口中列出所有搜索结果，用户可以对这个窗口中的文件进行如同在文件夹中的操作：包括但不限于复制、剪切、拖到 QQ 里发送等等。用户可以设置复杂的搜索规则（包括正则表达式），并且切换结果列表的排序（如同我们在文件管理器中一样）。

everything的功能比较集中：

虽然知乎很多人po的截图都是英文版，但everything是有中文版的，打开官网拉到最下面，下载就行了：

• listary：

和everything不一样的是，listary不需要打开软件才能使用，双击CTRL即可调出搜索框：

相比于everything，listary功能比较复杂一些：

总的来说，everything更侧重于文件搜索，listary则侧重于文件定位，前者适合大部分的电脑党，后者更适合文件管理的深度用。

另外，虽然我们大多数只是用listary进行搜索，但严谨意义上，Listary核心是打开/保存对话框增强和文件夹导航，这块可以查看大家在我测评文章下的评论，我就不偏题了：本地文件搜索神器，用everything还是listary？

-----做PPT、做图的偷懒方法-----

不会做PPT的员工不是合格的社畜。做PPT真的很费时间，更别提那些不会做PPT的。这个时候好看、合适的模板就是救世主。

因此，为了提高做PPT的效率，我一般是两步走：下载模板，再用PPT插件进行优化修改。

• 优品PPT：

这是目前为止，发掘到的最良心的模板网站，模板的水准一向很高，却一直免费。而且分类清晰，查找下载都很方便。

尤其是下载时没有广告、没有弹窗，不存在任何套路，为了这一点，我也要夸一句。

• islide：

当初是被别人安利，后来用了之后的确还不错，是因为它丰富的素材库：主题、icon、图表、图示、图片、插画……起先是被别人安利，后来用了之后的确还不错，因为它丰富的素材库：主题、icon、图表、图示、图片、插画……

下载下来模板后，并不是每张PPT都符合你心中的样子，这时就可以在islide找替换的素材，如果觉得素材颜色不符合你的风格，可以右击替换颜色：

制作PPT过程中如果需要更换背景图，Free stock photos · Pexels也能帮助到你。这个网站的图片质量高、高清免费、可商用（工作狗都知道可商用的重要性）。

关于快速做图，也是一个道理。

不会Photoshop的人就找一个你用的顺手的在线设计网站，这类网站提供各种图片模板，用起来就像PPT，操作非常简单。就我用过的创客贴、fotor懒设计，都还不错，前者是设计网站的老人家，后者作为后起之秀，原创可商用模板多。

----快速处理数据------

我由于工作性质的原因，一直接触各种数据，但又非理科出身，搞不会编程，excel也是半吊子高不成低不就的水准。

因此，为了提高数据处理的效率，用过不少小工具，比如：

• 方方格子：

是我最开始用也最常用的excel插件，它内置了文本处理、批量录入、删除工具、合并转换、重复值工具、数据对比、高级排序等上百个功能。

不会、记不住公式也没关系，用它就够了，比如批量提取一串数字：

• easycharts

虽然不常用，但在做复杂图表时，用处还是很大的，比起对着图表教程望洋兴叹，在easycharts选中插入就可以了：

• 简道云：

严格意义上简道云不算数据处理软件，应该是办公软件，流程协作是它的特色功能，之前图表功能一般，所以我很少用它做图表，但是自从它更新了仪表盘功能后，已荣升为我处理数据时最经常用的工具。

因为它是一种表单为基础的工具，所以数据收集也是用它完成的，比如对幸运用户的信息采集：

----一些提高工作效率的小技巧-----

1、尽可能缩短你的deadline

拖延症是工作效率最大的天敌。我们很多人就像帕金森理论里说的：

只要还有时间，我们就会把手上的活儿往后“攒”，直至耗尽所有时间；
如果你把事情拖到最后一分钟，那你就会在最后一分钟完成那件事。

（是不是觉得说的就是你？）

这时候，要想做的快，不如提前自己的“大限之日。人不能对自己太善良，不逼一逼你都不知道自己那么厉害……

2、坚持要事第一原则

人类的脑容量决定了，一心可二用、三用，不可四、五、六、七、八用。

把手边的待办事按照优先级排列好，一件一件做，一次只做一件事。排列方法可以参考四象限法则：

3、手边常备纸笔

这是我从小到大养成的习惯。无论去哪，都要带着纸笔。

第一，记忆是比男人还不可靠的东西（我把杠放这了），尤其是当你面临各种要处理的事情，要是又突然冒出什么点子，心里想着：我做完这件事，就去XXXX，当你做完这件事，你就会发现：我刚刚想着要干嘛来着？

要死的心都有。回忆的时间可不止写下的那几秒。

第二，书写是一种思维的转换过程，这就是为什么老师要我们记笔记，不只是“好记性不如烂笔头”，更是因为你写的过程，就自然而然的参与记忆和理解。

通过书写，你的理解会更加深刻。

第三，你可以通过笔记，进行每日工作的梳理。刚上班时，写下今天一日的任务清单，完成一项划掉一项，有问题及时记录在一边；下班前，写日报时，就不需要翻白眼回忆了，打开笔记，一天的工作和细节跃然纸上。

4、分享几本我觉得必读的书籍：

《高效能人士的七个优秀习惯》，柯维之作，将人的行为习惯剖析得非常彻底，别被书名误导，非成功学书籍。

《学会提问》，有时候你会觉得，为什么别人有那么问题能问？为什么他们总能一针见血得提出问题？这本书里有答案。

《自控力》，如名，拖延症必看。

《金字塔原理》，这是个在日常生活中经常用到得理论，但很多人只得皮毛，并不真正了解。如果你觉得自己表达啰嗦、说话做事没有条理，那么你需要学会这个金字塔原理。

《影响力》，你有没有发现，有一部分人三两句就能左右你的想法，如果你是那个在交往中时常被牵着鼻子走的人，这本或许可以为你解答。

注：个别图片来源网络

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家底都掏空了，你看着办吧。

作为小程序从业人员，推荐过很多不同类型的小程序。这里推荐10款提高工作效率的小程序，大家微信搜索小程序名字即可体验，无需下载。觉得好用的话，点个赞再走呗。

1.石墨文档

一款多人协作的云端Office工具，支持文档、表格多人编辑与在线保存，电脑、手机多端同步，高效完成协作沟通和资料共享。

2.好签

原笔迹电子签名小程序，在小程序里先手写自己的签名，然后导入需要签字的文件，调整好签字的位置，最后导出文件即可。非常方便，让文件签字告别打印与快递，适用于出差签字，合同单据签字、文件签字审批等。支持电脑端同步，Word、Excel、PPT等都能签。

3.递名片

电子名片管理小程序，在小程序填写自己的名片信息（可拍照识别）支持名片收发及名片信息管理功能，商务人士必备小程序。

4.草料二维码

二维码生成工具，快速把一段文字或链接生成二维码，扫码后显示原链接/文字，可同步PC端美化二维码，设置LOGO、二维码样式等。

5.PDF转Word

PDF格式转换小程序，支持PDF转word，精准率99%，转换后保留了原文档的布局和格式，无需再次编辑；同时支持PDF和图片、PPT、Excel、Html等，相互转换，功能强大。

6.Fortor懒设计

在线平面设计、图片编辑、在线印刷一站式平台，对于不会使用PS或者需要快速出图的人而言，Fotor懒设计一定是一个简便、高效的在线设计工具。

不管你是对设计有需求但不擅长设计的自媒体、电商或者市场营销从业人员；还是擅长设计的设计师想要提高工作效率，都可以使用fotor懒设计为你的工作助力。

小程序中还有一些专门为移动端场景准备的尺寸和模板，比如手机海报、手机截屏、手机桌面等。操作简单，只需要通过文字、图片的简单替换，就可以快速出图，对于移动端办公、生活场景来说非常便捷。

7.传图识字

通过拍照或上传图片就能提取图片中的文字，对提取出的文字可进行复制、编辑、翻译等功能（支持中、英、法、日、韩等多语种），导出支持Word、Excel、PDF等格式；

适用于拍照翻译、提取证件号码、PPT文字提取等，所有功能都是免费使用，很良心。

8.腾讯翻译君

腾讯官方出品的一款可进行多国翻译软件。软件可实现各国语言实时在线翻译，让口语学习与出国再无语言障碍，手机轻松进行翻译。

9.安心排班日历

专为倒班人群设计的工具类小程序，可以根据周期自动生成日历，查看备注、天气等信息，并可分享给同事班次表。

10.智能文档助手

永久收藏微信公众号/简书/雪球/知乎专栏等平台文章，一键导出成pdf/word格式，您的文档收藏好帮手。

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